«Тайм-менеджмент» - совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако, не стоит утверждать, что тайм-менеджмент строгий свод правил, который поможет максимально рационализировать свой рабочий процесс и рабочий день своих подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации [11].
Основатель школы научного управления Фредерик Тейлор является одним из родоначальников философии тайм-менеджмента, он установил хронометраж трудовой деятельности. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.
В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм- менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы. [2]
Нет таких людей, для которых не играло бы существенной роли умение правильно организовывать свой рабочий день. Особенно это касается руководителей разных рангов. Именно на их плечи возлагается двойная нагрузка. Мало того, что они должны уметь управлять своим временем, так им ещё приходится ставить задачи и составлять планы работ для подчинённых. Несмотря на то, что личное планирование рабочего дня для последней категории не является обязательным, всё же рядовой сотрудник не должен закрывать глаза на основные правила тайм-менеджмента.
Скажем ещё несколько слов о правилах тайм-менеджмента перед их описанием. В настоящее время, к счастью, появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента, и каждая из них по-своему интерпретирует правила управления временем. Мы не ставим целью подробно рассмотреть их, отметим лишь, что в своей основе эти правила универсальны (таблица 1.1).
Таблица 1.1 Правила тайм-менеджмента
| Правила тайм-менеджмента | |
| Правило 10/90 | |
| Правило 6П | |
| Принудительная эффективность | |
| Решение неприятных и глобальных задач |
Правило 10/90:
Как показывает статистика, производительность труда увеличивается на 25%, если уже в первый день придерживаться заранее обозначенного плана. В этом случае с приходом на работу не нужно ломать голову над тем, с чего же начать. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование выполнения задачи необходимо затратить 10% времени, но в последствии этот вклад позволит сэкономит 90% времени на её решение.
Правило 6П:
- Правильное
- Предварительное
- Планирование
- Предотвращает
- Плохие
- Показатели
Немаловажную роль играет и правило «6П», которое глаголет истину о том, что Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Для этого нужно уметь чётко определять наиболее важные задачи, исходя из приоритетов и срочности. Сложные задачи можно разбивать на более мелкие, выстраивая дерево решений. При этом ветвить дерево нужно умело, чтобы в конечном счёте не отойти от основной проблемы. К тому же, чрезмерное количество мелких подзадач может мешать решению главной задачи.
К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт большую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это позволит не только разгрузить голову, но и доставит огромное моральное удовлетворение. А это в свою очередь даст новый заряд энергии для дальнейшей работы.
Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела принесут не только радость, но и удовольствие. Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо "разрезать слона на бифштексы" - разбить большое дело на взаимосвязанные дела "удобоваримого" размера, в научном мире такой способ называется декомпозицией.
Не зря сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Придерживание основных правил организации времени помогает сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. В настоящее время методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.
Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.
Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, на ссылку на статью в Интернете, на личный вопрос коллеги и т.д. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент же призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени. Ведь даже школьные уроки и занятия в других учебных учреждениях проходят в подобном ключе.
Тайм-менеджмент устанавливает определённые правила не только для управления рабочим временем и перерывами. Он носит более масштабный характер и призывает к тщательному планированию свободного времени. Ведь на отдых приходится значительно меньше времени, чем на рабочие будни. Труд оказывает влияние на формирование профессионального опыта, а отдых - на моральные установки и жизненное восприятие [14].
Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.
Далее, рассмотрим основные методики тайм-менеджмента.