Управление проведением аукциона осуществляется аукционным комитетом, в состав которого входит председатель (директор аукциона), представители местных органов муниципальных властей. Директору аукциона непосредственно подчинены исполнительные службы, в том числе: финансовая, правовая, экспертная, транспортная, и др. Аукционный комитет разрабатывает и утверждает правила аукционных торгов с графиком их проведения и назначением ведущего торгов - аукциониста.
Для участия в торгах каждый желающий должен оформить заявку и предложение на выдвижение товара на аукцион с подробным указанием его наименования, описанием, характеристикой потребительских свойств, качественных особенностях, данными о количестве экземпляров, а также сведеньями о владельце.
Экспертная оценка товара завершается установлением стартовой цены. В некоторых случаях продавец и работники аукционного комитета могут договариваться о «резервной» цене, ниже которой товар не может быть продан. Все условия аукционной продажи фиксируются в аукционном соглашении, подписываемом заинтересованными сторонами.
Принятые от продавцов товары сортируются в зависимости от качества по стандартным партиям или единицам товара, т.е. по лотам. От каждой партии отбирается образец. Каждому лоту присваивается номер, по которому он будет выставляться на аукцион. По завершении сортировки выпускается каталог с указанием номеров лотов, который рассылается возможным покупателям с приложением правил аукционного торга. Обязательное условие организации аукциона - заблаговременное предоставление потенциальным покупателям возможности ознакомиться с товарами. Все товары, заявленные для продажи и внесенные в аукционную ведомость, должны быть предварительно выставлены для осмотра. Потенциальные покупатели имеют возможность до аукциона ознакомиться с подлинными экземплярами товаров, так после продажи товара на аукционе никакие претензии к качеству не принимаются (кроме скрытых дефектов).
Аукционы заблаговременно оповещают продавцов (поставщиков) о сроках проведения торга. Для этого до начала аукциона, обычно за 1.5-2 месяца, в прессе помещаются рекламные объявления с указанием условий, места и времени проведения торгов, количества и ассортимента предлагаемых к продаже товаров. Весьма эффективными средствами информирования служат красочно оформленные рекламные щиты и транспаранты, располагаемые в местах проведения аукциона, на территории торговых предприятий, фасадах зданий, где проводится аукцион. На транспарантах, рекламных афишах указывают режим работы аукциона, дату и время проведения торгов, перечень принимаемых к продаже товаров, услуг и др. Наряду с этим применяться радио- и телевизионная реклама, рассылка возможным покупателям рекламных брошюр - проспектов, рекламных листков.
Торги начинаются в заранее определенный день и час и проводятся обычно в специальном аукционном зале имеющем форму амфитеатра.
При гласном способе проведения аукционов аукционист объявляет номер очередного лота, называет начальную цену испрашивает: «Кто больше?» Если очередного повышения цены не предлагается, аукционист после троекратного вопроса «Кто больше?» ударяет молотком, подтверждая, что данный лот продан последним, назвавшему и наивысшую цену.
Покупатель, желающий приобрести товар, поднимает сигнальную табличку, лицевая сторона которой обращена к аукционисту, и объявляет цену, превышающую стартовую.
Аукционист повторяет каждую предложенную покупателями цену и называет место, откуда поступила цена.
В тех случаях, когда из-за отсутствия интереса к данному лоту или по причине сговора покупателей не удается достичь намеченного уровня продажной цены, аукционист имеет право без объяснений снять лот с торга и выставить его позже снова.
После окончания торгов по данному лоту покупатель оформляет аукционную сделку. Для оплаты за купленный товар на аукционе бухгалтер выписывает товарный чек в двух экземплярах, в котором указывает наименование товара, номер информационной карты, номер лота, окончательную аукционную цену, сведения о покупателе, дату продажи. На основании оплаченного товарного чека бухгалтер регистрирует продажу товаров в аукционной ведомости для последующего распределения аукционной выручки (разница между стартовой и продажной ценой) между владельцем товара и организаторами аукциона.