Деловая документация отражает особенности языка, культуры, традиций различных стран. Эти особенности нужно учитывать при составлении совместных документов с зарубежными партнерами и ведении переписки. На расширение международного информационного обмена направлена деятельность по выработке единых правил оформления и обработки деловой документации.
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. ИСО образована в 1947 г. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы по стандартизации 130 государств.
ИСО трактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентными национальными, региональными или международными органами (ИСО 5127-2:1983).
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:
Форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975);
Межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
Формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
Основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
Принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).
В соответствии с ИСО 8439:1990 на бланке выделяется область теста и поля.
Текстовая область включает определенное пространство на бланке для помещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться.
Поле бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью. В соответствии с приложением А ИСО 3535:1977 применяются следующие размеры полей (в мм.);
Левое поле – 20; верхнее поле – 10.
Текстовая область для формата А4 составляет (в мм): 183х280; для формата А51 – 183х131.
Текстовая область включает следующие поля (зоны):
Поле сведений об отправителе документа
Поле ссылок;
Поле адреса;
Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в нижней части бланка.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
Адрес на бланке размещается в соответствии с ИСО 11180:1993.
Адресное поле на бланке предназначено для размещения одного или двух почтовых адресов.
Реквизиты письма
Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса).
На практике существует много подходов к расположению реквизитов на бланке письма. Зачастую они отличаются от порядка, установленного в стандартах. Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:
1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.
2. Ссылки на индексы отправителя /получателя.
3. Дата;
4. Внутренний адрес, включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;
5. Указание на конкретное лицо, «К сведению»;
6. Вступительное обращение;
7. Заголовок;
8. Основной текст письма;
9. Заключительная формула вежливости;
10.Подпись;
11. Указание на приложение;
12. Указание на рассылку копий данного письма.
Наибольшее распространение при оформлении писем имеет «блоковый стиль», который отличают следующие черты:
Фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху;
Фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи;
Дата пишется справа;
Отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формулы вежливости;
Текст печатается от левого поля без отступа,части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.
 |
Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. В соответствии с рекомендациями ВПС количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью.
Количество знаков в строке в почтовом адресе должно быть ограничено тридцатью.
Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:
1. наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, ЕЕ Величество и т.д.;
2. имена/ имя, фамилия, приставка к имени:
3. имена (прозвище, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье, например Джон, Майкл, Дуди, Милли и т.д.
фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи, например Райдер, Смит, Чизмен и т.д.;
приставка к имени, например старший, младший;
1) занятие, функция, по адресу (через);
определенное занятие, например инженер, судья, нотариус и т.д.;
по адресу (через). Указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери, по адресу семьи Смит);
2) пункт доставки: вид улицы (бульвар, авеню, улица, дорога, площадь и т.д.); название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайс-стрит);
идентификационный номер на улице; № подъезда или здания, этажа и квартиры (27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);
название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;
название села, местечка, деревни, квартала, региона (Тикхилл, Доклендз, Сохо и т.д.);
почтовый ящик и номер (для обладателей ящика);
общая доставка
3) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:
почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы, например 75015; ВН2120;
номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и /или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения, например 67 – дорога Беллинзона Аирипо; к 1а – ОТПРАВКА НА СОРТИРОВОЧНЫЙ УЧАСТОК
НАЗВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ДОСТАВКИ,НАЗВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДОСТАВКУ ПОЧТОВОГО ОТПРАВЛЕНИЯ АДРЕСАТУ В МЕСТО НАЗНАЧЕНИЯ, НАПРИМЕР БЕРН 31 (ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК) и т.д.;
4) название территории или провинции и \или название страны;
НАЗВАНИЕ РЕГИОНА, ГРАФСТВА, РАЙОНА, КАНТОНА И Т.Д., НАПРИМЕР ТЕХАС, Йоркшир, Уэльс и т.д.
Название страны назначения (Швейцария, Франция, Великобритания, США и т.д.).
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:
1. название организации;
2. деятельность или изделия (фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян и т.п.);
3. отдел или подразделение организации: (отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел и т.п.);
4. пункт доставки;
5. почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6. название территории или провинции и /или название страны.
Элементы 4, 5, 6 адреса для юридического лица указываются так же, как при написании адреса частных лиц.
Текст большинства писем состоит из 3 частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н..») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.
В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, указывается под личной подписью, а затем указывается должность.
В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …», например:
Под названием фирмы-автора указываются организация, которой адресуется письмо, и дата.
Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но за исключением последней, пишется «продолжение».