5.5.1 Режим Автоотчеты
При этом способе создаются отчеты двух типов: «в столбец» и «ленточный».
Для построения автоотчета необходимо:
1) Нажать кнопку «Создать» на вкладке «Отчеты»,
2) Выбрать Автоотчеты в столбец (Автоотчеты в ленту) и указать имя таблицы.
Недостаток автоотчетов — сложность вывода таблиц с большим количеством полей.
5.5.2 Режим Конструктора
Область отчета разделяется на зоны:
заголовок отчета;
верхний колонтитул;
область данных;
нижний колонтитул;
примечание отчета.
Элементы (объекты) отчета в режиме Конструктор отчетов выделяются рамками с маркерами. Маркеры служат для изменения размеров объектов. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства, программировать обработку событий связанных с объектом. Каждый объект отчета снабжается контекстным меню, которое позволяет выполнить указанные действия. Для создания нового объекта в отчете на экране отражается Панель элементов. Создать элементы управления можно только программируя их свойства, что достаточно сложно.
5.5.3 Режим Мастера отчетов
Перед запуском необходимо выбрать таблицу и запросы, которые являются источниками размещаемых в отчете данных.
На первом шаге Мастера выбираются поля для отображения в отчете.
На втором шаге определяют параметры группировки записей по темам. При этом правая часть окна Мастера представляет упрощенный вариант макета отчета, который наглядно показывает принцип группировки. Для числовых данных и данных типа «дата/время» следует использовать кнопку Группировка, которая позволяет определить интервалы группировки.
На третьем шаге выбирают поля таблиц, по которым будет проведена сортировка данных. Можно задать вычисление итоговых значений для числовых полей.
Четвертый шаг связан с планировкой вида отчета. В зависимости от результатов группировки Access предлагает набор макетов отчета.
Пятый шаг Мастера позволяет определить стиль отчета: используемые шрифты, размеры заголовков и основного текста.
На шестом шаге указывают имя отчета и выполняют предварительный просмотр созданного отчета.
Диаграммы в отчетах могут редактироваться с помощью программы Microsoft Graph 2000 (2003).
5.5.4 Разделы отчета
Пустой макет отчета содержит разделы - Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.
Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид - Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид4 Заголовок/примечание отчета.
Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.
5.5.6 Окно отчета и его инструменты
Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета. Чтобы открыть эту панель нужно выбрать команду Вид \ Панель элементов, либо щелкнуть на кнопке Панель элементов на панели инструментов. Чтобы разместить в отчете конкретный элемент управления, щелкните на соответствующей кнопке на панели элементов, нажмите кнопку мыши, протащите указатель мыши до того места, где должен быть элемент, и отпустите кнопку.
Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса). Он открывается щелчком на кнопке Список полей на панели инструментов или выбором команды Вид - Список полей. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберете его тип, щелкнув на соответствующей кнопке на панели элементов. Затем перетащите поле из списка в нужное место отчета. Если кнопка не была выбрана, то типом элемента управления по умолчанию будет Поле.
В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления (Рисунок 5.1). Набор свойств, представленных в нем зависит от типа объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Свойства на панели инструментов или выбираем команду Вид 4Свойства.
Рисунок 5.1 - Окно отчета
5.5.7 Сортировка и группировка
Отчеты представляют возможность группировать выводимую информацию с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть его щелкните на кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов или выберите команду Вид4Сортировка и группировка. В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных (Рисунок 5.2). Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие - подгруппы внутри групп.
Рисунок 5.2 - Окно Сортировка и группировка
В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Начав ввод со знака равенства (=), можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса. По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию. Для изменения порядка сортировки выберите значение По убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбца Порядок сортировки.
В отчете должно быть зарезервировано место для заголовка каждой группы и примечания, в котором могут выводиться вычисляемые итоговые поля. Чтобы добавить в отчет эти разделы установите для свойств Заголовок группы и Примечание группы значение Да. Кроме того, можно попросить Access выводить все детальные данные для данного уровня группировки на одной странице, выбрав для того же свойства значение Вся группа.
5.5.8 Добавление текущей даты и номера страницы
Для дат Microsoft Access предоставляет две встроенные функции, которые можно использовать для включения в отчет текущей даты и времени. Функция Date возвращает текущую системную дату и время в виде значения даты/времени. Чтобы добавить текущую дату в отчет, создайте свободное поле в верхнем колонтитуле и введите выражение = Now() в ячейке его свойства Данные, а для свойства Формат поля установите значение - длинный формат даты. Вернитесь в отчет и введите с клавиатуры в надпись поля содержательный текст или вовсе удалите ее. Чтобы добавить номер страницы, используйте свойство отчета Page. Вы не увидите его в окне свойств, так как оно поддерживается Access на системном уровне. Кроме того, в Access существует свойство Pages, содержащее общее число страниц в отчете. Чтобы добавить в отчет номер текущей страницы, создайте свободное поле и в ячейке его свойства Данные введите выражение = “Page ” & [Page] & “ of ” & [Pages].
