Откройте таблицу СТУДЕНТ или любую форму, отображающие её поля.
 |  |
Для сортировки отображаемых записей таблицы в порядке возрастания или убывания значений ФИО(поля сортировки) установите курсор в это поле и нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов:
Сортировка по возрастанию. Сортировка по убыванию.
Сортировка записей может быть выполнена также с помощью команды меню Записи | Сортировка. Перед сортировкой записей таблицы по нескольким полям введите в таблицу записи о студентах с одинаковыми фамилиями, но разными датами рождения. Выделите столбцы ФИО и Дата рождения и выполните команду сортировки.
Отбор записей с помощью фильтра
Для просмотра и коррекции записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей в таблице, форме или запросе.
Access позволяет использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр
Упражнение 6.3.3. Отбор записей по выделенному фрагменту
Рассмотрим этот способ фильтрации на примере таблицы СТУДЕНТ.
1. Откроем таблицу Студент в режиме таблицы.
2. Для отбора всех записей о студентах, фамилии которых начинаются с буквы Ф, выделим эту букву в поле ФИО одной из записей, где фамилии начинаются с этой буквы.
3. Выполните команду меню Записи | Фильтр | Фильтр по выделенному или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. В результате фильтрации в таблице будут отражены только те записи, в которых фамилия начинается на букву Ф.
4. Продолжите фильтрацию на полученном подмножестве записей по дополнительному условию отбора. Среди найденных студентов выберите родившихся 1977 году. После выполнения команды Фильтр по выделенному из всех записей в таблице останутся только те, в которых поле Дата рождения имеет заданное значение.
5. Для отбора записей, не содержащих выделенного значения в поле, после выделения значения выполните команду меню Записи|Фильтр|Исключить выделение или щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Исключить выделенное.
6. Чтобы работать со всеми записями таблицы, отмените действие фильтра, выполнив команду Записи | Удалить фильтр или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.
7. Для повторного использования фильтра выполните команду Записи | Применение фильтра или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.
Обычный фильтр
Обычный фильтр позволяет произвести отбор записей путем ввода значений в пустую таблицу или форму, вызываемую командой Изменить фильтр. В окне обычного фильтра Фильтр можно создать новый фильтр или просмотреть и откорректировать ранее созданный фильтр.
На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Значение можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка. Ввод значений в несколько полей одной строки фильтра определяет отбор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом заданные условия рассматриваются как объединяемые логической операцией И.
Для того чтобы указать альтернативный отбор записей, включаемый в результирующий набор отображаемых записей, выбирается вкладка Или в левом нижнем углу окна фильтра. При этом открывается новая строка фильтра для задания новых условий отбора. Набор условий, введенных в разные строки, связывается логической операцией ИЛИ. Следующий альтернативный вариант может быть задан на следующей вкладке Или.
Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти и на вкладке Или.