ВВЕДЕНИЕ
Несмотря на появление новых технологий в области управления базами данных (БД) и новых систем управления БД (СУБД), Microsoft Access остается одним из наиболее популярных продуктов в этой области. Это прежде всего связано с тем, что Microsoft при создании новых версий сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Кроме того, Microsoft Access предлагает пользователю дружественный интерфейс и во многих случаях обеспечивает интуитивное понимание пути решения поставленных задач и возникающих проблем.
В настоящее время термины БД и СУБД используются исключительно как относящиеся к компьютерам. В общем случае термин «БД» можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку (расписание поездов, книга регистрации покупателей и товаров). При этом в качестве БД рассматривается только набор данных, организованных определенным образом.
Большинство БД для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных БД называются записями и полями, соответственно.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.
В последнее время наибольшее распространение получили реляционные БД (РБД). В них информация хранится в одной или нескольких таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей.
Каждая строка таблицы в РБД уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям во время поиска.
Для взаимодействия пользователя с БД используются СУБД. Современные СУБД содержат:
- набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;
- развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию. Выполнять поиск и представлять информацию в текстовом или графическом виде;
- средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создать собственные приложения.
ПЕРВЫЙ ЗАПУСК MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access должен быть установлен на компьютере. Запуск этого приложения обычно не вызывает сложностей через меню ПУСК Windows. На экране возникает окно приглашения Microsoft Access (рис. 1.). В нем можно выбрать существующую БД и открыть ее, воспользовавшись списком файлов БД. Также можно создать новую БД (см. ниже). После этого возникает главное окно Microsoft Access. Его конфигурация повторяет организацию этих элементов других приложений Microsoft Office. Имеется заголовок, строка главного меню, панель управления, строка состояния и окно БД. В зависимости от версии вид этого окна немного отличается. На рис. 2. представлено окно МА 2002.
Рис. 1. Окно приглашения МА 2002
Заголовок и строка состояния полностью повторяют приложения Microsoft Office.
Меню содержит большое число аналогичных команд. Специфические функции будут рассмотрены ниже. Это же относится и к панели инструментов.
Окно БД содержит собственную панель инструментов в верхней части и панель управления объектами БД (таблицы, запросы и т. д.) слева.
Рис. 2. Главное окно
СОЗДАНИЕ БД
Создать БД можно различными способами.
- использование вышерассмотренного окна диалога. Необходимо выбрать Новая база данных и нажать Ок;
- использование команды Файл\Создать;
- нажать кнопку Создать на панели инструментов.
Во всех случаях возможно создать новую пустую БД (вкладка Общие) и выбрать образец (вкладка Базы данных).
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ
Таблица создается после создания БД через окно БД. В этом окне необходимо выбрать категорию Таблицы и нажать кнопку Создать.
При этом открывается окно диалога Новая таблица (рис. 3). В его правой части представлены варианты дальнейших действий:
- Режим ввода данных (Режим таблицы);
- Конструктор;
- Мастер таблиц;
- Импорт таблиц;
- 
Связь таблиц.
Рис. 3. Окно создания таблицы
Непосредственно для создания таблицы используются первые три варианта. При выборе варианта производится создание таблицы, после чего ей необходимо присвоить имя и сохранить. Рассмотрим эти варианты подробнее.
Создание таблицы с помощью Мастера.
MS Access содержит целый ряд таблиц, которые можно использовать в качестве прототипов требуемой таблицы. После запуска Мастера таблиц возникает последовательность диалоговых окон (переход по кнопке Далее), позволяющих выбрать таблицу с помощью Образцов таблиц и соответствующих им Образцов полей. Поля можно переименовать по желанию (рис. 4.). Можно установить и связи между таблицами с использованием соответствующего окна. Завершение работы производится кнопкой Готово.