1. Документ, как источник первичной информации.
2. Классификация документов.
3. Организация документооборота.
4. Понятие и виды инвентаризации.
5. Порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете.
Вопрос 1.
Под наблюдение в широком смысле понимается один из способов познания объективной действительности, основанный на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений.
Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения описывают факты хозяйственной деятельности, фиксируют данные о них на материальном носителе, сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.
Таким образом, первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета и направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности.
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Документ – это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.
Бухгалтерский документ содержит данные о фактах хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах бухгалтерского учета. Документ, оформленный в соответствии с юридическими нормами, служит доказательством отражаемого факта.
Таким образом, бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение или устанавливает ответственность работников за доверенные им ценности.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в которой они совершались. Это обеспечивает:
сплошной, непрерывный учет всех объектов учета;
юридическое обоснование бухгалтерских записей;
использование документов для текущего контроля и оперативного руководства деятельностью предприятия;
контроль за сохранностью собственности;
укрепление законности.
Бухгалтерский способ первичного наблюдения при помощи системы бухгалтерских документов постепенно превращается в более многообразную по методическим приемам и техническим средствам систему первичного учета.
Первичный учет – это организованная система измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражения признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или в системе ЭВМ.
Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация. Если документ подготовлен на магнитном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк и граф, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами.
Реквизит (лат., нужное, требуемое) – единая, неделимая, строго оговоренная часть документа, несущая самостоятельную содержательную нагрузку.
Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.
Призначные реквизиты отражают объекты учета (например, наименование основных средств).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и др.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаю в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями. Реквизиты, которым присущ постоянный признак, печатаются типографским способом.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Руководители организаций утверждают перечень лиц, имеющих право подписи документов. Документы, оформляющие расчетные и кредитные операции, по движению денежных средств, в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и у исполнению не принимаются.
Формы первичных документов приобретают правовую юридически доказательную силу при наличии следующих обязательных реквизитов:
Наименование документа;
Дата составления;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
Единица измерения;
Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи указанных лиц и их расшифровка.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Порядок расположение реквизитов в документе принято называть структурой {формой} документа. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть зональной, анкетной, табельной или комбинированной.
Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой части документа, а заполнение их – один под другим, т.е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу.
Документ комбинированной формы сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форма – зональной и анкетной, анкетной и табличной.
Требования по заполнению бухгалтерских документов:
Записи допускается производить чернилами, при помощи пишущих машин, шариковыми ручками и другими средствами, при условии, что они обеспечат сохранность этих записей в течении времени, установленного для их хранения в архиве.
Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или цифру и повторить его на полях документа с оговоркой. Текст оговорки таков: «Написанному в исправлении ошибки (правильный текст) верить. Дата, подпись». Исправления в денежных документах не допускаются.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Вопрос 2.
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации.