1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.
2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.
3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.
Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.
Дело №1-2. т.1
Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе
Начало____
Окончание _____
4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).
Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.
В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.
Если дело состоит из нескольких томов:
Дело № 5-6 т.1
Лицевые счета работников «А-М»
Дело №5-6 т.2
Лицевые счета работников «М-Я»
Принципы, как правило, комбинируются.
Оформление дел
В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.
Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.
Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.
Полное оформление предусматривает:
ü Нумерацию листов в деле;
ü Составление листа-заверителя;
ü Составление ВО в необходимых случаях;
ü Подшивку/переплет дел;
Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).
ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
На обложке указывается наименование вышестоящей организации в именительном падеже, самой организации (И.п.), структурного подразделения (в И.п.), индекс дела по НД, номер тома, заголовок, дата (крайние даты), количество листов, срок хранения, архивный шифр по годовому разделу сводной описи дел.
Если названия организаций имеют официально принятые сокращения, они указываются в скобках в именительном падеже. Если название меняется в течение периода, охваченного документами дела, то на обложке указываются оба названия: прежнее название берется в скобки, а новое пишется над ним. Зачеркивать не следует.
Если дело в течение года было заведено в одной организации, а закончено в другой, то на обложке предусматривается место для написания наименования архива, в который документы были приняты на хранение (сверху).
Заголовки дел и индексы переносятся на обложку из утвержденной НД. Если заголовок по НД не отражает реального содержания документов в деле, в него вносятся уточнения (как правило, приказов и протоколов): номера документов, подшитых в данном деле («Приказы №1-100 по основной деятельности. Т.1.»).
В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки с прописной буквы указывается копийность документов (в одной строке с заголовком): «Приказы по основной деятельности. Копии». Подлинность не оговаривается.
При формировании дел более 250 листов указываются тома. На обложку должно выноситься указание номера тома: «Дело №3-5. т.1».
В заголовках дел, содержащих личные дела, счета, личные карточки, выносятся крайние начальные буквы фамилий работников в алфавитном порядке.
Индексом личного дела является порядковый номер по книге учета личных дел.
Дата пишется арабскими цифрами. Определение даты заведения и окончания проводится в строгом соответствии с документами, находящимися в деле. Датами заведения/окончания переписки считаются самые ранние и поздние даты регистрации: Начато _____
Окончено _____
Дела с нормативными и плановыми документами датируются по дате их утверждения.
Дела с протоколами, в т.ч. и сформированные вместе с документами коллегиальных органов, датированные с учетом проставления дат как протоколов, так и прилагающихся к ним документов.
Отчетная документация датируется по дате составления.
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указывается начало и окончание каждого тома.
Если дело является журналом (книгой) регистрации, то датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датами личных дел являются даты о подписании приказа о приёме и увольнении. Если несколько личных дел сформированы в одно, то указывается только дата увольнения. Точно так же проставляется дата и при оформлении личных карточек уволенных работников.
Дата может не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы, отчеты, т.к. их даты могут отражаться в заголовках. Иногда в деле могут отлаживаться документы с более ранними датами, чем даты всех остальных документов, находящихся в деле. В этом случае после указания на обложке крайних дат, с новой строки делается запись «Имеется документ за 20.01.2001».
Если дата или отдельные элементы определены приблизительно, указаны на основании содержания документа либо дата, другие элементы сомнительного происхождения, ставится знак «?» либо дата/ее части берется в квадратные скобки: [не ранее 2006 г.],[не ранее 25.08.2006 г],15.[12]. 2006.
В том случае, если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются 3 даты:
ü заведения в первой организации Начато: 01.12.2006
ü поступления в другую 10.05.2007
ü окончания дела Окончено: 31.12.2007
Количество листов выносится на обложку из листа-заверителя: «на 150 л.».
Срок хранения переносится из соответствующей НД: «Хранить…»
Полностью оформляются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после завершения их в делопроизводстве и переданные по описи из структурных подразделений в архив организации. В архиве на основании описей структурных подразделений в течении следующего года составляются годовые разделы сводных описей дел организации.
При внесении дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело числится в архиве (фонд, опись, дело). После включения дела в опись в ведомственном архиве проставляется архивных шифр, номер фонда, номер описи номер дела по годовому разделу сводной описи дел.
Обложка оформляется в течение 3 лет: после заведения де по НД, по окончанию делопроизводственного года и после составления сводной описи. На обложке отражается установленный порядок хранения дела, суть которого заключается в следующем: за минусом 2 делопроизводственных лет дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дела хранятся полностью оформленными и учтенными по описям.
Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению. Допускается их не систематизировать, не нумеровать, не подшивать, не составлять лист-заверитель, крайние даты не выносить, а только годы, за которые сформированы документы. Все надписи делаются светостойкими чернилами, тушью.