Документационное обеспечение управления
1. Захарова Т. И. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. — М.: ЕАОИ, 2012 г. — 264 с. / https://www.ibooks.ru
2.Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций. – М., 2008. – 240 с.
3. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб., 2011 г. – 178 с. (э).
4. ФионоваЛ.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления:
Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29назв(э).
Тема 1. Структура управления документацией
Вопросы занятия:
1. Из истории развития делопроизводства в России. Понятие делопроизводства. Функции документа, классификация документов
2. Нормативно-правовая база.
3. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
4. Унифицированные системы управленческой документации. Табель форм применяемых документов.
1. Понятие делопроизводства. Функции документа, классификация документов
История отечественного делопроизводства включает 2 периода:
· дореволюционный
три этапа –
а) приказное делопроизводство (15-17 века);
б) коллежское делопроизводство (18 век);
в) министерское делопроизводство (19-начало 20 века).
· советский (1917-1991).
Делопроизводство - отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Делопроизводство включает в себя:
· Документирование
· Организацию работы с документами
Функции документа
- информационная функция
- организационная функция
- коммуникативная функция
- юридическая функция
- воспитательная функция
Классификация документов
· По наименованиям
· По месту составления
· По содержанию
· По форме
· По срокам исполнения
· По происхождению
· По виду оформления
· По средствам фиксации
2. Нормативно-правовая база
· Законодательные и правовые акты РФ
· ГОСТ
· Нормативные документы
· Классификаторы
· Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
Классификаторы – это нормативные документы, содержащие перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде:
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций;
ОКПДТР - общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
3. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)
| Начальник службы ДОУ | |
| Административный отдел | Отдел обеспечения |
| Группа рассмотрения письменных обращений | Группа обеспечения протокольных мероприятий |
| Группа контроля исполнения документов | Группа организационно-методического обеспечения |
| Отдел делопроизводства | Отдел хранения документов |
| Экспедиционно-курьерская группа | Группа оперативного хранения документов |
| Группа обработки документов | Группа архивного хранения документов |
| Отдел технического исполнения документов | |
| Группа подготовки проектов документов | Группа тиражирования документов |
Основные задачи службы ДОУ
1.Внедрение на предприятии единого порядка, оптимальных форм и методов работы с документами, их постоянное совершенствование.
2.Рационализация документооборота предприятия.
3.Разработка и внедрение нормативно-методических документов по ДОУ, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления.
4.Разработка, ведение и совершенствование табеля и альбома унифицированных форм документов, унификация применяемых на предприятии форм и текстов документов.
5.Разработка и периодическое уточнение номенклатуры дел предприятия.
6.Совершенствование схемы документооборота предприятия.
7.Регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование, руководства предприятия о состоянии работы по исполнению документов и результатов контроля исполнения.
8.Тиражирование документов.
9.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях предприятия на всех ее этапах, включая подготовку документов к передаче на архивное хранение.
10. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями)мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении службы ДОУ
Положение о службе ДОУ предприятия - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус службы в системе управления предприятия, регулирующий порядок ее повседневного функционирования, а также ее подчиненности и взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия.
Документ излагается служебно-деловым стилем, а оформляется на бланке предприятия
| Наименование предприятия | УТВЕРЖДАЮ |
| ПОЛОЖЕНИЕ о службе документационного обеспечения управления | (наименование должности лица, уполномоченного утвердить документ) |
| _______________№_________________ | |
| подпись расшифровка подписи 00.00.0000 | |
| (место издания) | |
| Примерная структура текста; 1. Общие положения 2. Основные задачи и функции 3. Обязанности 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения и связи |
4. Унифицированные системы управленческой документации. Табель форм применяемых документов
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.
Унифицированная система документации(УСД) – это системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации(УСОРД) - – это система документации, необходимая для управленияорганизационно-распорядительной деятельностью организации.
Составдокументов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийскомклассификаторе управленческой документации(ОКУД).
В своей совокупности унифицированные формы документов образуют табель унифицированных форм документов предприятия.
Табель форм документов
| Наименование формы | Код формы | Имя файла формы | Кто готовит | Согласование | Подпись | Утверждение | Оттиск печати | Место регистрации | |
| ОКУД* | ЛК* (локальный кл.) | ||||||||
Открытое акционерное общество "Фасет"
Утверждаю
Генеральный менеджер
личная подпись
И.И. Иванов
00.00.0000