Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Организация рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на ПК, чтения.
Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.
Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.
Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.
Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.
При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.
Рассмотрим несколько общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.
- конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПК, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы;
- высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм;
- рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм;
- конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПК, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления;
- рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья;
- поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений;
- клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей;
- для эффективного использования механического манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши;
- центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран;
- от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах или жалюзями. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).
Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.
Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.
Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.
В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.
Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля.
3. Площадь на одно рабочее место с персональным компьютером для взрослых пользователей должна составлять не меньше 6 м2, а объемом - не меньше 20 м3.
4. Для повышения влажности воздуха в помещениях с персональным компьютером следует применять увлажнители воздуха, которые заправляются ежедневно дистиллированной или кипяченой питьевой водой.
5. Запрещается производить ремонт персональных компьютеров непосредственно в рабочих помещениях.
6. Относительно световых потоков рабочие места с персональным компьютером должны располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно слева.
7. Схема размещения мест с персональным компьютером должна учитывать расстояния между рабочими столами с видеомониторами, которые должны быть не меньше 2 м, а расстояния между боковыми поверхностями видеомониторов, - не меньше 1,2 м.
8. Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сидения и спинки, а также по расстояния спинки от переднего края сидения, при этом регуляция каждого параметру должно быть независимым, легко осуществляться и иметь надежную фиксацию.
9. Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 60-70 см, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-числовых знаков и символов.
10. В помещениях с персональным компьютером ежедневно должна проводиться влажная уборка.
11. Помещение с персональным компьютером должно быть обеспечено аптечкой первой помощи и порошковым огнетушителем.
12. Высота рабочей поверхности стола для взрослых пользователей должна
регулироваться в пределах 60-80 см; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 72,5 см.
13. Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не меньше 60 см, шириной не меньше 50 см, глубиной на уровне коленей не меньше 45 см и на уровне вытянутых ног не меньше 65 см.
14. Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, которая имеет ширину не меньше 30 см, глубину не меньше 40 см, регуляция на высоте в пределах 15 см и по углу наклона опорной поверхности подставки до 200. Поверхность подставки должна иметь рифленую форму, по переднему краю бортик высотой 1 см.
15. Рабочее место с персональным компьютером должно быть оснащено
легкоподвижным пюпитром для документов.
16. Клавиатуру следует располагать на поверхности столе на расстоянии 10-30 см от края, обращенного к пользователю или на специальной регулируемой на высоте рабочей поверхности стола.
17. Длительность непрерывной работы на персональном компьютере без регламентированных перерывов не должна превышать 2 часа.
18. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно эмоциональной нагрузки, уставшей зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предупреждения развития уставшей целесообразно выполнять комплексы специальных физических упражнений.
19. С целью уменьшения негативного влияния монотонности целесообразно применять смену операций по вводу текста и цифровых данных, изменение редактируемых текстов и вводу данных.
20. В случае возникновения в работающих с персональным компьютером зрительного дискомфорта и других негативных ощущений, невзирая на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономичных требований, режимов труда и отдыха следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работ с персональным компьютером, коррекцию длины перерывов для отдыха или проводить замену деятельности на другую, не связанную с персональным компьютером.
21. Работающим за персональным компьютером с высоким уровнем напряжения во время регламентированных перерывов и в конце рабочего дня показанная психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях (комната психологической разгрузки).
РАЗДЕЛ 4. ОХРАНА ТРУДА
К самостоятельной работе на персональном компьютере допускаются лица, которые прошли медицинский осмотр. К непосредственной работе на персональном компьютере допускаются лица, которые не имеют медицинских противопоказаний. Женщины со времени установленной беременности и в период кормления ребенка молоком к выполнению всех видов работ, связанных использованием персонального компьютера не допускаются.
Перед началом работы оператор ПК и секретарь обязан:
- вымыть лицо и руки с мылом;
- осмотреть и привести в порядок рабочее место;
- отрегулировав освещение на рабочем месте, удостовериться в достаточном освещении, отсутствию отображений на экране, отсутствии встречного светового потока;
- проверить правильность подключения оборудования к сети;
- удостовериться в наличии защитного заземления и подключения экранного проводника к корпусу процессору;
- протереть специальной салфеткой поверхность экрана и защитного фильтра;
- удостовериться в отсутствии дискет в дисководах персонального компьютера;
- проверить правильность установки стола, стула, подставки для ног, пюпитра, положения оборудования, угла наклона экрана, положения клавиатуры и при необходимости выполнить регуляцию рабочего стола и кресла, а также размещение элементов компьютера с целью исключения неудобных поз, долгосрочных напряжений и в соответствии с требованиями эргономики.
При включении компьютера оператор и секретарь обязан придерживаться следующей последовательности включения оборудования:
1. Блок питания.
2. Периферийное оборудование (принтер, монитор, сканер и т.п.);
3. Системный блок.
