УЧЕБНЫХ ВОПРОСОВ
Создание базы данных в Microsoft Office Access 2003
Задание 1.
1. Создайте новую базу данных.
2. Создайте таблицу базы данных.
3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 2.
4. Сохраните созданную таблицу.
Таблица 2
Таблица данных Сотрудники Советского РОВД г. Воронежа
| Имя поля | Тип данных | Размер поля |
| Фамилия | Текстовый | |
| Имя | Текстовый | |
| Отчество | Текстовый | |
| Должность | Текстовый | |
| Специальное звание | Текстовый | |
| Номер удостоверения | Числовой | Длинное целое |
| Стаж работы | Числовой | Целое |
| Оклад | Денежный |
Порядок выполнения задания 1.
1.1. Включите компьютер и зарегистрируетесь в системе. Подождите, пока загрузится Windows.
1.2. Запустите СУБД Access. Для этого нажмите кнопку < Пуск>, в открывшемся главном меню выберите Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2003.
1.3. Для создания новой базы данных в окне «Приступая к работе » на вкладке «Открыть » выберите пункт Создать файл…. В окне «Создание файла » выберите пункт Новая база данных…. Задайте имя Вашей базы (пункт Имя Файла ), например Сотрудники, и выберите свою папку, где будет находиться Ваша база данных. По умолчанию Access предлагает Вам имя базы db1, а тип файла - Базы данных Microsoft Office Access. Щёлкните по кнопке Создать.
1.4. Для создания таблицы базы данных:
· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щёлкните по кнопке Создать;
· в окне «Новая таблица » выберите пункт Конструктор и щёлкните по кнопке ОК. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.
1.5. Для определения полей таблицы:
· введите в строку столбца «Имя поля » имя первого поля Фамилия;
· в строке столбца «Тип данных » щёлкните по кнопке списка и выберите тип данных Текстовый. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access, кроме «Размера поля ». Его установите равным 15 (в соответствии с табл. 2).
Примечание. Заполнение строки столбца «Описание » необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.
1.6. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Сотрудники в соответствии с табл. 2. выполните действия, аналогичные указанным выше в п. 1.5.
Рис. 1. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы
Примечание. Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте«Размер поля », аостальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 15 символов. Но вряд ли поле «Фамилия» будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. В случаи ошибки в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но Ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щёлкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате Ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объём базы данных уменьшится.
1.7. Для сохранения таблицы:
· выберите пункт меню Файл ► Сохранить;
· в диалоговом окне «Сохранение » введите имя таблицы «Сотрудники Советского РОВД г Воронежа »;
· щёлкните по кнопке ОК.
Примечание. В результате щелчка по кнопке ОК Access предложит Вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щёлкните по кнопке Нет.
Заполнение базы данных
Задание 2.
1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность »; должны вводиться только слова Следователь, Инспектор, Дежурный или Начальник.
2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность ».
3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность » в виде слова Инспектор.
4. Введите ограничения на данные в поле «Номер удостоверения »; эти данные не должны повторяться.
5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 3 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность ».
6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.
7. Произведите поиск в таблице сотрудника Петрова.
8. Произведите замену данных: измените оклад следователю Егоровой с 2450 р. на 2750 р.
9. Произведите сортировку данных в поле «Стаж работы » по убыванию.
10. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность » и «Специальное звание ».
Таблица 3
| Фамилия | Имя | Отчество | Должность | Спец. звание | Номер удостоверения | Стаж работы | Оклад в руб. |
| Ревенко | Дмитрий | Евгеньевич | следователь | ст. лейтенант | |||
| Александров | Валентин | Павлович | дежурный | капитан | |||
| Петров | Сергей | Сергеевич | начальник | подполковник | |||
| Немцова | Ольга | Ивановна | инспектор | капитан | |||
| Емец | Сергей | Петрович | ст. группы задержания | старшина | |||
| Егорова | Людмила | Сергеевна | следователь | капитан | |||
| Петров | Алексей | Николаевич | дежурный | лейтенант |
Порядок выполнения задания 2.
