КУРСОВАЯ работа
| По дисциплине: «Технология управления проектами» |
| На тему: «Построение корпоративной системы, управления проектами в компании» |
| Выполнил Игнатьев Андрей Васильевич |
| (фамилия, имя, отчество) 5-ый курс, группа МЗ-503 |
| (курс, группа) |
| Проверил Караблин О.В. |
| (фамилия, имя, отчество) |
| доцент. |
| (должность, научная степень, подпись) |
Ростов-на-Дону
Содержание
Введение…………………………………………………………………………….....3
1. Система управления проектами в компании
1.1. Управление проектом….…………………………………..………………..…...7
1.2. Типы и виды проектов ………………………………………………..…………7
1.3. Миссия и стратегия проекта….……………………………………………........9
1.4. Жизненный цикл проекта….…………………………………………….…......10
2. Организация управления проекта
2.1. Функции и подсистемы управления проектами…….…..…………………….12
2.2. Участники проекта …………………………………………………………..…12
2.3. Организационные структуры управления проектом………………………....14
2.4. Управление содержанием проекта….…………………………………………15
3. Методы управления проектами
3.1. Сетевое планирование ………………………………...……………….…...….18
3.2. Календарное планирование (Управление сроками проекта)………….…….19
3.3. Структурное планирование….…………………………………………..….….21
3.4. Управление стоимостью проекта….……………………………….…….…….21
3.5. Планирование качества….………………………………………………….….23
3.6. Планирование управления рисками….……………………………….……….26
3.7. Управление изменениями….………………………………………………..….27
Заключение………………………………………………………………………..…28
Список использованных источников……………………………….……..……….30
Введение
Информационная система управления проектами - эффективный инструмент в руках менеджмента компании и руководителей проектов, позволяющий осуществлять управление портфелями проектов в соответствии со стратегией развития компании, управление бюджетом портфелей проектов, планирование загрузки персонала, обеспечение исполнения бюджетов, сроков и содержания проектов и операционной деятельности.
Использование ИСУП является конкурентным преимуществом при управлении портфелями проектов в современной организации. Применение ИСУП обеспечивает совокупный эффект в управлении активами организации, как на уровне стратегического, так и оперативного управления.
ИСУПпредназначена для автоматизации управления проектными работами:Ведение портфелей, программ и проектов;
· Управление ресурсами, согласование задействования ресурсов;
· Календарно-сетевое планирование проектов с необходимым уровнем детализации, контролем фактического состояния и прогнозированием по установленной методике;
· Автоматизацию обмена данными, организацию единого информационного пространства в процессах планирования и контроля;
· Хранение, поиск и обеспечение оперативного доступа к документации проекта;
· Доступ любого участника проекта к актуальной информации проекта для своевременного принятия решений при исполнении работ проекта;
· Обеспечение коммуникации и взаимодействия участников команды проекта;
· Ведение и перспективное планирование ресурсов организации;
· Контроль выполнения работ;
· Анализ реализации проектов;
· Формирование отчетности о ходе выполнения работ проектов;
· Ведение проектных баз знаний;
· Мониторинг ключевых показателей проекта;
· Ведение календарно-ресурсных планов организации;
· Ведение проектной документации, связанной с этапами проектов (внутри системы, либо посредством интеграции с СЭД);
· Типовые бизнес-процессы управления проектом, запросы на изменение проекта, процессы отчетности исполнителей и актуализации планов.
Преимущества:
· Возможность организации пространства для эффективной работы команды проекта;
· Возможность организации эффективной системы многоуровневого планирования, оптимизации и контроля выполнения проектных работ;
· Современные методы мониторинга состояния проектов и работ на основе анализа контрольных точек;
· Управление неограниченным количеством проектов любой сложности, с любым количеством работ и ресурсов;
· Согласование планов подразделений и результатов сверху-вниз и снизу-вверх (можно проанализировать, как изменения нижестоящих планов повлияли на вышестоящие, и принять или отклонить эти изменения).
· Результаты использования:
· Реалистичная оценка сроков реализации проектов и затрат;
· Снижение проектных рисков, в т.ч. рисков увеличения сроков реализации проектов, бюджетов и т.д.;
· Повышение скорости и обоснованности принятия управленческих решений;
· Обеспечение качества выполнения проектов за счет накопления и использования информации по ранее выполненным проектам;
· Повышение эффективности использования ресурсов;
· Оптимальная загрузка исполнителей и оборудования.
Система управления проектами в компании
Управление проектом
Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями.
Общими признаки проекта являются:
· изменения - основное содержание проекта;
· ограниченная во времени цель;
· ограниченная временная продолжительность проекта;
· бюджет проекта;
· ограниченность требуемых ресурсов;
· новизна;
· комплексность;
· правовое и организационное обеспечение проекта;
· разграничение с другими намерениями и видами деятельности.
Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область.
Под результатом проекта понимают продукцию, результаты, полезный эффект проекта. В качестве результата, в зависимости от типа/цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д.
Об успешности проекта (результата) судят по тому, насколько он (результат) соответствует по своим затратным/доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.
