Электронное письмо с уведомлением о получении по правилам этикета - признак неуважения и недоверия к своему партнеру. Уместнее после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет.
Для подтверждения может использоваться следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
На электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.
Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает. Имейте ввиду, что если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней - это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.
Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
Редактирование делового письма
Редактирование - это исправление, улучшение уже написанного текста, подбор наилучших вариантов выражения мыслей. Редактирование - это такое прочтение текста, которое может потребовать не только исправления отдельных ошибок, но и переделки отдельных фрагментов текста, перестройки предложений, удаления излишних повторов, ликвидации двусмысленности, чтобы форма текста наилучшим образом соответствовала его содержанию. Суть редакторской работы - перестроение композиции, выбор лучшего синонима, более точного слова, более удачной формы, синтаксической конструкции, броского заголовка, забойного зачина, яркой концовки, и т. п.
Цели редактирования:
• адекватно, емко, точно, красиво и грамотно выразить то, что хочет сказать автор;
• подать мысли так, чтобы они были интересны, понятны, полезны читателю.
Следует взять за правило перечитывать все свои тексты для их правки и редактирования. Даже не имеющий опыта редактирования человек при прочтении собственного текста вполне может найти слабые места и подправить их, поточнее, покороче выразить мысль, найти слово поуместнее и так далее.
Приложения делового письма
Нельзя посылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма. Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что же находится в приложенных файлах. Иначе письмо без сообщения, но с файлами, будет восприниматься, как рекламный спам или вирусная атака. Поэтому важная информация должна обязательно содержаться в самом теле письма, а ее адекватное обозначение - в теме-заголовке. Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «Тема».
Проявления этикета в письменной документации
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.
Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм.
Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля письма. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Зачастую именно она определяет характер делового диалога.
При формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа:
«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения…(Вместо «Предлагаю…)»
«Напоминаем Вам, что срок выполнения договора истекает…»
«Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования…»
Содержание делового письма
Самое главное - деловое письмо должно быть содержательным и его содержание должно быть интересным не только для отправителя, но и для получателя. Никакие формулы вежливости и шаблоны не спасут письмо, если в нем нет делового содержания.
Текст письма не должен допускать нескольких толкований.
Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы.
Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения.