ЭТАП 4: ОБЪЕДИНЕНИЕ СРРПЭ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Неотъемлемой частью процесса структуризации работ является оп­ределение подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ. На практике результатом этого процесса является схема организационной структуры (СОС). СОС показывает, как орга­низована фирма с точки зрения распределения ответственности. Целя­ми СОС являются обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями, определение отделов, отвечающих за выполнение ра­бот, и привязка подразделений к счетам контроля за издержками. СОС определяет промежуточные результаты организации, как иерархичес­кую схему, в которой на каждом следующем уровне идут все более мелкие структурные подразделения. Часто для этого можно использовать традиционную структуру организации. Даже в том случае, когда проект полностью выполняется одной командой, необходимо разделить струк­туру команды для распределения ответственности за смету, время и выполнение работ. Как и в случае с СРРПЭ, СОС назначает низший от­дел организации ответственным за набор работ. В этом заключается одно из важнейших преимуществ использования СРРПЭ и СОС.

ЭТАП 5: КОДИРОВАНИЕ СРРПЭ ДЛЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Извлечение максимальной пользы из структуры разделения работы по этапам зависит от системы кодирования. Коды используют для опреде­ления уровней и элементов в СРРПЭ, организационных элементов, набо­ров работ, сметы и информации о расходах. Коды позволяют делать свод­ку по докладам на любом уровне структуры. Наиболее часто используется схема числового обозначения:

1.0 Компьютерный проект

1.1 Дисковое запоминающее устройство

1.1.1 Гибкий диск

1.1.2 Оптический диск

1.1.3 Жесткий диск 1.1.3.1 Двигатель

1.1.3.1.1 Исходный набор работ

·

·

1.1.3.4 Головка чтения/записи

1.1.3.4.1 Учетный номер издержек

1.1.3.4.2 Учетный номер издержек

1.1.3.4.2.1 Набор работ

1.1.3.4.2.2 Набор работ

1.1.3.4.2.3 Набор работ

1.1.3.4.3 Учетный номер издержек

и. т. д.

Обратите внимание на обозначение 1.0. Каждая последующая сдвину­тая вправо строка обозначает более низкий элемент пакета работ. В конеч­ном счете числовая схема доходит до пакета работ на нижнем уровне, и всем задачам и элементам присваивается идентификационный код. Счет издер­жек является ключевым пунктом, так как все сметы, рабочие задания, вре­мя, стоимость и техническое выполнение сходятся в этом пункте.

Данную систему кодирования можно применить к более крупным про­ектам. Например, добавление «З» после кода может обозначать место стро­ительной площадки, или высоту, или такой особый параметр, как рабочая сила. Некоторые буквы можно использовать, как особые символы, напри­мер, «М» — материалы, «И» — инженеры. Вы не ограничены всего десятью обозначениями (0 — 9), можно использовать огромное количество обозна­чений, например,.1 —.99 или. 1 —.9999. Если проект небольшой, можно ис­пользовать целые числа. А вот пример из более крупного и сложного проек­та:

3R-237A-P2-33.6,

где 3R обозначает объект, 237А — высоту и территорию, Р2 — трубу диа­метром 2 дюйма и 33.6 обозначает номер набора работ. Большинство орга­низаций изобретательно сочетает буквы и цифры для максимального со­кращения длины кода СРРПЭ.

СВОРАЧИВАНИЕ» ПРОЕКТА

Как уже говорилось выше, пересечение СРРПЭ и СОС является кон­трольной точкой, которую управляющие проектом называют счетом из­держек. Наборы работ и счет издержек служат той базой данных, на которой координируются все остальные процессы планирования, создания графиков и контроля. Укаждого набора работ есть точки времени, ресурсов, ответственности и контроля, при помощи которых можно про­следить, как идет работа над проектом. На рис. 3 представлена упрощенная версия набора работ с распределенной по времени сметой зат­рат (без дат).

Рис.3.Обсчет набора работ

Рис.4 Сворачивание сметы прямых расходов на рабочую силу

Набор работ представлен в виде одного набора работ в рамках проме­жуточного результата (плата), выполнением которого занимается отдел разработки программ. Используя всего один фактор прямых затрат на труд, вы можете понять, как «свернуть» все затраты на проект для платы и для всех организационных отделов.

На рис. 4 показаны гипотетические затраты на рабочую силу и ра­боты по такому элементу разрабатываемого компьютера, как устройство хранения информации на жестком диске. Пересечение платы и производ­ства показывает два набора работ в счете издержек со сметами в $140 и $260, что в сумме составляет $400. «Сворачивание» для составляющей пла­ты (сумма всех счетов издержек ниже составляющей) равно $1000. Состав­ляющая твердого диска, в которую входят все составляющие первого уровня, имеет смету в $1660. Сворачивание организационных отделов состав­ляется таким же образом. Например, отдел дизайна отвечает за работы над платой и устройством записи/чтения в пределах счетов издержек. Каж­дый из этих счетов имеет смету затрат на труд в $300 или, в общем, $600. Производственный отдел имеет общую смету в $1250. И, конечно, общая цифра для организации, производящей компоненты для твердого диска, должна равняться общей смете всех составляющих, «свернутых» до состав­ляющих твердого диска. Такая способность консолидировать и интегри­ровать с помощью процесса «сворачивания» демонстрирует потенциаль­ную ценность СРРПЭ для управления проектом. Запомните, что можно считать не только деньги, но и материальные ресурсы, рабочее время, все, что угодно, что способствует получению промежуточных результа­тов. На уровне счета издержек по всей структуре можно считать что-то одно.