ПРИЕМЫПОДГОТОВКИ ДИДАКТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ В MICROSOFT EXCEL
Сортировка данных, проведение поиска данных по заданному условию
Цель: Познакомить слушателей с возможностью сортировки данных, проведения поиска данных по заданному условию.
Задание 1: Добавить данные в список.
1. Откройте файл Сотрудники.xls из своей личной папки.
2. Перейдите на лист Сотрудники.
3. Закрепите область заголовка таблицы.
а) Выделите ячейку А3.
б) Выполните команду Окно → Закрепить область. Эта команда позволяет оставлять шапку списка видимой при просматривании большого списка.
4. Добавьте записи в таблицу для сотрудников с кодом 041 и 066.
а) Щёлкните в любой ячейке строки заголовка.
б) Выполните команду Данные → Форма.
в) В появившемся диалоговом окне выберите кнопку Критерии
г) В Поле Код введите номер 041 и нажмите на Enter.
д) Введите данные в каждую строку диалогового окна самостоятельно, нажмите на Enter.
е) Введите данные для записи 066 самостоятельно.
ж) Закройте окно Форма и просмотрите добавленную строку в таблице.
Задание 3: Поиск записей в списке.
1. Ответьте на вопрос: В каком отделе работает Курносов Александр Дмитриевич?
1 способ:
а) Выполните команду Данные → Форма.
б)Щёлкните на кнопке Критерии, диалоговое окно команды Форма превращается в окно поиска.
в) В строке Фамилия пишем: Курносов, в строке Имя — Александр, нажимаем <Enter>, просматриваем данные
2 способ:
а) Выполните команду Правка → Найти.
б) В строке Найти указать фамилию Курносов
в) Нажмите на кнопку Найти далее
3 способ: Воспользуйтесь сочетанием клавиш CTRL + F.
2. Измените отчество у Шаталовой Ирины с Витальевна на Геннадьевна (выполнить самостоятельно)
Задание 4: Отсортировать список по заданному условию.
1. Отсортировать данные по Фамилии, Имени, Отчеству.
а) Выделите любую ячейку в списке.
б) Выполните команду Данные → Сортировка.
в) В появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона щёлкните на кнопке со стрелкой в группе Сортировать по и выберите из появившегося списка пункты “Фамилия», «Имя», «Отчество» соответственно.
г) Выберите опцию По возрастанию в каждом диапазоне. Эти действия приведут к упорядочению списка в алфавитном порядке по Ф.И.О. сотрудников.
2.Определить самого молодого сотрудника.
a) Щелкните по кнопке автофильтра в заголовке Дата рождения.
b) Выберите значение (Первые 10…), откроется окно диалоговое окно Наложение условия по списку.
c) В первом поле укажите количество записей – 1.
d) Во втором поле выберите один из вариантов – наибольших или наименьших.
e) В третьем поле выберите одно из значений – элементов списка или % от количества элементов.
3. Отсортировать список по собственным спискам.
Стандартные списки сортировки можно увидеть в диалоговом окне Параметры во вкладке Списки (Сервис ® Параметры).
Задание 5: Создать пользовательский список автозаполнения
- Перейдите на Лист2
- Введите ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского списка автозаполнения (Например, зима, лето, осень, весна).
- Выделите фрагмент
- В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Списки.
- Нажмите кнопку Импорт.
Чтобы ввести новый список, выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет введен полностью.
Задание 6: Выбор элементов списка с помощью Автофильтра.
1. Перейдите на лист Сотрудники.
2. Включить Автофильтр ( Выполните команду Данные → Фильтр → Автофильтр. После этого в заглавной строке каждого столбца появляются маленькие кнопки-стрелки).
3. Ответить на вопрос: Получить информацию о всех Ивановых в организации.
а) Найдите поле “ Фамилия ”.
б) Щёлкните на стрелке, расположенной рядом с этим полем, и в появившемся списке выберите пункт Иванов. Все записи,за исключением относящихся к фамилии Иванов, скрыты.
Т.к. в организации есть и женщины с фамилией Иванова, следовательно, поиск всех Ивановых производится следующим образом:
в) В Поле “Фамилия”, щёлкните на стрелке, расположенной рядом с этим полем, и в появившемся списке выберите пункт (Условие…).
г) В выпадающем списке выберите равно.
д) В соседнем окне введите Иванов*
е) Выберите опцию ИЛИ → ОК
ж) Просмотрите получившийся список.
3. Найти ответы на следующие вопросы самостоятельно:
§ Определить даты рождения Ивановых Александров.
§ Кто из сотрудников не имеет домашнего телефона?
§ Найти всех иногородних.
§ Найти сотрудников, которые родились весной.
§ Кто из сотрудников работает в организации дольше всех?
Для восстановления всего списка выполните команду Данные → Фильтр → Показать все. Можно также в раскрывающемся списке автофильтра выбрать опцию Все.
Контрольные вопросы:
1. Как пользоваться Автофильтром для отбора записей?
2. Как сортировать данные по одному полю.
3. Какой порядок применяется для сортировки данных.
4. Как сортировать данные по нескольким полям.