Деньги — Материалы — Готовая продукция (швейные изделия) — Деньги с приростом
Нетрудно заметить, что хозяйственный процесс начинается с вложения денег и заканчивается их получением.
Такое замкнутое последовательное движение капитала называется кругооборотом хозяйственных средств.
В зависимости от специфики деятельности предприятия он может быть разным. Наиболее сложную структуру кругооборот имеет у производственных предприятий, особенно крупных промышленных, осуществляющих несколько видов деятельности и имеющих филиалы и обособленные подразделения.
Торговое предприятие не производит продукцию, оно лишь реализует приобретенные товары по более высокой цене. Поэтому схема кругооборота у него будет проще:
Деньги — Товар — Деньги с приростом
Еще проще схема круговорота у банков и других кредитных учреждений. Банк предоставляет кредиты, которые возвращаются ему с процентами.
Деньги — Расходы на обслуживание долга — Деньги с приростом
Но независимо от того, о каком предприятии идет речь, любые действия, приводящие к изменению структуры капитала, называются хозяйственными операциями.
Выполнение каждой хозяйственной операции оформляется соответствующим документом и отражается в учете. Только таким образом можно управлять хозяйственными процессами, осуществляемыми на предприятии. А чтобы это управление было эффективным, учет должен обладать теми качествами, о которых речь шла выше: отражаемая в нем информация должна быть уместной, надежной и сравнимой. Только в этом случае данные бухучета дают объективную картину финансового состояния предприятия.
Повысить свою профессиональную квалификацию в области управленческого и бухгалтерского учета без отрыва от работы вы можете с помощью программы «Финансовый менеджмент и планирование» (6 курсов, 5 мес. обучения; сертификат).
Также смотрите:
Бухгалтерский учет как источник данных для принятия управленческих решений
Парадоксы бухгалтерской отчетности
Copyright 2007 © Элитариум (www.elitarium.ru).
Некоммерческое использование этого материала возможно со ссылкой на elitarium.ru, как на источник первой публикации.
Шрифт 
Данные бухгалтерского учета описывают непрерывно меняющиеся ситуации, в которых находится предприятие. Такое описание нельзя назвать беспристрастным, ибо оно делается всегда в интересах тех или иных участников этих ситуаций. И каждый из участников, по мере возможностей анализируя причины возникшей ситуации, старается принять управленческое решение, которое приведет от сложившейся ситуации к другой, желаемой лучшей ситуации.
Однако каждая такая ситуация представляет сложное переплетение юридических и экономических отношений, а поскольку бухгалтерский учет выполняет юридические и экономические функции, то и применяемые на основании его информации решения должны обеспечивать реализацию обеих названных функций. Такой подход к бухгалтерскому учету переносит центр тяжести с описания уже осуществленных процессов, с анализа причин, лежащих в их глубине, на описание предстоящих и ожидаемых хозяйственных ситуаций. Принимая решение, администратор должен больше думать об их последствиях и почти не думать об обстоятельствах, приведших к сложившейся в данный момент ситуации. Каждую такую ситуацию мы должны рассматривать как определенную задачу, которую необходимо решить с помощью бухгалтерских данных.
Вся суть задачи сводится к тому, как от сложившейся ситуации перейти к ситуации желаемой.
Управленческое решение и схема его принятия
Общая схема принятия решения включает следующие элементы:
1. цель — повышение эффективности хозяйственных процессов, бухгалтерские данные призваны выявить проблемы управления ими, поэтому не случайно учет предусматривает систему счетов, при которой каждый счет становится окном, сквозь которое ведет наблюдение администрация; баланс выступает общим целевым документом, оценивающим эффективность управления. Неслучайно, еще в 1923 г. в резолюции XII съезда ВКП(б) "О работе промышленности" было сказано, что лучшей характеристикой коммуниста-хозяйственника является "бухгалтерский баланс предприятия". И то, что было верно для коммунистов, во сто раз вернее для менеджеров новой формации; 2. средства — ресурсы, которые позволяют решить проблему, т. е. перейти от существующей ситуации к желаемой; 3. вероятность при имеющихся средствах решить проблему, снять ее (здесь речь идет о субъективной вероятности, измеряющей степень уверенности администратора в правильности своего решения); 4. время, необходимое для снятия проблемы; чем больше это время, тем больше возможная ошибка решения; 5. выработка решения включает уяснение ситуации, обработку данных (собственно бухгалтерская работа, относительно легко переносимая на машины), анализ управленческих альтернатив, выбор оптимального варианта и его реализация; 6. контроль исполнения — важнейший элемент успешного руководства; 7. оценка практически реализованного решения и выявление новых возможностей, связанных с возникновением новой хозяйственной ситуации.
