Положение о структурном подразделении - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю организацию. На основе положения составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Применение положения позволяет обоснованно оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о его материальном и моральном стимулировании.
При разработке положения следует учитывать результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, особенности организации труда.
Положение включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Структура (штаты).
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимоотношения с другими подразделениями.
7. Ответственность.
В разделе «Общие положения» указывается точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, подчиненность. Кроме того, необходимо привести перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется подразделение в производственной деятельности.
Раздел «Задачи» раскрывает содержание основных задач подразделения. Особое внимание при этом следует обратить на согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
В разделе «Структура» отражается внутреннее разделение труда, приводится штатное расписание.
Раздел «Функции» является основным разделом положения. В нем приводится характеристика деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы и распределены между участниками процесса. Также здесь указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права» содержит перечень прав, реализуемых руководителем и другими работниками, в соответствии с установленным разделением и кооперацией труда. Важно отразить соответствие прав подразделения действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также Уставу фирмы.
Не менее важным является раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями». В данном разделе определяются взаимосвязи различных подразделений, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации, учитываются периодичность, сроки и формы представления информации.
В разделе «Ответственность» отражаются основные позиции, по которым руководитель несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач; за достоверность документации, подготавливаемой подразделением; за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п.; за рациональную организацию труда исполнителей; за состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.
На основе Положения о подразделении разрабатываются должностные инструкции сотрудников. Обязанность руководителя рационально распределить объем работ между сотрудниками, четко прописать конкретные задачи для каждого работника, его полномочия и ответственность. Крайне важно правильно определить порядок взаимодействия руководителя и сотрудника, определив круг задач, которые работник вправе решать самостоятельно.
Приложение 3
Должностные инструкции
Определив организационную структуру управления, перечень входящих в нее отделов и служб, следует разработать должностные инструкции с учетом современных требований и действующей нормативно-правовой базы.
Должностная инструкция - это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности сотрудника. Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом и утверждается директором предприятия.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
1) Общие положения. В этом разделе устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность. Здесь также указываются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
2) Функции: перечисляются основные направления деятельности.
3) Должностные обязанности: определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.
4) Права: устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
5) Ответственность: указывается, за что конкретно и какую ответственность несет данный работник
Приложение 4