В процессе совершенствования мемориально-ордерной формы учета постепенно отказались от составления мемориальных ордеров, регистрационных журналов и создали более прогрессивную ручную форму учета — журнально-ордерную.
Журнально-ордерная форма счетоводства впервые описана И.С. Резниченко в 1952г., она завершает многовековой этап развития форм ручной регистрации фактов хозяйственной деятельности.
Особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется по кредитовому признаку;
• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической и хронологической записей;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций при помощи показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.
Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета приведена на рис. 3.
Основными регистрами бухгалтерского учета в данном случае являются журналы-ордера- свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов.
Журналы-ордера открывают на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов.
Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.
Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей.
Вспомогательные ведомости применяются в том случае, когда аналитические показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. Поэтому данные первичных документов сначала группируются в накопительных ведомостях, а полученные итоги затем переносятся в журналы-ордера.
Для каждого счета в составляемых журналах-ордерах указываются суммы всех хозяйственных операций, затрагивающих кредит этого счета, а также номера счетов, дебет которых изменился в результате этих операций (в этом и заключается сущность кредитового признака заполнения журналов-ордеров). Например, в рассматриваемом нами примере суммы, получаемые из графы «Расход» Кассовой книги, задействуют дебет различных счетов, но счет по кредиту у них одинаков — 50 «Касса». Следовательно, эти суммы будут учтены в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» в графах, соответствующих счетам, указанным в разд. «С кредита счета 50 в дебет счета №...», согласно их корреспонденции.
Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления первичными документами, поэтому их систематическая запись в соответствующих журналах является одновременно и хронологической записью. Следовательно, необходимость ведения специальных хронологических регистров (например, регистрационного журнала) при данной форме учета отпадает.
Поскольку все учитываемые показатели записываются в журналах-ордерах в разрезе корреспондирующих счетов, при этой форме учета отпадает необходимость в составлении мемориальных ордеров.
В конце месяца в журналах-ордерах подсчитывают вертикальные и горизонтальные итоги (общие суммы должны совпадать). Так как общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно с документов, такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в котором синтетический учет совмещается с аналитическим.
Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно в карточках или отдельных книгах (например, в книгах по учету материалов, основных средств, готовой продукции).
Все журналы-ордера подписываются в конце месяца главным бухгалтером.
Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.
Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записывают в эту книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга:
• в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета;
• в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета.
К недостаткам журнально-ордерной формы учета относятся:
• сложность и громоздкость построения журналов-ордеров;
• ориентированность на ручную технику их заполнения.
От указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, основанная на использовании персональных компьютеров.