5.5.9 Вычисления в области данных
В качестве значения свойства Данные любого элемента управления, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые вы сами определили в модуле. При желании вы можете воспользоваться помощью построителя выражений. Чтобы сообщить Access, что в свойстве Данные вы хотите использовать выражение, начните его ввод со знака равенства (=). Например, чтобы разместить в области данных поле Надбавка, выберите на панели элементов кнопку Поле и укажите ее размещение в области данных. Вызовите окно Свойств и в свойстве Данные введите = [Стипендия]*0,5, т.е. Надбавка составляет 50% для всех записей.
5.5.10 Объединение текстовых значений и скрытие повторяющихся значений
Когда в нескольких соседних строках отображаются одинаковые значения, отчет трудно читается и выглядит непрофессионально. Свойства поля Не выводить повторы (оно доступно только в отчетах) позволяет управлять выводом повторяющихся значений. Иногда, не выводя повторы, мы можем скрыть нужные данные. Чтобы этого избежать можно объединить значения соответствующих полей в одном элементе управления. Для объединения служит символ амперсанда (&), обозначающий операцию конкатенации при объединении текстовых значений. Например, =Format([Номер студенческого билета];”000000”)&” ”&[Фамилия]. Функция Format возвращает ровно шесть цифр. Вторая текстовая строка в этом выражении добавляет несколько пробелов между двумя полями данных.
5.5.11 Создание и внедрение подчиненных отчетов
Вывод в отчете детальных данных из нескольких таблиц, связанных отношением один-ко-многим, не представляет особого труда. Вы можете внедрять в область данных создаваемого отчета подчиненные отчеты для вывода нескольких детальных строк из таблицы или запроса, находящегося на стороне "многие" по отношению к текущей строке в области данных. Для создания подчиненного отчета в окне базы данных выделите подчиненную таблицу или запрос и выберите пункт Отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов. В окне диалога Новый отчет выберите любой пункт и откройте отчет в нужном режиме. Обычно в подчиненном отчете не бывает колонтитулов. Откройте основной отчет, т.е. тот, в который вы хотите внедрить подчиненный отчет. В области данных создайте элемент управления типа "подчиненный отчет". В качестве значения свойства Объект-источник введите имя отчета, который нужно внедрить, задайте связанные поля, т.е. выберите значения свойств Основные поля и Подчиненные поля. Кроме того, нужно установить для свойств расширение и сжатие значение Да, чтобы Access мог расширять или сжимать подчиненный отчет. Чтобы настроить размер внедренного отчета, выберите команду Формат4Размер4По размеру данных для этого элемента. Упростить внедрение подчиненного отчета можно с помощью Мастера подчиненных отчетов и форм. Все необходимые параметры Мастер запрашивает в ходе диалога. Чтобы начать работу Мастера нажмите кнопку 
, а затем кнопку 
на панели элементов.
5.5.12 Настройка отчетов
Чтобы изменить размер выделенного элемента управления, можно воспользоваться маркерами изменения размера, находящимися на сторонах, в нижних углах и в правом верхнем углу. Для перемещения невыделенного элемента управления используйте указатель мыши. Если элемент управления имеет присоединенную надпись, она перемещается вместе с ним. перемещать элемент управления и присоединенную надпись можно независимо друг от друга с помощью маркеров перемещения, расположенных в левых верхних углах элемента управления и надписи. В Access есть команда, подбирающая размер надписей в соответствии с длиной и высотой текста: Формат - Размер - По размеру данных. Для выравнивания элементов управления по краям или узлам сетки в меню Формат существует команда Выровнять.
5.5.13 Просмотр готового отчета
Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть как будет выглядеть отчет на печати, т.е. редактирование в этом режиме невозможно. Окно предварительного просмотра можно расширить и вывести на экран большую часть отчета. Для перемещения по окну можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки в различных масштабах. Для просмотра других страниц отчета пользуйтесь полем номера страницы и кнопками перехода, которые расположены в нижней части окна просмотра. Окно просмотра также позволяет просмотреть несколько страниц одновременно с помощью кнопки Несколько страниц 
.