Продукт проекта - производимое изделие или услуга, которые можно измерить и которое может быть как конечным звеном производственной цепи, так и элементом (продукт проекта - более узкое понятие, чем результат).
Помимо проекта, дисциплина управления проектами оперирует таким понятием, как процесс, программа проектов и портфель проектов.
Процесс - последовательность действий для выполнения какой-либо функции, например деятельность отдела снабжения или бухгалтерии. Это не одноразовое мероприятие, направленное на достижение определенных результатов, а постоянно выполняемые действия. Например, процесс закупки материалов может быть частью проекта.
Программа - совокупность взаимосвязанных проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.
В большинстве случаев проекты программы объединены общей целью. Например, программой проектов можно считать проведение Олимпиады. Проведение Олимпиады возможно рассматривать как один большой проект. Такой проект будет включать большое количество разнообразных работ (строительство новых зданий, дорог, рекламные компании, подготовка команды спортсменов, уборка города, создание талисмана и так далее), объединяет огромное количество участников и заинтересованных лиц, предусматривает множество детальных целей, которые ведут к главной цели - успешному проведению Олимпиады. Из-за сложности и комплексности большие объемы работ принято подразделять на отдельные блоки или проекты.
Примером программы, реализуемой конкретной организаций, можно считать развитие нового микрорайона города. Программа включает в себя следующие проекты:
· строительство домов;
· строительство дорог;
· благоустройство территории;
· строительство общественных зданий;
· продажа площадей и т.д.
Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например, периодическое издание журнала само по себе является непрерывным процессом операций, тогда как подготовка отдельного номера - это проект.
Портфель проектов - набор проектов, программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными проектами для достижения стратегических целей организации.
Портфель проектов может не иметь ограничений по времени реализации.
Таким образом, отличие программы проектов от портфеля состоит в том, что в программе проекты в ней объединены для достижения лучшей управляемости, а портфель объединяется для достижения стратегических целей, чаще всего выраженных в финансовых показателях.
В компаниях портфелем проектов чаще всего называют совокупность проектов одного бизнес- направления, реализуемых для достижения стратегических целей данного бизнес- направления. Например, портфелем проектов можно считать портфель ИТ- проектов, или портфель маркетинговых проектов.
Управление программами и проектами фокусируется на том, чтобы «делать вещи правильно», в то время как управление портфелями фокусируется на том, чтобы «делать правильные вещи».
Управление проектом - это процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения. Данный процесс представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.
В методологии управления проектами выделяют проектный анализ, целью которого является определение результатов (ценности) проекта.
Различают следующие виды проектного анализа:
· технический,
· финансовый,
· коммерческий,
· экологический,
· организационный,
· социальный,
· экономический
Управляемыми параметрами проекта являются:
· объемы и виды работ по проекту;
· стоимость, издержки, расходы по проекту;
· временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта; а также взаимосвязи работ;
· ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе: человеческие или трудовые, финансовые ресурсы, материально-технические, разделяемые на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия и детали, а также ограничения по ресурсам;
· качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее.
Проект и процесс его реализации, осуществления являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.
Проект имеет ряд свойств, о которых целесообразно помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:
· проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;
· состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые его элементы;
· проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи.
В практике бизнес- планирования обычно подлежат изучению три аспекта окружения проекта:
· политический - это отношение федеральных и местных властей к проекту,
· территориальный - т.е. изучение конкурентных предложений на рынке аналогичной продукции,
· экологический, связанный с необходимостью обеспечения экологической безопасности проекта.
1.2. Типы и виды проектов
Проекты, реализуемые в различных областях, разными специалистами имеют значительные различия между собой. Поэтому для выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом предварительно необходимо разобраться с особенностями именно данного типа или вида проекта.
Классификация проектов может быть проведена по различным основаниям.
По сферам деятельности, в которых осуществляется проект (типы проектов):
1. Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.);
Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.);
Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.);
Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений);
Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности, - к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т.д.).
По составу, структуре и предметной области проекта (классы проектов):
1. Монопроекты - отдельные проекты различного типа и назначения, имеющие определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвестиционные, инновационные и другие проекты);
2. Мультипроект - комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и требующий применения многопроектного управления (реформирование существующих и создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем многопроектного управления);
3. Мегапроект - целевые программы развития регионов, отраслей и др. образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов («Проведение Олимпиады 2014», создание Общеевропейского рынка, развитие Южной Кореи и т.д.).
В американской практике существует деление проектов по масштабности:
1. Малые проекты - капиталовложения до $10-15 млн.; трудозатраты 40-50 тыс. человеко-часов. Примеры: опытно-промышленные установки, небольшие промышленные предприятия, модернизация действующих производств.
2. Мегапроекты - целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенными на их выполнение временем. Отличительные черты: капиталовложения - от $ 1млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) - обычно консорциум фирм, трудоемкость - 2 млн. человеко-часов - на проектирование, 15-20 млн. человеко-часов - на строительство, 5 -7 и более лет - срок реализации.
