Часто в процессе поиска документов возникает необходимость выполнить их отбор сначала по одному признаку, а затем из найденных документов отобрать те, которые удовлетворяют второму критерию поиска (третьему и т.д.). Такой поиск называется многокритериальным.
Создадим многокритериальный поиск документов по наименованию их вида и дате создания.
Задания:
1. Создать Запрос на поиск по первому критерию. Для этого выбирают вкладку Создание, объект Конструктор запросов, добавить Таблицу документов, на основе которой создается запрос.
2. Выбрать тип запроса – запрос на создание новой таблицы 
.
3. Определить имя новой создаваемой таблицы – Таблица по первому признаку. Она первоначально пуста, и в результате выполнения запроса всегда сначала будет очищаться, а затем туда будут временно помещаться записи, удовлетворяющие введенному запросу на поиск.
4. Создать запрос согласно представленному на рис. 32:
 Рис. 32
|
5. Сохранить запрос под именем Запрос на поиск по первому признаку.
6. Аналогично создать запрос на поиск по второму критерию – дате документа. Это также будет запрос на создание таблицы с именем Таблица по второму признаку. Он создается на основе Таблицы по первому признаку. Сохранить запрос под именем Запрос на поиск по второму признаку (рис. 33):
7. Выполнить поиск документов по их виду и дате.
Задания для самостоятельной работы:
1. Найти документы определенного вида, в содержании которых встречается введенное пользователем ключевое слово/словосочетание.
2. Найти все документы, созданные некоторым автором за последний месяц.
 Рис. 33
|
Создание формы для просмотра результатов многокритериального поиска
Задание:
1. Создать форму на основе Таблицы по первому признаку, выбрав для работы лишь поле Просмотр документа. Сохранить ее под именем Поиск по первому признаку.
2. Аналогично создать форму на основе Таблицы по второму признаку. Сохранить ее под именем Поиск по второму признаку.
3. Отредактировать созданную форму. Для этого открыть ее в режиме Конструктор, удалить надпись Просмотр документа, увеличить поле для отображения текста документа. Создать кнопку, которая будет осуществлять дальнейший поиск из отобранных документов по второму признаку:
On Error GoTo Err_Кнопка2_Click
Dim stDocName As String
stDocName = "Запрос на поиск по второму признаку"
DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit
DoCmd.Close
stDocName = "Поиск по второму признаку"
DoCmd.OpenForm stDocName
Exit_Кнопка2_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка2_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка2_Click
4. Дать кнопке имя Выполнить запрос по второму признаку.
Создание главной формы
Главная форма создается с целью организации пользовательского интерфейса и доступа к формам для ввода данных, запросам и для просмотра результатов запросов. Главная форма состоит преимущественно из кнопок, выполняющих различные действия, и может содержать графические элементы для оформления.
Задания:
1. Создать пустую форму и открытье в режиме Конструктор.
2. Выполнить вставку кнопки и с помощью мастера назначить ей действие – Работа с формой / Открыть форму, указав имя открываемой формы – Ввод документов и их индексирование, дать кнопке такое же имя (рис. 34).
|
| Рис. 34 |
3. Аналогично выполнить вставку кнопки для открытия формы Запрос на контекстный поиск, дать ей имя Контекстный поиск.
4. Аналогично выполнить вставку кнопки для открытия формы Запрос на поиск по ключевым словам и дать ей имя Поиск по ключевым словам.
5. Выполнить вставку кнопки для выполнения многокритериального поиска. Для этого выполнить вставку кнопки без мастера (см. лабораторную работу №3-4), дать ей имя Многокритериальный поиск и назначить последовательность действий:
On Error GoTo Err_Многокритериальный_поиск_Click
Dim stDocName As String
stDocName = "Запрос на поиск по первому признаку"
DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = "Поиск по первому признаку"
DoCmd.OpenForm stDocName,,, stLinkCriteria
Exit_Многокритериальный_поиск_Click:
Exit Sub
Err_Многокритериальный_поиск_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Многокритериальный_поиск_Click
6. Добавить аналогично кнопки для выполнения созданных самостоятельно запросов на многокритериальный поиск, дать им имена и назначить аналогичные действия.
7. Сохранить форму и дать ей имя Главная форма.
8. В формах Ввод документов и их индексирование, Запрос на контекстный поиск, Запрос на поиск по ключевым словам, Поиск по второму признаку вставить кнопку для выхода и закрытия формы. Для этого необходимо вставить кнопку и с помощью мастера установить ей действия Работа с формой / Закрыть форму, разместить на ней надпись Выход и дать кнопке аналогическое имя.
9. Установить настройки СУБД для отображения пользователю главной формы без структуры базы данных и команд верхнего меню. Для этого выбирается команда Параметры Access кнопки MS Office. В свойствах Текущей базы данных выбирается Форма просмотра – Главная форма, отключаются опции Область переходов (для скрытия структуры базы данных) и Полный набор меню Access (для скрытия команд кнопки MS Office и верхнего меню). В настойках Панели быстрого доступа оставляют лишь команды Отменить и Вернуть, а также Свернуть ленту. В результате конечный пользователь документальной информационной системы получит доступ к главной форме и через нее к формам для ввода данных, поиска и вывода результатов поиска документов, не работая непосредственно с объектами базы данных.
Вопросы для отчета по теме
1. Дать определение системы индексирования.
2. Классифицировать системы индексирования
– по степени автоматизации процесса индексирования;
– по степени контролируемости;
– по характеру отбора слов из текста;
– по характеру лексического контроля;
– по характеру морфологического анализа;
3. Описать работу системы свободного индексирования.
4. Описать работу системы полусвободного индексирования.
5. Описать работу жесткого индексирования.
6. Каким образом можно автоматизировать процесс индексирования документа?