Для документального оформления хозяйственных операций, отражающих процесс движения основных средств, и выполнения задач бухгалтерского учета основных средств в организации должна быть разработана система документооборота в соответствии с утвержденным графиком.
На основные средства, поступающие по договорам купли-продажи, организация покупатель получает от поставщика платежно-расчетные и отгрузочные документы (счет, счет-фактура).
Для оформления документации на поступающие основные средства приказом или распоряжением руководителя организации создается комиссия в составе соответствующих должностных лиц и лиц, на которых предусматривается возложение ответственности за сохранность поступающих основных средств.
Поступление основных средств в организацию оформляется актом приема-передачи основных средств(форма № ОС-1), который составляется постоянно действующей комиссией, на каждый объект. Акт составляется в одном экземпляре. B акте приема-передачи основных средств указывается наименование объекта, его краткая характеристика, первоначальная стоимость, сумма амортизации (если данный объект был в эксплуатации раньше). К акту прилагается техническая документация (паспорт, чертежи). Заверенный подписями членов комиссии и утвержденный руководителем организации, он сдается в бухгалтерию.
Учет основных средств ведется бухгалтерией пообъектно. Единицей учета основных средств является инвентарный объект, представляющий собой законченное устройство со всеми приспособлениями, позволяющими ему выполнять самостоятельные функции. Наличие у конкретного объекта нескольких частей с разными сроками их использования дает возможность рассматривать каждую из них в текущем учете как самостоятельный инвентарный объект.
Если объект основных средств поступил в организацию впервые, то на основании акта приема-передачи основных средств ему присваивается инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее, чем через 5 лет после выбытия. И открывается инвентарная карточка(форма № ОС-6)- (Приложение 3). Инвентарная карточка является регистром аналитического учета, в котором на основании представленных в бухгалтерию первичных документов отражается информация по движению, ремонтам, реконструкции, дооценки основного средства в течение всего срока эксплуатации в данной организации. B организациях, где основных средств немного, их учет ведется не на карточках, а в инвентарной книге(форма № ОС-6б). Инвентарные карточки (книги) заполняют на основании первичных документов (актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия.
Перемещение основных средств из одного структурного подразделения организации в другое оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме №ОС-2 в двух экземплярах. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй – структурному подразделению – сдатчику.
Номера актов (накладных) записывают в инвентарные карточки по форме №ОС-6, которые помещаются в картотеку по новому местонахождению.
Для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме №ОС-3.
Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, представителем организации, произведшей ремонт, главным бухгалтером и утвержденный руководителем организации, сдают в бухгалтерию организации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств вносят необходимые изменения, связанные с ремонтом.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передается организации, производившей ремонт.
Основные средства организаций могут выбывать в результате: ликвидации; безвозмездной передачи, продажи другим юридическим или физическим лицам; недостач, хищений и стихийных бедствий.
Под ликвидациейпонимают выбытие основных средств вследствие их ветхости, физического или морального износа, а также из-за аварий и стихийных бедствий. Для обоснования решения о невозможности или нецелесообразности дальнейшей эксплуатации и ремонта основных средств приказом руководителя организации создается постоянно действующая комиссия, в состав которой, например, могут быть включены: главный инженер, главный бухгалтер, материально ответственное лицо.
B случае полной или частичной ликвидации основных средств в зависимости от их вида комиссия составляет акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)(форма № ОС-4), акт о списании автотранспортных средств(форма № ОС-4)
или акт о списании групп объектов основных средств (кроме авто-
транспортных средств)(форма № ОС-4б), где указывается техническое состояние объекта и причины ликвидации; год изготовления и ввода в эксплуатацию; число и стоимость ремонтов, лицо, виновное в досрочном списании основных средств (если таковое есть); определяется результат от ликвидации путем сопоставления восстановительной стоимости основных средств и затрат на ликвидацию с суммой начисленной ранее амортизации, стоимостью материалов, запасных частей, полученных при разборке и годных к дальнейшему использованию.
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, a затем передается в бухгалтерию, где на его основании делаются соответствующие расчеты, записи в регистрах синтетического (журнале-ордере №13) и аналитического (инвентарной карточке(форма № ОС-6)) учета. Инвентарные карточки по выбывшим основным средствам из картотеки изымаются.
Продажа или безвозмездная передача основных средств другим организациям может быть проведена только с письменного согласия собственника. Эта передача оформляется актом о приеме-передаче основного средства (форма № ОС-1); здания, сооружения (форма № ОС-1а); группы объектов основных средств (форма № ОС-1б).
Факты хищений, порчи основных средств, потерь от стихийных бедствий могут быть выявлены в результате инвентаризации, оформляются документально инвентарной описью(форма № ИНВ-1) и составляемой на ее основе сличительной ведомостью(форма № ИНВ-18).
Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки. На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.
На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, краткую индивидуальную характеристику объекта. Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер, в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце. В бухгалтерии инвентарные карточки формируют картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.