Различаются по характеру предметной области проекта (виды проектов):
1. Инвестиционный - главная цель - создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;
2. Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;
3. Научно - исследовательский;
4. Учебно-образовательный;
5. Смешанный.
По длительности различаются:
1. Краткосрочный - до 3-х лет;
2. Среднесрочный - от 3-х до 5-ти лет;
3. Долгосрочный - свыше 5-ти лет.
Миссия и стратегия проекта
Миссия - это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Говорят также, что миссия - это главная задача проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.
Стратегия проекта - центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры:
1) стратегический анализ;
2) разработка и выбор стратегии;
3) реализация стратегии.
Стратегический анализ начинается с анализа внешней и внутренней среды (SWOT-анализ).
К числу факторов внешней среды относят:
- технологические (уровень существующих, наличие новых технологий);
- ресурсообеспеченность (наличие, доступ.);
- экономические (инфляция, процентные ставки, курсы валют, налоги);
- ограничениягосударственного сектора (лицензирование, законотворчество);
- социальные (уровень безработицы, традиции, вкусы, пол, возраст);
- политические (внешняя, внутренняя, экономическая);
- экологические (уровень загрязнения, мероприятия);
- конкуренты (количество, размеры, сила).
Внутренняя среда включает:
- целевые рынки (ниша, в которой работает фирма, круг ее потребителей);
- маркетинговые исследования (наличие специалистов, бюджет маркетинга);
- сбыт (объема продаж, скидки);
- каналы распределения (как, через кого продается);
- производство (оборудование, технология, площади);
- персонал (квалификация, численность, мотивация, корпоративная культура);
- снабжение (поставщики, условия и системы поставки);
- финансы (структура капитала, оборачиваемость, ликвидность, финансовое состояние);
- номенклатура продукции (степень диверсификации).
Исходя из миссии, целей организации, на основе результатов SWOT-анализа разрабатывается стратегия. Разработка и выбор стратегии осуществляются на 3 различных организационных уровнях:
Корпоративная стратегия (общее направление развития, т.е. стратегия роста, сохранения или сокращения).
Деловая стратегия (стратегия конкуренции конкретного товара на конкретном рынке). Стратегия проекта разрабатывается в рамках деловой стратегии, т.е. отвечает на вопрос, каким образом продукция проекта будет конкурировать на рынке. Очевидно, что выбор стратегии проекта должен существовать в рамках уже выбранного общего направления развития организации. При разработке деловой стратегии используют три основных подхода:
1. Стратегия лидерства в издержках.
2. Стратегия дифференциации (уникальности по какому-либо направлению).
3. Стратегия концентрации на определенных направлениях (группе покупателей, номенклатуре изделий и географии их сбыта).
Функциональная стратегия (разрабатывается для каждого функционального подразделения, с целью конкретизации выбранной стратегии проекта).
Реализация стратегии подразумевает, в первую очередь, необходимость определенных изменений, необходимых в организационной структуре и организационной культуре. Поэтому часто необходимо создать специальные координационные механизмы в дополнение к организационной структуре управления: проектные, межпроектные (программные), венчурные (для проектов с высокими уровнями рисков) группы.
Жизненный цикл проекта
Каждый проект, независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».
Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения. Он является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.
Начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.
Окончанием существования проекта может быть:
- ввод в действие объектов, результатов проекта, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;
- перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;
- достижение проектом заданных результатов;
- прекращение финансирования проекта;
- вывод объектов, результатов проекта из эксплуатации.
Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.
Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).
Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Участники проекта при этом руководствуются своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта.
Укрупненный жизненный цикл инвестиционного проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: пред-инвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.
Жизненный цикл любого проекта может делиться на четыре фазы, в том числе:
1) фаза инициации проекта, включающая формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;
2) фаза разработки (планирования) проекта, включающая определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;
3) фаза выполнения проекта, включающая работы по реализации проекта, включая строительство, маркетинг, обучение персонала;
4) фаза завершения проекта, включающая в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.
Каждая фаза должна заканчиваться измеримым, проверяемым результатом. В конце каждой фазы принимается решение об инициации новой фазы или закрытия (консервация) проекта.
В свою очередь, каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.
Выделение множества этапов в крупных проектах связано не только с большой продолжительностью строительства этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций - участников проекта.
Рассмотрим изменение характеристик проекта в течение жизненного цикла.
Что нарастает в ходе проекта и резко снижается к завершению:
- уровень затрат;
- уровень загрузки персонала.
Что увеличивается в ходе проекта:
- вероятность успешного завершения проекта;
- стоимость изменений;
- стоимость исправления ошибок.
Что уменьшается в ходе проекта:
- неопределенность/риски проекта;
- возможность участников оказать влияние на конечные характеристики продукта проекта;
- возможность участников оказать влияние на стоимость продукта проекта.
Существует взаимосвязь жизненного цикла проекта и жизненного цикла продукта.
Жизненный цикл продукта состоит из фаз, которые отслеживаются для производственных и контролирующих нужд компании. В основном жизненный цикл проекта состоит из одного или более жизненных циклов продукта.