Оператору и секретарю запрещается приступать к работе при:
- отсутствии гигиенического сертификата на ВДТ, который включает оценку визуальных параметров;
- отсутствии информации о результатах аттестации условий труда на данном рабочем месте или при наличии информации о несоответствии параметров данного оборудования требованиям санитарных норм;
- отсутствии защитного экранного фильтра класса "полная защита";
- выявлении неисправного оборудования;
- отсутствии защитного заземления ПЭВМ и ВДТ;
- отсутствии углекислого или порошкового огнетушителя и аптечки первой помощи;
- нарушении гигиенических норм расположения ВДТ (при однорядном расположении менее 1 м от стен, при размещении рабочих мест в колонну на расстоянии менее 1,5 м, при расположении на площадке меньше 6 м2 на одно рабочее место, при рядном расположении дисплеев экранами друг перед другом).
Для уменьшения действия вредных факторов рекомендуется: подготовить рабочее место так, чтобы исключить неудобные позы и долгосрочные напряжения; исключить блески на экране; не пользоваться люминесцентными лампами, если вы видеть их мерцание; обеспечить освещение стены или другой поверхности сзади дисплея так, как и экрана; лучше использовать жидкокристаллический дисплей; установить фильтр на экран и заземлить его; обеспечить расстояние от расположенных рядом терминалов не меньше 1,2 м; установить центр изображения на дисплее на высоте 0,7-1,2 м от уровня пола.
Рекомендуется оснастить рабочее место пюпитром для размещения документов и подставкой для отдыха рук.
Оператор и секретарь во время работы обязан:
- выполнять только ту работу, которая ему порученная и по которой он проинформирован;
- держать в чистоте и порядке рабочее место;
- держать открытыми все вентиляционные отверстия устройства;
- внешнее устройство "мышь" применять только при наличии специального коврика;
- при необходимости перерывы в работе на короткое время корректно закрыть все активные задачи;
- выключать питание только в том случае, когда во время перерыва в работе на компьютере должен находиться непосредственно поблизости возле видеотерминала, в других случаях питания позволяется не выключать;
- выполнять санитарные нормы и соблюдать режим работы и отдыха;
- придерживаться правил эксплуатации вычислительной техники соответственно инструкциям по эксплуатации;
- при работе с текстовой информацией выбрать более физиологичный режим отображения черных символов на белом фоне;
- придерживаться установленных режимом рабочего времени регламентированных перерывов в работе и выполнять в упражнения для глаз, шеи, рук, туловища, ног;
- придерживаться расстояния от экрана к глазам в пределах 60-80 см.
- Оператору и секретарю во время работы запрещается:
- касаться одновременно к экрану монитора и клавиатуры;
- касаться к задней панели системного блока при включенном питании;
- переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;
- загромождать верхние панели устройств бумагой и посторонними предметами;
- загромождать рабочее место бумагой, чтобы не допускать накопления органической пыли;
- выключать питание во время выполнения активной задачи;
- выполнять частые переключения питания;
- допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, на рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;
- включать сильное охлаждение оборудования;
- выполнять самостоятельное открытие и ремонт оборудования.
По окончании работы оператор и секретарь обязан придерживаться следующей последовательности выключения вычислительной техники:
1. Выполнить закрытие всех активных задач.
2. Удостовериться, что в дисководах нет дисков; выключить питание системного блока.
3. Выключить питание всех периферийных устройств.
4. Выключить блок питания.
По окончании работы оператор и секретарь обязаны осмотреть и привести в порядок рабочее место, вымыть руки и лицос мылом.
Оператор и секретарь обязан:
1. Во всех случаях выявления обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждений электрооборудования, появления запаха гари срочно выключить питание и известить об аварийной ситуации руководителю;
2. При выявлении человека, который попал под напряжение срочно освободить ее от действия тока путем выключения электропитания и к прибытию врача оказать пострадавшему первую помощь;
3. В любых случаях неполадок в работе технического оборудования или программного обеспечения срочно вызывать представителя инженерно-технической службы эксплуатации вычислительной техники;
4. В случае появления рези в глазах, резкого ухудшения видимости, невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появления боли в пальцах или кистях рук, послаблении сердцебиения быстро покинуть рабочее место, сообщить об этом руководителю работ и обратиться к врачу;
5. При загорании оборудования выключить питание и принять мероприятия по гашению пожара с помощью углекислотного или порошкового огнетушителя, вызывать пожарную команду и известить руководителя работ.
В случае выключения электропитания прекратить работу и доложить
руководителю. Не нужно самостоятельно выяснять и устранять причину. Помните, что напряжение может неожиданно появиться.
При пожаре и загорании помните, что гасить электроустановки следует углекислым и порошковым огнетушителем, а также сухим песком, предотвращая поражение электрическим током.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