Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с её помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Слово «реляционная » происходит от английского relation - отношение. Отношение - тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы - атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного, из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной. Как правило, ключ является уникальным, т.е. каждый кортеж определяется значением ключа однозначно, но иногда используют и неуникальные ключи (ключи с повторениями).
В Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и внешний ключ.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что Вы можете хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчётов. Поясним это на примере. Допустим, Вам в базе надо хранить, данные о сотрудниках (фамилия, должность и т.д.) и нарядах, в которые они заступали (вид наряда, время несения службы, обслуживаемая территория и т.д.). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией сотрудника, заступающего в наряд, будут храниться все атрибуты данного вида наряда. Это же огромная избыточность данных. А если хранить данные о сотруднике в одной таблице, о нарядах - в другой и установить связь между ними, например, по полю «номер удостоверения» сотрудника, то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.
В Access можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.
Связь Один-ко-многим -наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.
При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.
При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях её защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:
· связь Один-ко-многим создаётся в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нём не повторяются;
· связь Один-к-одному создаётся в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;
· связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.
Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах (таблиц, объединённых с помощью связи), а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:
· связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;
· связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счётчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое;
· обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.