Потребность в системном анализе возникает тогда, когда хочется многого, а возможности, ресурсы и средства ограничены. Актуальность анализа логистических систем повышается тогда, когда возможности, ресурсы и средства ограничены. В этих условиях важно наличие упорядоченной процедуры определения целей, выяснения их приоритетов и иерархии, соподчиненности, взаимной связи.
Для исследования сложных логистических систем необходимо особое единство процедур анализа и синтеза. Существуют различные подходы к их сочетанию. Необходимо отметить, что на практике далеко не всегда используются многие приемы и процедуры системного анализа. Специалистам-практикам они представляются достаточно сложными. Возникает желание пользоваться простыми методами. Однако попытки исследовать сложные логистические объекты простыми средствами, стремление объяснить многогранные взаимодействия в многокомпонентных логистических системах, упрощенными схемами ведет к дезориентации в нашей динамичной и противоречивой действительности, к одностороннему подходу, который в современных рыночных условиях могут привести к несомненному краху. Предлагается следующий перечень процедур системного анализа, который может быть эффективно применен к исследованию таких систем, как логистическая система предприятия:
1. Определить границы исследуемой системы. Эти границы условны и диктуются конкретной задачей исследования границы с учетом всех поставщиков предприятия, ее потребителей и любых иных субъектов, каким-либо образом с ней связанных.
2. Определить все надсистемы, в которые входит исследуемая система в качестве части. Строго говоря, каждая система принадлежит бесконечному числу надсистем. Однако, исходя из условных требований конкретной логистической задачи, необходимо ограничиться лишь кругом наиболее значимых надсистем. Так, если выясняется воздействие на логистическую систему предприятия экономической среды, именно она и будет той надсистемой, в которой следует рассматривать его функции. Исходя из взаимосвязанности всех сфер жизни современного общества, логистическую систему предприятия следует изучать в качестве составной части таких систем, как экономические, политические, государственные, региональные, социальные, экологические, международные. Каждая из этих надсистем, например, экономическая, в свою очередь, имеет немало компонентов, с которыми связана логистическая система предприятия - поставщики, потребители, конкуренты, партнеры, банки. Эти же компоненты входят одновременно и в другие надсистемы - социальную, экологическую. А если еще учесть, что каждая из этих систем, а также каждый из их компонентов имеют свои специфические цели, противоречащие друг другу, то становится ясной необходимость изучения среды предприятия.
3. Определить основные черты и направления развития всех надсистем, которым принадлежит логистическая система предприятия, в частности, сформулировать их цели и противоречия между ними.
4. Определить роль исследуемой логистической системы в каждой надсистеме, рассматривая эту роль как средство достижения целей надсистемы. При этом следует рассмотреть два аспекта: а) идеализированную, ожидаемую роль логистической системы с точки зрения надсистемы, т.е. те функции, которые следует выполнять, чтобы реализовать цели надсистемы; б) реальную роль логистической системы в достижении целей надсистемы. Примером подобного двустороннего подхода может быть, например, оценка потребностей потребителей в конкретном виде обслуживания, а с другой стороны – оценка параметров логистического обслуживания, реально предоставляемого конкретным предприятием. Определение ожидаемой роли логистической системы предприятия в потребительской среде и его реальной роли, а также их сравнение, позволяют понять многие причины успеха или неудачи предприятия, особенности его деятельности, предвидеть реальные перспективы ее будущего развития.
5. Выявить состав логистической системы, т.е. определить части, из которых она состоит. Нередко задача исследования требует не только декомпозиции логистической системы на составные части, но и декомпозиции компонентов, из которых состоят сами части. В принципе процесс такой декомпозиции, проникновения вглубь логистической системы может быть бесконечным; он ограничен лишь рамками конкретной задачи.
6. Определить структуру логистической системы, представляющую собой совокупность связей между его компонентами. Следует подчеркнуть многоструктурность любой логистической системы. Например, организационная структура предприятия представляет совокупность отношений субординации и координации, т.е. подчиненности и согласованности. Предприятие имеет и информационную структуру, отражающуюся в определенных формальных и неформальных потоках информации. Существуют также потоки материалов, сырья, деталей, готовых изделий, составляющих свои структуры. Особо следует подчеркнуть экономическую структуру на предприятии, представляющую собой совокупность отношений собственности. Большую роль играют и сугубо человеческие отношения - симпатии и антипатии между работниками, нормы поведения, отношение к делу – составляющие морально-психологическую структуру.
7. Определить функции компонентов логистической системы, т.е. целенаправленные действия компонентов, их "вклад" в реализацию роли системы в целом. Эта процедура имеет особую значимость, поскольку в реальных логистических процессах каждый компонент обладает не только полезными свойствами, обеспечивающими достижение целей логистической системы в целом, но и отрицательными чертами. Поэтому при исследовании и формировании логистических систем следует отделять провозглашаемые или предписанные функции компонентов от реально выполняемых функций. Важным является гармоническое, непротиворечивое сочетание функций разных компонентов. Именно непротиворечивость, согласованность функций отличает гармоническую систему от хаотического набора предметов и процессов. При этом сами функции должны быть качественно равными, что позволяет им, дополняя друг друга, обеспечивать реализацию достаточно широкого спектра действий, который представляет собой роль логистической системы в целом. Вместе с тем, в любой системе функции компонентов могут быть согласованы не полностью, и между ними могут иметься противоречия, нередко снижающие уровень эффективности функционирования системы в целом. Поэтому познание функций компонентов должно осуществляться не по отдельности, а в единстве, во взаимодействии, в выявлении противоречий между ними, степени их согласованности. Эта проблема особенно актуальна для функциональных подразделений крупных предприятий, чьи функции часто во многом "несостыкованы", недостаточно подчинены общей логистической концепции.
