Лекции
«Форматы данных в Еxcel»
Ввод данных в ячейки листа
Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы.
При вводе данных Еxcel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул.
Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появится 3 кнопки для обработки содержимого ячейки.
Ввод данных завершается нажатием клавиши [Enter] или кнопки с изображением галочки в строке формул.
Введенные числовые значения автоматически выравниваются по правому краю, а текстовые данные – по левому.
Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул.
Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов (#).
Еxcel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов.
При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Например, при воде символа % в ячейку с числом 34 содержимое ячейки изменится и станет 0,34.
Ввод данных становится легче при использовании выделенных диапазонов, поскольку направление перемещения указателя ячейки определяется очередностью выделения ячеек. После заполнения последней ячейки выделенного диапазона и нажатия клавиши [Enter] указатель ячейки возвращается в его левый верхний угол.
Excel позволяет пользователю выполнить следующие действия над содержимым ячеек (числами или текстом):
1. Задать новый шрифт или размер;
2. Применить начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив);
3. Применить цвет;
4. Применить специальный эффект (подчеркивание, зачеркивание, верхний индекс или нижний индекс).
Для того чтобы переформатировать содержимое ячеек, необходимо выполнить команду Ячейки в меню Формат, показанное на рисунке 3, затем активизировать вкладку Шрифт. В Excel рекомендуется использовать шрифт непропорциональный Courier New, в котором все символы имеют одинаковую ширину, вследствие чего упрощается подбор ширины столбцов. В Excel вводимые данные выравниваются автоматически: текст - по левому краю, а числа - по правому. Способ выравнивания данных в ячейках определяется на вкладке Выравнивание в двух больших группах: по горизонтали и по вертикали.
В Excel появилась возможность размещать содержимое ячейки под определенным углом. Угол поворота устанавливается путем ввода значения в поле градусов или вращения стрелки. В любом случае значение лежит в диапазоне от -90' до 90'. Появилась еще одна возможность Excel-это перенос текста. Когда установлен флажок Переносить по словам, Excel (вместо переноса не умещающегося в ячейке текста в соседнюю ячейку справа) переносит текст на другие строки в данной ячейке.
Новая возможность Excel - выравнивание текста с объединением ячеек. Если в поле Отображение активизирована опция Объединение ячеек, то ячейки выделенного диапазона объединяются в одну ячейку, а данные выравниваются относительно границ новой ячейки. Адресом объединенной ячейки становится адрес ячейки, которая находилась в левом верхнем углу диапазона.
В Excel имеется целый арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное восприятие таблицы. Путем добавления рамок, цветов, палитры и теней можно добиться повышения наглядности таблицы и облегчить работу с содержащимися в ней данными.
Используя различные рамки и варьируя ширину столбцов и высоту строк, пользователь может создавать любой бланк. Прежде всего, следует выделить диапазон ячеек, который нужно заключить в рамку, затем открыть меню Формат и щелкнуть команду Ячейки, вкладку Граница.
Форматы данных
В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат "Общий". Присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек позволяет команда Ячейки в меню Формат, команда Формат ячеек контекстного меню и комбинация клавиш [Ctrl+1]. В любом случае открывается вкладка Число д/о Формат ячеек, показанное на рисунке 1. Чтобы пользователю было легче ориентироваться, форматы объединены в следующие категории:
1. Общий;
2. Числовой;
3. Денежный;
4. Финансовый;
5. Дата;
6. Время;
7. Процентный;
8. Дробный;
9. Экспоненциальный;
10. Текстовый;
11. Дополнительный;
12. (Все форматы).
Рисунок 1 – Окно Формат ячеек для задания форматов данных
Кнопка Денежный формат служит для присвоения денежного стиля. Используемый символ валюты зависит от того, какая страна указана в диалоговом окне Свойства: язык и стандарты.
Кнопка Процентный формат предназначена для присвоения ячейкам процентного стиля. Кнопка Формат с разделителями позволяет разделять разряды чисел при помощи запятой. А кнопки Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность – увеличивать и уменьшать число цифр, отображаемых после десятичной запятой.
