Для удобства работы с таблицей можно изменить её представление на экране. Параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.
1. Откройте таблицу ГРУППА в режиме таблицы. Измените ширину столбцов, чтобы видеть их название целиком. Для этого установите курсор мыши на линию, разделяющую имена столбцов. При этом он превращается в планочку со стрелками, направленными в разные стороны. Перетащите границу столбца в нужное место.
2. Измените шрифт данных в таблице, цвет текста, линии сетки и фона, воспользовавшись панелью инструментов Формат (режим таблицы).
3. Измените высоту строки. Для этого установите курсор мыши в области маркировки записи, расположенной слева, на границе между записями. Перетащите границу строки на требуемоё расстояние. При этом изменяется высота всех строк таблицы.
4. Скройте один из столбцов, перетащив с помощью мыши его правую границу влево до исчезновения столбца.
5. Верните скрытый столбец на экран, установив курсор чуть правее границы, где скрыт столбец.
6. Измените порядок расположения столбцов на экране. Выделите столбец щелчком кнопки мыши на его имени. Протащив курсор мыши поперек столбцов, можно выделить несколько столбцов. Выделенный столбец перетащите в новое место после установки курсора на его имени (область маркировки столбца).
7. Скройте один из столбцов, используя команду меню Формат | Скрыть столбцы, предварительно сделав столбец текущим или выделив его.
8. Отобразите скрытый столбец на экране, воспользовавшись диалоговым окном, появляющимся в результате выполнения команды Формат | Отобразить столбцы.
9. Сохраните макет таблицы, выполнив команду Файл | Сохранить, или при закрытии таблицы дайте утвердительный ответ на вопрос Сохранить изменения макета таблицы.’<имя таблицы>’?
Контрольные вопросы
1. В файле какого типа сохраняется база данных?
2. Какие объекты представлены в базе данных?
3. Чем определяется состав таблицы?
4. Чем определяется структура таблицы?
5. В каком режиме наиболее полно определяются параметры структуры таблицы?
6. Может ли ключ иметь повторяющие значения?
7. В каком режиме осуществляются ввод данных в таблицу?
8. В каком режиме выполняется настройка макета таблицы?
Лабораторная работа № 2
Создание схемы данных
Цель лабораторной работы: научиться включать таблицы в схему данных и устанавливать связь между таблицами базы данных.
Схема данных является не только удобным и наглядным средством графического отображения логических связей таблиц базы данных. Связи, заданные в схеме данных, автоматически используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных форм, отчетов и запросов.
По заданному для связи параметру объединения определяется, как должно происходить объединение записей связываемых таблиц. По умолчанию происходит объединение только тех записей связанных таблиц, в которых значение поля связи совпадают.
Установление связи между двумя таблицами возможны только при выполнении следующих условий.
· связываемые таблицы имеют поля с одинаковыми типами данных, причем имена полей могут быть различными;
· обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access.
Если главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) главной таблицы, то Access определяет, что таблицы находятся в отношении 1:М или 1:1. Для таблиц, находящихся в этих отношениях, в схеме данных можно установить параметры поддержания связной целостности данных.
Поддержка связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:
· в подчиненную таблицу не может быть доставлена запись со значением ключа связи, не существующим в главной таблице;
· в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
· изменения значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если в подчиненной таблице имеются записи, связанные с ней.
Если для связи обеспечивается поддержание целостности, то можно задать режимы перечисленные ниже.
· Каскадное обновление связанных полей обеспечивает при изменении значения ключа связи в записи главной таблицы автоматическое изменение значения в связанных полях подчиненных записях.
· Каскадное удаление связанных записей обеспечивает при удалении записи из главной таблицы автоматическое удаление всех связанных записей в подчиненной таблице. Каскадное удаление подчиненных записей выполняется на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.
Упражнение 6.2.1. Включение таблиц в схему данных и определение связей между ними.
Рассмотрим процесс создания схемы данных, соответствующей логической структуре базы данных Учебный процесс.
1. Откройте окно Схема данных. Для этого при активном окне Учебный процесс: база данных нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблица и, нажимая кнопку добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных,
3. Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Учебный процесс со списком своих полей.
4. Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне Схема данных установите курсор мыши на ключевом поле НГ главной таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ.
5. В открывшемся окне Изменение связей в строке Тип отношений установится один-ко-многим. Отметьте доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности данных. Если таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ пустые или ранее были заполнены данными, отвечающие требованиям целостности, между таблицами будет установлена связь, на схеме как 1:М. В противном случае появится сообщение о невозможности установить связь с проверкой целостности.
6. Установите флажки каскадного обновление связанных полей и каскадного удаление связанных записей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах.
7. Установите связи по простому ключу для других пар таблиц: КАФЕДРА- ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ), ПРЕДМЕТ – ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП), ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН), ГРУППА-ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ).
8. Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТ – УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба эти поля, удерживая клавишу <Ctrl>, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.
9. В окне Изменение связи для поля НС главной таблицы Таблица /запрос выберите соответствующее поле подчиненной таблицы Связанная таблица/запрос. В этом же окне установите режим Обеспечение целостности данных и другие параметры связи.
10. Аналогично по составному ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой таблиц ИЗУЧЕНИЕ – УСПЕВАЕМОСТЬ.
11. Разместите таблицы в окне схемы данных в соответствии с их относительной подчиненностью, перемещая и изменяя их размеры, как показано на рис. 6.2.1.
Рис 6.2.1. Схема данных базы данных Учебный процесс
Контрольные вопросы
1. Для чего создается схема данных базы Access?
2. В каких отношения должны находится таблицы, чтобы для них можно было установить параметры поддержки связной целостности данных?
3. Для чего предназначен значок “+” в левом столбце таблицы?
4. Что произойдет при изменении значения ключевого поля в главной таблицы, если для ее связи с подчиненной установлен флажок каскадное обновление связанных полей?
Лабораторная работа № 3