8. Выявить причины, объединяющие отдельные части в логистическую систему, в целостность. В целом интегрирующим фактором, формирующим логистические системы, является человеческая потребность. Для удовлетворения потребностей внутренних и внешних потребителей служба логистики предприятия осознает свои интересы, определяет цели, осуществляет практические действия, формируя системы средств достижения целей. Исходным, первичным интегрирующим фактором является цель в области обслуживания потребителей. Определение реальной цели, послужившей причиной формирования логистической системы, является непростой задачей, поскольку цель представляет собой сложное сочетание противоречивых различных интересов. Например, максимизация прибыли не является целью современного предприятия, это лишь один из интересов. Другой, не менее важный интерес заключается в стабильности получения прибыли. Третий существенный интерес - устойчивая репутация предприятия. И подобных интересов много. И лишь в их пересечении, в своеобразной комбинации заключается истинная цель. Всестороннее познание позволяет судить о степени устойчивости логистической системы, об ее непротиворечивости, целостности, предвидеть характер ее дальнейшего развития.
9. Определить все возможные связи, коммуникации логистической системы с внешней средой. Для действительно глубокого, всестороннего изучения логистической системы недостаточно выявить ее связи со всеми надсистемами, которым она принадлежит. Необходимо еще познать такие системы во внешней среде, которым принадлежат компоненты исследуемой системы. Так, следует определить все системы. Необходимо хорошо знать связи функциональных подразделений и работников предприятия с системами интересов и целей потребителей, конкурентов, поставщиков, партнеров. Нужно также видеть связь между технологиями, используемыми на предприятии и разработанными в настоящее время современными технологиями. Осознание органического, хотя и противоречивого единства всех систем, окружающих предприятие позволяет понимать причины его целостности, предотвращать процессы, ведущие к дезинтеграции.
10. Рассмотреть исследуемую логистическую систему в динамике, в развитии. Это означает сформулировать историю логистической системы, источник ее возникновения, периоды становления, тенденции и перспективы развития, переходы к качественно новым состояниям.
Необходимость динамического подхода к исследованию логистических систем можно показать на примере сравнения двух предприятий, у которых в какой-то момент времени совпали значения одного из системных параметров, например, объем продаж. Из этого совпадения совсем не вытекает, что предприятия занимают на рынке одинаковое положение: одно из них может набирать силу, двигаться к расцвету, а другое, наоборот, переживать спад. Поэтому судить о любой системе нельзя лишь по "моментальной фотографии", по значению какого-либо одного параметра; необходимо исследовать изменения системных параметров, рассматривая их в динамике.
Для понимания логистической системы нельзя ограничиваться рассмотрением коротких промежутков времени ее функционирования и развития. Целесообразно по возможности исследовать всю ее историю, выявить причины, побудившие формирование этой системы, определить иные системы, из которых она формировалась. Также важно изучать не только историю системы или динамику ее нынешнего состояния, но и попытаться, используя специальные приемы, увидеть развитие логистической системы в будущем, т.е. прогнозировать ее будущие состояния, проблемы и возможности.
Рассмотренные процедуры системного анализа не исчерпывают арсенал приемов исследования логистических систем. Тем более что эти процедуры носят скорее формальный, нежели содержательный характер. Ведь только при исследовании конкретной логистической системы возникают специальные приемы, формируется особая методология, позволяющая наилучшим образом использовать знания, полученные при исследовании данной системы в дальнейшем познании. Иначе говоря, сама конкретная логистическая система в ходе ее исследования "помогает" разработать методику ее дальнейшего изучения.
Важно подчеркнуть, что изложенная здесь последовательность этапов процедуры системного анализа не является обязательной и закономерной. Обязательным является перечень процедур, а не их последовательность.
В ходе исследования рекомендуется многократно возвращаться к каждой рассмотренной процедуре. Только это является залогом глубокого и всестороннего изучения любой логистической системы.
Анализ логистической системы представляет собой следующую процедуру:
- декомпозиция логистической системы на ее составляющие части (подсистемы или элементы), более доступные для исследования;
- выбор и использование наиболее подходящих специальных методов для решения отдельных задач;
- объединение частных решений таким образом, чтобы была достигнута глобальная цель логистической системы.
В процессе анализа логистических систем важно соблюдение упорядоченной процедуры определения целей - выяснение их приоритетов и иерархии, соподчиненности, взаимной связи.
Основные этапы анализа и синтеза логистических систем:
1. Четкое формулирование целей создания логистической системы.
2. Сбор данных по конкретной логистической системе для разработки комплекса мероприятий по ее исследованию и анализу.
3. Выявление назначения элементов логистической системы с тем, чтобы определить их состав, методы, формы и способы взаимодействия с другими элементами.
4. Разработка нескольких вариантов развития логистической системы при воздействии различных факторов внешней среды.
5. Выбор оптимального курса развития логистической системы.
6. Выявление основных целей развития логистической системы.
7. Выявление критериев эффективности функционирования логистической системы.
8. Установление степени взаимосвязи целей логистической системы со средствами их достижения.
9. Разработка программы развития логистической системы.
10. Проверка эффективности взаимодействия элементов логистической системы, выявление и устранение узких мест;
11. Разработка конкретных показателей функционирования логистической системы.
Как уже отмечалось, в процессе изучения конкретной логистической системы специалист по логистике осваивает новые, дополнительные приемы, позволяющие осуществлять дальнейшее углубление в понимании объекта исследования. Применение описанных здесь процедур системного анализа к изучению логистической системы современного предприятия позволяет осуществить в какой-то степени проникновение в сущность его деятельности, сфокусировать внимание именно на тех внутренних и внешних факторах и аспектах деятельности предприятия, которые имеют особое значение для логистического обслуживания потребителей.