Менеджер при принятии решений должен четко знать ответ на семь вопросов:
1. Что надо учитывать? В бухгалтерии ответ на этот вопрос обусловлен инструкциями, они предписывают состав фактов хозяйственной жизни, какова аналитичность их освещения в учете, что предусматривает учетная политика. Например, она может включить в состав наблюдаемых фактов заключение хозяйственных договоров, их исполнение и т. п., а может и не включать, но принятое и отраженное в приказе по учетной политике решение сразу очертит границы бухгалтерских данных;
2. Для чего (почему) надо учитывать? В бухгалтерии этот вопрос очень важен, так как бухгалтер, руководствуясь нормативными документами и приказом об учетной политике, решает, какие практические выводы, какие административные решения могут и должны быть приняты по наблюдаемым фактам, как эти решения приводят к поддержанию хозяйственной устойчивости. Поэтому учетная политика должна обеспечивать разумность программы наблюдения и ее целесообразность. Только когда бухгалтер-практик сознательно понимает цели учета, назначение получаемой им информации и степень ее достоверности, учет становится эффективным, действенным и целесообразным;
3. Когда надо учитывать? Бухгалтер должен устанавливать график движения документов, в счетоведении инструкция предусматривает предельные сроки представления отчетных данных: бухгалтер должен во всех случаях понимать, почему это должно быть сделано именно в эти сроки;
4. На основе чего надо учитывать? Бухгалтер предусматривает места возникновения информации, на основе каких именно первичных документов или же машинных носителей данных или автоматических датчиков осуществляется регистрация фактов хозяйственной жизни;
5. В каких регистрах надо учитывать? Главный бухгалтер полностью решает этот вопрос, именно он предписывает состав и структуру регистров, порядок и последовательность их заполнения, он должен глубоко знать круг своих личных прав и обязанностей, а также права и обязанности своих коллег и подчиненных, должен представлять и другие варианты решения своих проблем; попытки решить его путем составления инструкций, предписывающих унификацию форм, регистров, документооборота, распределения работ — обречены на неудачу, так как не могут отразить специфику всех предприятий, многообразие их особенностей;
6. На основе использования каких ресурсов можно организовать учет? Главный бухгалтер сам определяет состав своих интеллектуальных (кадровых) ресурсов и распределяет между ними ресурсы материальные (помещения, машины и т. п.);
7. Сколько стоит учет? В счетоводстве этот вопрос, как правило, не возникает, так как он предопределен принятыми в счетоведении решениями, которые должны исключать избыточную информацию, расходы на учет должны быть всегда меньше того экономического эффекта, который мы получаем от практического использования его информации. А чтобы учет был более эффективным, он должен концентрировать информацию по составу и времени, а не распылять ее под лозунгами аналитичности и оперативности. Первое увеличивает неопределенность и превращает систематизированный учет в хаос, второе — к необоснованным решениям, приводящим к излишним затратам.
Две задачи: платежеспособность и рентабельность
Теперь посмотрим, как бухгалтерский учет может помочь в решении двух очень важных задач:
1. обеспечить постоянную платежеспособность предприятия; 2. добиться экономического роста за счет поддержания стабильной (как минимум) рентабельности.
Обе задачи должны рассматриваться как взаимосвязанные.
Вернемся к схеме принятия решений и возможным ответам на семь вопросов:
1. Цель — это обеспечение равномерного поступления платежей и столь же равномерного погашения обязательств. Теперь, что нужно директору, администратору, хозяйственнику, менеджеру из данных бухгалтерского учета, чтобы решить эти задачи:
а. прежде всего, это постоянный анализ дебетовых и кредитовых записей по счетам денежных средств. Здесь может возникнуть одна серьезная трудность: записи по счетам, открытым в банках должны соответствовать записям по нашим бухгалтерским счетам. Однако в жизни, если соблюдается правило, согласно которому записи по банковским счетам должны быть адекватны банковской выписке, то это необязательно отражает реальное состояние дел, ибо между распоряжением банку на списание денег и фактом списания проходит всегда какое-то время, иногда достаточно большое. Например, фирма оплатила поставку товаров или полученную услугу чеком. Получатель чека может предъявить его к оплате через достаточно большой промежуток времени, следовательно, при существующих правилах все время, пока не будет банком фирмы списан со счета фирмы этот платеж, остаток по счету в бухгалтерском учете окажется завышенным. Следовательно, при управлении денежными потоками надо принимать во внимание не только банковские выписки, но и уже оформленные расходные платежные документы.
Если предприятие использует не отражаемые в учете платежи, то при анализе и управлении финансами предприятия их также следует принимать во внимание. При этом чем больше таких платежей, тем больше возникает рисков, разрушающих стабильность фирмы.