2.1. Для задания условия на значение для вводимых данных:
· войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если Вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щёлкните по кнопке Конструктор. Если Вы находитесь в режиме таблицы, то щёлкните по кнопке на панели инструментов 
или выполните команду Вид ► Конструктор;
· в верхней части окна щёлкните по полю «Должность »;
· в нижней части окна щёлкните по строке параметра «Условие на значение »;
· щёлкните по кнопке 
для определения условий на значение при помощи построителя выражений;
· в появившемся окне напишите слово Следователь, затем щёлкните по кнопке 
(эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Инспектор и снова щёлкните по этой же кнопке , напишите Дежурный снова щёлкните по этой же кнопке, напишите Начальник и щёлкните по кнопке ОК. Таким образом, Вы ввели условие, при котором в поле «Должность » могут вводиться только указанные значения:
Следователь Or Инспектор Or Дежурный Or Начальник.
2.2. В строке «Сообщение об ошибке » введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные ».
2.3. В строке «Значение по умолчанию » введите слово «Инспектор ».
2.4. Введите ограничения на данные в поле «Номер удостоверения ». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что номера удостоверений не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения. Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Номер удостоверения » тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:
· щёлкните по строке параметра «Индексированное поле »;
Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка,полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.
· выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);
· перейдите в режим Таблица, щёлкнув по кнопке на панели инструментов 
или выполнив команду Вид ► Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щёлкните по кнопке Да.
2.5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 3. Попробуйте в поле «Должность » любой записи ввести слово Преподаватель. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные ». Введите правильное слово (допустимую должность).
2.6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:
· щёлкните в любой строке поля «Фамилия »;
· выполните команду Формат ► Ширина столбца;
· в появившемся окне щёлкните по кнопке По ширине данных. Ширина поля изменится;
· проделайте эту операцию с остальными полями.
2.7. Для поиска в таблице сотрудника Советского РОВД Петрова:
· переведите курсор в первую строку поля «Фамилия »;
· выполните команду Правка ►Найти;
· в появившейся строке параметра Образец введите Петров;
· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);
· в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;
· в строке параметра Поиск в выберите из списка Фамилия;
· щёлкните по кнопке Найти. Курсор перейдёт на третью запись и выделит слово Петров;
· щёлкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдёт на седьмую запись и также выделит слово Петров;
· щёлкните по кнопке 3акрыть для выхода из режима поиска.
2.8. Для замены оклада следователю Егоровой с 2450 р. на 2750 р.:
· переведите курсор в первую строку поля «Оклад »;
· выполните команду Правка ► Заменить;
· в появившемся окне в строке Образец введите 2450 р.;
· в строке Заменить на введите 2750. Обратите внимание на остальные опции - Вам надо вести поиск по всем записям данного поля;
· щёлкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдёт на первую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щёлкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдёт на шестую запись - это то, что нам надо;
· щёлкните по кнопке 3аменить. Данные будут изменены;
Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой 3аменить все.
· щёлкните по кнопке 3акрыть.
2.9. Для сортировки данных в поле «Стаж работы » по убыванию:
· щёлкните по любой записи поля «Стаж работы »;
· щёлкните по кнопке на панели управления 
или выполните команду Записи ► Сортировка ► Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Стаж работы ».
2.10. Для фильтрации данных по полям «Должность » и «Специальное звание »:
· щёлкните по записи Инспектор поля «Должность »;
· щёлкните по кнопке 
или выполните команду Записи ► Фильтр ► Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о сотрудниках - инспекторах;
· щёлкните по записи капитан поля «Специальное звание »;
· щёлкните по кнопке или выполните команду Записи ► Фильтр ► Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о сотрудниках – инспекторах, имеющих специальное звание капитан милиции;
· для отмены фильтрации щёлкните по кнопке 
на панели инструментов или выполните команду Записи ► Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.