Задание №6
Составить общую расчетную ведомость для подразделений организации: Отдел продаж – 15 работников, Проектный отдел (сдельная система оплаты) – 10 работников, Отдел снабжения – 14 работников.
Первичная информация: штатное расписание, начисления на з/п в прошлом периоде.
Особые условия: при обработке первичной информации выяснилось, что проектировщики не отчитались по выданным заказам, пришлось повторно обращаться к отделу за отчетами.
Пояснение основных понятий, касающихся первичной информации:
Общее представление
Примем, что сводный документ «Расчётная ведомость» будет формироваться в некоторой специальной программе путём ручного ввода в неё данных из первичных документов и загрузки недостающей информации из базы данных (БД).
Штатное расписание (форма № Т-3) — применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением); содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы («Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия»).
Начисления на заработную плату (удерживания) - платежи юридических (а в отдельных случаях и физических) лиц, размер которых устанавливается в процентах от суммы заработной платы. Такими платежами являются: отчисления в пенсионный фонд; отчисления в фонд социального страхования; отчисления в фонд занятости населения; отчисления на медицинское страхование рабочих и служащих. Конкретные размеры отчислений устанавливаются нормативными актами («Энциклопедический словарь экономики и права», 2005).
Описание технологического процесса составления сводного документа на основе предложенной первичной документации
Для формирования сводного документа «Расчётная ведомость» (форма T-51) понадобятся следующие данные (табл. 1).
Таблица1 – Сопоставление полей документа расчётной ведомости источникам данных
| № | Название поля документа «Расчётная ведомость» | Источник информации |
| Номер по порядку | Генерируется автоматически | |
| Табельный номер | Документ «Штатное расписание» | |
| Фамилия, инициалы | Документ «Штатное расписание» (данные «Фамилия», «Имя», «Отчество») | |
| Должность (специальность, профессия) | Документ «Штатное расписание» | |
| Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб. | Документ «Штатное расписание» | |
| 6 – 7 | Отработано дней (часов) (рабочих, выходные и праздничных) | Документ «Табель учёта рабочего времени» |
| 8 - 11 | Начислено за текущий месяц (по видам оплат), руб. | Таблица «Начисления» |
| Начислено всего, руб. | Рассчитывается автоматически программой | |
| 13-14 | Удержано и зачтено, руб. | Документ «Начисления на заработную плату» |
| Удержано и зачтено всего, руб. | Рассчитывается автоматически программой | |
| 16-17 | Сумма задолженности, руб. | Таблица «Взаиморасчёты» |
| Сумма к выплате, руб. | Рассчитывается автоматически программой |
Расчёт и обоснование нормативов на выпуск сводного документа в предложенных условиях
Расчёт длительности цикла формирования документа, выполненный в приложении Microsoft Excel, приведён на рисунке 1. 
Рисунок 1 – Оценка длительности цикла формирования расчётной ведомости
На данном рисунке столбец «Длит-ть III» обозначает длительность действий, соответствующих третьему уровню декомпозиции, столбец «Длит-ть II» - второму уровню и «Длит-ть I» - первому уровню декомпозиции.
Жирным шрифтом выделены значения, которые подсчитаны путём суммирования длительностей действий, являющихся декомпозицией соответствующего блока.
Время выполнения каждого действия указано в минутах.
Все элементарные действия – такие, как «Сохранить данные», «Закрыть форму» и т. д., предполагает от одной до нескольких простых манипуляций, поэтому на каждое из них в среднем может быть затрачено полминуты (0,5 минут).
Сбор первичной информации может продолжаться весьма продолжительное время, что зависит от лиц, предоставляющих этих первичные документы. Для расчёта была взята приблизительная длительность данного действия – 30 минут.
При определении длительности действия 10 («Ввести данные из штатного расписания») предполагалось, что на одного сотрудника будет затрачено около 1,5 минут. С учётом того, что в организации работают 30 человек, то и время общее составило 58,5 минут. Аналогично определялось время и для других действий: «Ввести данные из документа «Табель учёта рабочего времени» - 1,25 минут на человека (в сумме – 48,8 минут), «Ввести данные из документа «Начисления на заработную плату» - 1 минута на человека (в сумме – 30 минут).
На поиск ошибок (проверку введённых или загруженных данных) отводится в каждом случае по 5 минут.
Поскольку согласно условию задачи при обработке первичной информации выяснилось, что проектировщики не отчитались по выданным заказам, пришлось повторно обращаться к отделу за отчетами. 1/3 от сбора первичной информации.
На другие исправление ошибок при вводе первичных данных отводится меньше – 3 минуты.
Итого длительность формирования расчётной ведомости составила 230 минут. Это соответствует приблизительно 3 часам 50 минут. Далее попробуем сократить данное значение.
Определение возможных вариантов сокращения длительности цикла
Длительность цикла формирования расчетной ведомости можно сократить за счет распараллеливания выполнения описанного выше технологического процесса. Причём возможны два пути распараллеливания:
- по работникам (обработка всего множества работников организации распределяется на несколько операторов);
- по характеру работы (один оператор обрабатывает первичные документу, другой – загружает данные из БД).
Для расчёта длительности процесса Ti в первом случае воспользуется следующей формулой:
,
где ceiling() – функция округления выражения до ближайшего большего целого числа;
n – количество заданий;
ki - количество рабочих мест, одновременно выполняющих операцию;
ti – продолжительность естественных процессов.
Пусть имеется 4 оператора. При этом длительность действий 10 - 14, 18 – 21 включительно, связанные с вводом данных и их проверкой, уменьшится по формуле в 4 раза:
.
Расчёт выполним снова в приложении Microsoft Excel (рис.2):
Рисунок 2 – Расчёт длительности цикла формирования расчетной ведомости при условии распараллеливания процесса между 4 операторами
Итак, длительность цикла формирования расчетной ведомости стала равна 85,1 минутам. Это соответствует приблизительно 1 часу 25 минутам.
Если предположить, что один сотрудник обрабатывает первичные документы, а другой – загружает данные из БД, то при расчёте длительности всего цикла формирования расчётной ведомости будет взята максимальная из длительностей: при выполнении действий 10 – 14 или 18 – 21. В соответствии с этим произведём пересчёт (рис.3).
Рисунок 3 – Расчёт длительности цикла при условии распараллеливания вида работ.
В данном случае получили значение, равное 189 минут, что соответствует 3 часу 9 минутам.
И, наконец, попробуем совместить рассмотренные способы сокращения длительности цикла – пусть 2 человека вводят данные из первичных документов, а остальные 2 – загружают данные из БД (рис. 4).
Рисунок 4 – Расчёт длительности цикла формирования расчётной ведомости комбинированным способом
Итак, получили длительность цикла, равную 112 минутам, что приблизительно соответствует 1 часу 52 минутам.
Сравнив теперь полученные значения, выявим, что наименьшее значение длительности (1 часу 25 минутам.) получили при распараллеливании работ между 4 работниками. Таким образом, это является в данном случае наилучшим вариантом сокращения длительности цикла формирования расчётной ведомости.