Поле подстановкипредназначено для упрощения ввода данных.
Поле подстановки позволяет выбрать информацию из другого поля раннее созданной таблицы, что ускоряет процесс ввода и гарантирует правильность написания данных или создать заранее определенный набор данных, вводимых в конкретное поле.
Поле подстановок можно создать, используя Мастера подстановок. Для этого:
1. Открыть таблицу в режиме Конструктора
2. В столбце «Тип данных» поля, где будет сделана подстановка, в раскрывающемся списке выбрать «Мастер подстановок»
3. Мастер создает столбец подстановки, в котором отображается список значений для выбора. Столбец может быть
3.1. из раннее созданной таблицы или запроса (рис.2)
3.2. набор фиксированных значений (рис.3).
В первом случае необходимо выбрать объект, из которого делаем подстановку столбца (таблица или запрос). Во втором случае ввести с клавиатуры набор
данных, элемент только из этого набора сможет присутствовать в новом столбце.
Рисунок 2 Рисунок 3
Связи между таблицами
Связь соединяет таблицы. Используя связь, создаются запросы, получающие данные из двух или большего числа таблиц. Связи объединяют относящиеся друг к другу данные из разных таблиц.
Имеется три типа связей (отношений):
· один-к-одному, при котором каждой записи в таблице сопоставляется ровно одна запись в связанной таблице. Встречается редко, поскольку в таком случае данные обычно хранятся в одной таблице. Однако иногда разумно применять отношение один-к-одному между двумя таблицами; например, в одной таблице вы храните общедоступную информацию о сотрудниках (имя, отдел, начальник), а в связанной таблице, доступ к которой ограничен частную информацию, такую как адрес, телефон и жалованье.
· один-ко-многим встречается чаще других. При отношении один-ко-многим таблица, находящаяся на стороне отношения «один» называется главной (адресуемой) таблицей. Таблица на стороне отношения «многие» называется внешней (адресующей).
· многие-ко-многим также встречается достаточно часто. Каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице.
Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группой взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами применяют специальное окно Схема данных.
Окно Схема данных открывают щелчком на кнопке
на панели инструментов или выполнить команды: Сервис; Схема данных. При этом:
§ Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.
§ Если связи между таблицы уже были заданы, что для введения в схему данных новой таблицы надо: щелкнуть п.к. на схеме данных ‑ Добавить таблицу.
§ Введя в схему данных все необходимые таблицы, установим связь между полями путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
§ После перетаскивания открывается окно диалога Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
§ Флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
§ Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
Запросы
Запрос получает требуемую информацию из таблицы или из двух и более связанных таблиц. Запрос служит для создания новых таблиц, поля которых выбираются из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также выполняют преобразование данных по заданному алгоритму и простейшие вычисления. Запросы, так же как таблицы, служат основой для форм и отчетов.
Для выполнения операций с запросом в окне базы данных необходимо открыть вкладку «Запросы».
Виды запросов:
1. запрос на выборку
Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. В этом запросе можно сгруппировать записи для вычисления сумм и средних значений.
2. Запросы с параметрами
Запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные. Например: две даты. Такие запросы удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов за период.
3. Перекрестные запросы.
Отображаются результаты статистических расчетов. Они группируются по двух наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а другой – в верхней строке. Ячейки на пересечении строк и столбцов также содержат вычисляемые значения.
4. Запрос на действие(активный запрос)
Вносит множественные изменения за одну операцию. Фактически это запрос на выборку, который выполняет определенные действия над результатом отбора (обновление, удаление, добавление записей и создание таблицы)
Создание нового запроса
Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна База данных. На этой вкладке отображены методы создания запросов:
1. Команда «Создать» - самостоятельное создание нового запроса.
При этом:
· Конструктор - открывает чистый бланк запроса к выбранной таблице;
· Простой запрос - Создает запрос к выбранным полям
· Перекрестный запрос - суммирует данные в табличной форме
· Повторяющиеся записи - обнаруживает повторяющиеся записи в таблице
· Записи без подчиненных - Обнаруживает в таблице записи, у которых нет соответствующей записи в связанной таблице.
2. Создание с помощью «Мастера». Каждый запрос строится Мастером, который запрашивает необходимую информацию для создания запроса.