Поступивший в магазин товар можно распределить по складам хранения и отделам торгового зала в полуавтоматическом режиме. При этом используются предварительно выполненные настройки распределения номенклатурных групп товаров.
Начальная стадия складского технологического процесса на исследуемом предприятии ЗАО «Тандер» магазин «Магнит» подразумевает операции по поступлению и приемке товаров.
Поставка макаронных изделий в ЗАО «Тандер» магазин «Магнит» осуществляется на основании заключенных договоров поставки. Бланк договора поставки представлен ниже (см. Приложения, форма 8).
Товары доставляются на склад ЗАО «Тандер» магазин «Магнит» автомобилем (транспортная фура), который выполняет следующие операции:
1. проверка целостности упаковки;
2. первичная приемка товаров по количеству;
3. укладка товаров на поддоны или тележки;
4. перемещение товаров в зону приемки.
Товаровед (директор) принимает у водителя пакет документов (накладные, прямой акт отгрузки, в котором есть вся информация о содержимом машины), проверяет в документах адрес доставки.
Если водитель имеет электронный ключ для регистрации прибытия то товаровед (директор) принимает документы, включает ключ в USB – порт, начинает осмотр пломбы. Отметки в ключе о времени убытия делаются только после соответствующих записях в маршрутном листе об окончании выгрузки.
Товаровед (директор) проверяет соответствие номера пломбы на машине номеру пломбы записанной в прямом акте загрузки (см. Приложения, форма 9). Далее проверяет целостность пломбы тента, бортов и дверей машины.
В случае нарушении целостности пломбы машины:
1. товаровед (директор) звонит в службу экономической безопасности;
2. машина не вскрывается до приезда службы экономической безопасности.
Товаровед (директор) снимает пломбу, руководит выгрузкой, проверяет отсутствие заваленных поддонов, соответствие стикеров на поддонах, целостность пленки на поддонах, если поддоны завалены или вскрыты:
1. товаровед (директор) звонит в службу экономической безопасности;
2. составляет акт осмотра машины;
3. ведет прием товара непосредственно с машины.
Товаровед (директор) организует прием товара в подсобном помещении по товарной накладной (см. Приложения, форма 10), либо межскладской накладной (см. Приложения, форма 11), сверяя с сертификатом соответствия (см. Приложения, форма 12).
Если нет возможности принимать товар в подсобном помещении то товаровед (директор) начинает приемку товара в торговом зале. При этом начинает с поддонов, которые затрудняют движение покупателей в торговом зале.
Товаровед (директор) или продавец визуально определяет дефицитные остатки товаров в торговом зале и начинает приемку с этих товаров.
Продавец берет с поддона коробку с товаром, вскрывая ее. Продавец называет наименование товара, вес единицы товара в коробке. Товаровед (директор) проверяет качество товара, наличие брака и утиля. Некондиционный товар тут же отставляется в отдельную коробку.
Товаровед (директор) отмечает в накладной принятую коробку и сообщает продавцу о готовности продолжить. Продавец принятую коробку снимает с поддона и перекладывает в тележку для вывоза в торговый зал или на другой поддон для складирования.
Если обнаружено несоответствие качества и количества товара, то товаровед (директор) составляет акт-претензию (см, Приложения, форма 13) или делает в накладной соответствующие пометки:
1. П (количество) – перевозок;
2. Н (количество) – недовоз;
3. Б (количество) — брак;
4. У (количество) — утиль;
Акт о приемке материалов (форма М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика.
Он составляется также при приемке материалов, поступивших без документов, и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.
Акт должен быть составлен в тот же день, когда выявлена недостача.
В акте приемки должно быть указано:
1. наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
2. дата и номер акта,
3. место приемки продукции и составления акта,
4. время начала и окончания приемки продукции;
5. в случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения;
6. фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
7. наименование и адрес отправителя (изготовителя) и поставщика;
8. дата и номер телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
9. дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
10. дата отправления продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
11. дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
12. номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;
13. условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или с помощью других измерительных приборов, проверенных в установленном порядке;
14. состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция - отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
15. порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием оснований выбора (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор и т.п.);
16. общий вес продукции - фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача - фактический и по трафарету на таре (упаковке);
17. транспортная и отправительная маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
18. точное количество недостающей продукции и ее стоимость;
19. заключение о причинах и месте образования недостачи.
Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов отправителя (изготовителя), то в акте должны быть указаны точные данные об их излишках.
В связи с недостачей товаров отправителю (поставщику) в установленный срок предъявляются претензии.
При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику).
При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции.
Если изготовитель или его местонахождение получателю не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя.
К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в соответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика).
При получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии. Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя).
О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.
Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок.
В случае когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.
При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию.
К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована.
В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с ее фактическим качеством.
В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с ее переводом в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом.
Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом.
О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.
Два – три продавца по мере приемки товара вывозят в торговый зал тележками и выкладывают его на полки. Этими же тележками из зала вывозят картон и мусор, образовавшийся при выкладке товара.
Запрещается вывоз следующей корзины с принятым товаром до тех пор, пока товар не будет разложен на места продажи.
Товаровед (директор) организует расстановку товара по местам продажи, при необходимости подключает большее количество продавцов для решения этой задачи, если приемка и наполнение корзин опережает выкладку товара или корзины с принятым товаром накапливаются в проходах торгового зала.
Продавцы расставляют товар с соблюдением всех основных принципов выкладки товара.
Особенно следует обратить внимание на ротацию товара. Необходимо расставлять партии товара с более коротким сроком хранения ближе к кромки стеллажа или поверх товара с более поздним истечением срока хранения, в зависимости от места продажи.
При установке новой коробки, продавцы место под нее обязательно протирают влажной тряпкой. При смещении коробки, продавцы передвигают ценники соответственно товару.
Если при выкладке обнаружен товар с истекшим сроком годности или со сроком, который истекает менее, чем через 7 суток, продавец снимает с продажи уже просроченный товар (непросроченный снимать нельзя), Товароведу сообщается название товара, срок годности, количество товара с истекающим (истекшим) сроком годности, после чего он оформляет запросы на списание или возврат, оформляет корректирующие документы, руководствуясь - «Инструкцией по созданию корректировок приходов МД» и «Инструкцией по работе с документами прихода и возврата корпоративного товара и товара местных поставщиков на МД».
Если при выкладке товара потерялся или пришел в негодность ценник (остается на пустой коробке или испачкался, порвался при перемещении коробок и товара), продавец тут же собирает образцы товаров, на которые отсутствуют ценники и, либо через кассы заказывает ценники, либо отдает образцы администратору для срочного формирования ценников. При выкладке следующей корзины с товаром следует расклеить заказанные ранее ценники.