13.
Создание электронных форм
Лекция посвящена вопросам создания электронных форм для заполнения их пользователями.
Тезисы
1. Дано представление об электронных формах.
2. Показано создание постоянной части документа.
3. Показано добавление полей в форму.
4. Подробно описаны особенности использования и настройки параметров тестовых полей.
5. Дано представление об использовании числовых форматов полей.
6. Приведена настройка параметров полей со списками.
7. Показана возможность создания справочной информации к полям формы.
8. Описаны способы установки защиты формы, как на период создания и отладки, так и для заполнения пользователями.
9. Рассмотрены вопросы работы с формой при ее заполнении.
10. Показана возможность сохранения и печати данных, введенных в поля формы.
13.1.
О формах
Форма 
— это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.
Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 13.1 
).
Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы . При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы . Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Форма состоит из постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и другие объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.
13.2.
Создание постоянной части формы
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.
Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 13.1, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.
Образец документа приведен на рис. 13.2 
.
13.3.
Вставка полей в форму
13.3.1.
Текстовые поля
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.
Для вставки текстового поля установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Текстовое поле панели инструментов Формы . Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 13.3 
).
Для настройки параметров поля нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью.
В окне Параметры текстового поля (рис. 13.4 
) установите требуемые параметры.
В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.
13.3.1.1.
Обычный текст
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города, и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).
В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).
13.3.1.2.
Число
Тип Число предназначен для полей , в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.
В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.
13.3.1.3.
Дата
Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время . При попытке ввести в поле другие данные появляется запрещающее окно (рис. 13.5 
). Переход к другим полям блокируется.
В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой информации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.07 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2007 г.
13.3.1.4.
Текущая дата
Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата . Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе, с отображением текущего времени.
13.3.1.5.
Текущее время
Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время . Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемого времени, в том числе, с отображением текущей даты.
13.3.1.6.
Вычисление
Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.
13.3.2.
Поля со списками
Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.
Для вставки поля со списком установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Поле со списком панели инструментов Формы . Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.
Для настройки параметров поля нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком (рис. 13.6 
) настройте параметры списка.
Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.
Пользуясь кнопкой Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.
13.3.3.
Флажок
Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.
Для вставки флажка установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Флажок панели инструментов Формы . Первоначально поле отобразится как серый квадрат.
Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры флажка (рис. 13.7 
) настройте параметры флажка.
Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка, не зависимый от размера шрифта.
Можно настроить состояние по умолчанию: нет или установлен.
13.3.4.
Создание текста справки к полям
Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки , который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.
Для любых полей справка создается одинаково.
1. В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 13.4), поля со списком (см. рис. 13.6) или флажка (см. рис. 13.7) нажмите кнопку Текст справки .
2. Во вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы (рис. 13.8 
) установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.
В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста .
При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1 (рис. 13.9 
).
13.3.5.