Лекция №___
по теме: Защита данных
Защита ячеек
Ячейки электронных таблиц условно можно разделить на ячейки ввода информации и остальные, в которых находятся формулы, константы, текст и рисунки. Нами изменяются только ячейки ввода. Естественно, что во избежание случайного изменения ячеек с формулами, текстом и константами, эти ячейки следует защитить от случайного изменения их содержания. Для этого существуют средства Защиты ячеек или блоков уже полностью оформленной таблицы.
Для начала необходимо выделить ячейку или блок ячеек, открытых для ввода. Выделите блок клавишами или мышью, выберите пункт Формат главного меню и подпункт Ячейки. В появившемся окне щелкните мышью на корешке Защита и снимите пометку в переключателе Заблокировать. Затем, вернувшись в таблицу, выберите из главного меню пункт Сервис, подпункт Защита и альтернативу Защитить лист. Появится диалоговое окно, в котором будет предложено ввести пароль для защиты. Вы можете ввести пароль или просто нажать [Enter], не вводя пароля.
Защита книг и листов.
В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.
Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.
По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек. Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа.
На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например, поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.
Можно запретить добавление и удаление листов, или отображение скрытых листов. Кроме того, можно запретить изменение размеров или положения окна, настроенного для отображения книги. Действие такой защиты распространяется на всю книгу.
Чтобы скрыть от других пользователей всю книгу, но оставить доступ к ее содержимому, например макросам, выберите команду Скрыть в меню Окно, а затем сохраните скрытую книгу.
Общую книгу можно защитить, запретив ее монопольное использование или удаление журнала изменений книги. Если требуется назначить пароль для удаления данного типа защиты, необходимо применить защиту перед установлением совместного доступа к книге. Применение защиты автоматически включает режим совместного доступа к книге. При снятии защиты отключается режим совместного доступа к книге и удаляется сохраненный журнал изменений.
Другим вариантом является защита совместного доступа к книге и журнала изменений без использования пароля. Данный тип защиты можно применить, если к книге уже открыт совместный доступ. В этом случае снятие защиты не приведет к отмене совместного доступа или удалению журнала изменений.
Круг пользователей, имеющих возможность открывать книгу и использовать содержащиеся в ней данные, можно ограничить, установив пароль на просмотр книги или сохранение внесенных в нее изменений. Можно установить два отдельных пароля, один из которых необходимо будет вводить для открытия и просмотра книги, а другой - для внесения изменений в книгу и их сохранения. Эти пароли относятся к файлу книги и отличаются от защиты, устанавливаемой в диалоговом окне Защитить книгу.
Предоставление доступа к защищенным диапазонам определенным пользователям.
При использовании операционной системы Microsoft Windows 2000 можно разрешить определенным пользователям редактировать определенные ячейки или диапазоны. Эти пользователи смогут редактировать ячейки, даже если они заблокированы. Ограничения доступа вступают в силу только после защиты листа.
Пользователи, определенные в диалоговом окне Разрешения для, могут редактировать диапазон, не вводя пароль. Другие пользователи будут получать запрос на ввод пароля и после его ввода смогут редактировать диапазон. Если ячейка принадлежит нескольким диапазонам, ее смогут редактировать пользователи, имеющие полномочия на редактирование всех диапазонов. Если пользователь пытается одновременно редактировать несколько ячеек, обладая полномочиями на редактирование лишь некоторых из них, ему будет предложено выделить и отредактировать ячейки по очереди.
Лекция №___
По теме: Форматирование данных в Еxcel
Выбор шрифта
При оформлении данных в таблице важно правильно выбрать шрифт, что отразится на удобстве работы с таблицей и на ее внешнем виде.
По умолчанию в программе применяется Times New Roman. В Еxcel можно использовать пропорциональные и не пропорциональные шрифты. В пропорциональных шрифтах (Arial Cyr, Times New Roman) каждому символу отводится столько места, сколько ему действительно необходимо. В непропорциональных шрифтах (Curier New) все символы имеют одинаковую ширину.
В Еxcel можно задать шрифт как для всего рабочего листа, так и для его фрагмента. Чтобы изменить шрифт для всего рабочего листа, следует выделить весь лист, открыть список шрифтов в панели инструментов форматирования или активизировать вкладку Шрифт в диалоговом окне Формат ячеек, показанную на рисунке 1, и выбрать подходящую гарнитуру. В поле Образец вкладки Шрифт можно увидеть, как выглядит текст, набранный данным шрифтом.
Рисунок 1 – Диалоговое окно Формат ячеек с вкладкой шрифт