б. учитывать движение денежных средств надо для того:
Поддержание приведенного равенства и реальных неравенств может быть осуществлено только по данным бухгалтерского учета, и отслеживание моментов возникновения задолженностей и моментов их погашения — основная работа главного бухгалтера. Руководитель же организации, планируя свою работу, должен выбирать надежных покупателей и поставщиков, никогда не допуская, чтобы деловые отношения с каждым из них превышали 30% от общего объема продаж или покупок. Это связано с тем, что и самый хороший покупатель может прекратить платежи и самый лучший поставщик может неожиданно изменить вам или разориться.
Дабы контроль за стабилизацией расчетов по дебиторской и кредиторской задолженностями был эффективным, бухгалтер должен в балансе все статьи расчетов свести к двум: (1) дебиторы и (2) кредиторы, разделив их по неделям (срокам оплаты). И тут мы напоминаем, что бухгалтеры очень часто совершают грубую ошибку: предприятие, получив ссуду, скажем на три года, справедливо отражает ее как долгосрочную, причем бухгалтер все три года и числит ее как долгосрочную. На самом деле, как только у предприятия остается меньше года до ее погашения, она должна быть переведена в состав краткосрочных кредитов и также анализироваться в составе краткосрочных ссуд, как и любые кредиты, полученные на срок меньше одного года.
3. На определенные даты совершенно естественно могут возникнуть "излишки" свободных денежных средств. У бухгалтера всегда должны быть готовыми предложения по тому, как наилучшим способом использовать эти средства: лучше всего их вложить в "работающие активы" — товары, материалы и т. п. Однако возможны и другие решения, когда не совсем ясно, в какие ценности следует вкладывать деньги. Тогда лучшим решением будет приобретение ценных бумаг или вложения в уставный капитал иных фирм. Таким образом, если руководитель увидит большие остатки на бухгалтерских счетах денежных средств, он должен немедленно принять самостоятельное решение, если бухгалтер не в состоянии дать необходимые предложения. И в самом худшем случае, если ожидаются в ближайшем будущем большие платежи, купить перспективную иностранную валюту.
4. Финансовое равновесие и устойчивый рост предприятия достигается за счет хозяйственного цикла, в основе которого лежит оборачиваемость ценностей. Глядя на регистры, которые ведет бухгалтер, администратор должен не только рассматривать те стоимостные показатели, которые в них представлены, но уметь, особенно, по счетам "Материалы", "Товары", "Готовая продукция" представить их остатки (сальдо) в днях, что показывает, в течение какого периода данный объем ценностей будет присутствовать в предприятии. Отсюда и сверхважное решение: какова должна быть периодичность возобновления этих запасов.
Подобные решения могут приниматься только по данным аналитическим счетов, открытых к названным счетам синтетического учета. И тут необходимо сразу же как бы сформировать три группы ценностей: с быстрой, средней, замедленной скоростью реализации и почти не реализуемые активы. Суть всего управления зависит в умении так пополнять запасы ценностей первой и второй групп, чтобы они всегда были в наличии. Отсутствие в запасах, хотя бы в течение нескольких суток, тех или иных ценностей, особенно тех или иных конкретных наименований товаров с неизбежностью приводит к убыткам. Во-первых, к вам пришел покупатель, он принес деньги, хотел их отдать, а вы не смогли их взять. Эти деньги получит ваш конкурент. Сам по себе этот факт не страшен, но он будет страшен, если в следующий раз этот покупатель пронесет очередную порцию своих денег мимо вашего прилавка, да еще уговорит своих близких поступать подобным образом. И все из-за того, что руководитель недооценивает возможности бухгалтерского учета.
Многие специалисты, часто сами руководители и бухгалтеры, не понимают этого. А суть заключается в том, что названные аналитические счета, если таковые ведутся, содержат не только стоимостные характеристики, но и представляют движение ценностей в натуральном измерении.
Вместе с тем недооценка проблемы приводит к тому, что сейчас сплошь и рядом нарушается коллация, т. е. данные аналитического учета посредством оборотных и сальдовых ведомостей не сверяются с данными синтетического учета. Более того, разноска данных по аналитическим счетам иногда по халатности, а иногда сознательно отстает от разноски этих же данных по синтетическим счетам. Достаточно сказать, что очень многие бухгалтеры искренне считают, что если поступили ценности, а в сопроводительных документах не проставлены цены, то и записывать это поступление на счета бухгалтерского учета нельзя. Это очень грубая ошибка, под которой лежит скрытое желание, а иногда и сговор кладовщиков со счетными работниками, вывести часть товарной массы из-под контроля администрации. В таких случаях поступившие ценности должны быть сразу же оприходованы или по цене последнего поступления, или же по экспертной цене (в самом крайнем случае ее может указать сам бухгалтер), и только при получении цен, выставленных поставщиком, бухгалтер должен откорректировать первоначальную оценку.
