Подготовка и аналитическая обработка информации о ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятия и о внешних и внутренних условиях является важной частью управления предприятием. Этот процесс осуществляется с применением различных технических средств для сбора, переработки, хранения и передачи информации, необходимой для оперативного принятия решений, учета и контроля за ходом производства.
Аналитическая обработка информации включает:
1) определение системы показателей, изучение которых требуется для достижения целей проводимого анализа.
Показатели группируются по:
- способу исчисления (абсолютные и относительные);
- применяемым измерителям (натуральные, стоимостные, трудовые и др.);
- получаемым характеристикам (количественные, качественные);
- степени обобщения (обобщающие, частные);
- охватываемому периоду (статики, динамики);
- отношению к деятельности предприятия (объективные, субъективные);
- слагаемым эффективности (производительность, фондоотдача, качество продукции, материалоотдача);
- стадиям жизненного цикла (проектирование, производство, материальное обеспечение, реализация, эксплуатация).
2) обобщение информации:
а) составление аналитических таблиц;
Аналитическая таблица – наиболее рациональная и удобная для восприятия форма представления аналитической информации об изучаемых явлениях, представляющая собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр.
Аналитические таблицы используются для сопоставления аналитически обработанных данных по хронологическим периодам и определения на этой основе: динамики изучаемых показателей; сравнения достигнутой или прогнозируемой их величины с базовыми данными, которыми могут быть соответствующие показатели плана предшествующих и прогнозируемых будущих периодов, обязательные нормы, показатели других хозяйствующих субъектов, отобранные аналитиком исходя из цели проводимого изучения. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми явлениями.
б) графическое отображение информации;
Для усиления наглядности материалов проведенного анализа, динамика показателей представляется в виде рисунков, графиков, диаграмм, благодаря которым изучаемый материал становится более доходчивым и понятным.
Графики – это масштабное изображение показателей, чисел с помощью геометрических знаков (линий, прямоугольников, кругов) или условно художественных фигур. График, в отличие от таблиц, дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления и позволяет зрительно заметить закономерности, которые содержит числовая информация. Основные виды графиков, которые используются в анализе – это диаграммы. По своей форме они делятся на гистограммы (столбчатые, линейчатые), круговые, кольцевые, лепестковые, биржевые, цилиндрические и др. По содержанию различают диаграммы сравнения, структурные, динамические, графики связи, графики контроля и т.д.
в) сравнение – сопоставление однородных объектов с целью выявления их сходства или различий (более подробно рассмотрим далее);
г) приведение показателей в сопоставимый вид, т.е. приведение показателей к единой базе в соответствии с воздействующими факторами, поскольку сравнивать можно только качественно однородные величины. Несопоставимость показателей может быть вызвана разным уровнем цен, разным объемом производства, неоднородностью продукции, структурными изменениями и т.п. Сравнение несопоставимых показателей приведет к неправильным выводам на основе результатов анализа;
д) группировка информации – деление массы изучаемой совокупности объектов на количественно однородные группы по соответствующим признакам. В зависимости от цели анализа используются типологические (группы населения по роду деятельности, предприятий по формам собственности и т.п.); структурные (состав рабочих по профессиям, стажу работы, возрасту и т. п.); аналитические (качественные, количественные) группировки. По сложности построения группировки бывают простые и комбинированные.
е) детализация - последовательное расчленение изучаемых экономических явлений, позволяющее упорядочить анализ, комплексно рассмотреть все факторы, влияющие на показатель, смоделировать взаимные зависимости различных показателей и факторов и т.д.