Однако положение меняется, если бухгалтерия предприятия вообще не ведет аналитический учет запасов. В этом случае только данные инвентаризации, в чисто учетном отношении, заменяют, но очень слабо, данные аналитического учета.
5. Инвентаризация во всех случаях важна не только как средство контроля, но и как средство управления запасами (товарами, материалами, готовой продукцией).
Если предприятие не ведет аналитический учет, то периодически он как бы воспроизводится в результате снятия натурных остатков. Но независимо от того, ведет или не ведет предприятие такой учет, только инвентаризация позволяет:
Традиционно контроль издержек отражал сложившуюся структуру управления. Каждая вертикаль располагала своим бюджетом, что являлось крайне упрощенным выражением действительности. Система была удобна для контроля исполнения сметы, но мало что давала в плане управления издержками.
Большинство издержек порождается видами деятельности, построенными на взаимодействии. Приобретение банком новых клиентов и налаживание отношений с ними предполагает рост издержек в сфере маркетинга, управления сбытом или отношениями, кредитного анализа, работы с документами и банковскими продуктами. Открытие счета приводит к увеличению объема деятельности, а следовательно, и к росту издержек по каждой из перечисленных служб. Контроль сметных издержек без контроля над операцией в целом — пример близорукого взгляда на вещи.
От распределенных издержек к факторам формирования издержек
Распределение издержек по службам являлось вполне оправданным, когда в большинстве своем они были прямыми и переменными. С превращением издержек в косвенные и постоянные или полупеременные более остро встает проблема их распределения. В худшем случае проблема выливается в политическую грызню. В лучшем — все сложнее становится разобраться в вопросе рентабельности клиента и продукта. Понимание действия факторов формирования издержек в границах бизнеса повышает шансы не просто на справедливое распределение последних, но позволяет менеджменту ради управления издержками сфокусировать внимание на операциях как таковых.
От исторических издержек к прогнозируемым издержкам
Управленческий учет XX века — это соответствие баллов финансовых результатов деятельности предварительному прогнозу с выработкой бесконечного числа методов вариативного и годового анализа. Иными словами, менеджмент преимущественно занимался учетом того, что было. При рассмотрении же межфункциональных издержек по видам деятельности становится возможным их прогнозирование на основе предполагаемых потребностей. Издержки проще контролировать, всматриваясь в будущее, а не оглядываясь на прошлое.
От подсчета бобов к принятию решений
Традиционная калькуляция издержек опиралась на свершившиеся факты, а потому обычно лишь реагировала на ситуацию. При прогнозировании издержек и объемов деятельности менеджмент обретает способность смотреть в будущее и активно управлять издержками. Но важно заниматься этим совместно с другими службами, стремящимися увеличивать или иным образом воздействовать на объем собственных затрат.
От контроля за уровнем издержек к управлению прибылью
Контроль за уровнем издержек не всегда является эффективным способом управления прибылью. Наиболее уязвимыми статьями, в первую очередь страдающими от стремления сократить издержки, являются расходы на рекламу, продвижение товаров и исследования. Эти же статьи могут оказаться наиболее полезными в деле повышения рентабельности.
Кроме того, верное понимание факторов роста издержек помогает менеджменту выяснить, какие продукты и какие клиенты приносят прибыль. Методами традиционной калькуляции издержек, как правило, недооценивались издержки на приобретение и обслуживание малоценных клиентов, а также издержки, связанные с малыми партиями и индивидуализированными продуктами. Калькуляция себестоимости с акцентом на виды деятельности высвечивает эти издержки и позволяет менеджменту принимать осознанные решения по части ценообразования целого направления и отдельного продукта, стратегии обслуживания с оптимизацией не только затрат, но и доходов.
От централизованного к децентрализованному управлению стоимостью
Традиционно калькуляцией издержек занимались специально назначенные для этого люди. В их обязанности входил разносторонний анализ издержек и выработка для менеджмента соответствующей информационной сводки. Калькуляция издержек нового типа в гораздо большей степени ориентирована на решение управленческих задач, а именно — на активное руководство прибылью в масштабах всего бизнеса. Это означает, что владеть языком управленческого учета, понимать этот язык и соответственно действовать должны все представители менеджмента, что предполагает не просто понимание позитивности или негативности показателей в скобках, фигурирующих в колонке справа.
Очевидно, что управленческий учет нового типа — не бесплатный подарок. Для успешного его применения организации придется обеспечить ряд условий: