В любом проекте присутствует неопределенность, а значит, изменения неизбежны. Они могут касаться не только содержания проекта, но и других параметров: затрат, сроков, качества, участников проекта и организации исполнения работ. Однако именно изменения, связанные с содержанием проекта, оказывают наиболее существенное влияние на другие параметры проекта и на проект в целом. По оценкам экспертов, изменения содержания проекта влекут около 80% изменений в реализации проекта.
Для обеспечения эффективного контроля содержания работ проекта должны быть определены формальные процедуры управления изменениями.
Причинами изменений в содержании проекта могут быть:
1) изменения на рынке;
2) изменения в стратегии и приоритетах организации-заказчика;
3) действия конкурентов;
4) технологические изменения;
5) изменения в ценах и доступности ресурсов;
6) экономическая нестабильность;
7) ошибки в планах и оценках;
8) ошибки в технической документации;
9) влияние других проектов.
Изменению могут быть подвергнуты следующие элементы проекта:
1) цели проекта;
2) ограничения проекта;
3) требования к промежуточным и конечным результатам;
4) спецификация продуктов проекта;
5) используемые технологии и технологические решения;
6) содержание контрактов на работы и поставки;
7) используемые стандарты и требования к приемке.
Все множество изменений можно разделить на два основных типа:
1) осознанные (желательные) изменения;
2) вынужденные изменения.
Например,
Если во время реализации проекта появилась новая технология, которая позволяет ускорить выполнение проекта, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение изменить технологические решения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет изменения, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта.
Когда же требуется изменение решения из-за низкого качества полученных промежуточных результатов, то руководство вынуждено пойти на пересмотр решения и содержания работ.
Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками.
Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть идентифицирована и реализована с определенной выгодой для проекта.
Неконтролируемые изменения, осуществляемые в процессе реализации проекта, могут иметь чрезвычайно разрушительный характер для всего процесса управления.
Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходима соответствующая методика.
Она должна обеспечивать:
1) эффективное взаимодействие участников проекта в процессе принятия решений и реализации изменений;
2) четкое разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением;
3) возможность четко отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.
Процесс управления изменениями можно рассматривать как набор документированных шагов, обеспечивающих учет и сопровождение каждого отдельного изменения, от появления потребности в нем до его полной реализации.
Степень детальности и формализованности таких шагов может не только значительно варьироваться в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но и изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.
В общем виде методика управления изменениями должна регламентировать процесс протекания изменений в рамках нескольких последовательных шагов (см. таблицу 1).
Таблица 1 – Этапы управления изменениями
| Наименование этапа | Характеристика |
| 1) Описание | Необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается. Кто-либо из участников проекта (заказчик, команда проекта или третья сторона) могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через последующие шаги процесса контроля за изменениями |
| 2) Оценка | Анализ влияния предлагаемого изменения на параметры проекта. Для этого производятся сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются. В зависимости от степени влияния изменения на проект определяется уровень руководства, на котором может быть принято решение по данному изменению. В проведении переговоров и принятии решения о реализации изменения могут участвовать менеджер проекта, ответственный за реализацию данной части проекта исполнитель, представитель заказчика, а при необходимости – и представители заинтересованных организаций. |
| 3) Одобрение | Рассматриваются результаты анализа и принимается решение: - одобрить изменение; - отказаться от него; - отложить изменение. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. |
| Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Принятые решения документируются | |
| 4) Реализация | Изменение вносится в план проекта и реализуется. |
| 5) Подтверждение исполнения | Контролируется корректное и полное выполнение работ в рамках данного изменения. После выполнения необходимых работ изменение снимается с контроля, но информация о нем остается в журнале изменений и архиве проекта. |
Пошаговый процесс контроля изменения приведен в таблице 2.
Таблица 2 – Пошаговый процесс контроля изменения
| Наименование шага | Начальный статус | Конечный статус |
| 1) Идентификация проблемы | Нет | Проблема. |
| 2) Описание проблемы | Проблема | Разрешение проблемы (или заявка на изменение). |
| 3) Анализ и описание изменения | Заявка на изменение | Предлагаемое изменение. |
| 4) Рассмотрение и утверждение изменения | Предлагаемое изменение | Варианты: - предложение отвергнуто; - необходима доработка; - необходимо утверждение финансирования; - изменение утверждено. |
| 5) Доработка (детальный анализ последствий) | Предлагаемое изменение | Детальное описание изменения и последствий. |
| 6) Переговоры | Предлагаемое изменение | Изменение утверждено. |
| 7) Реализация | Изменение утверждено | Изменение реализовано. |
| 8) Подтверждение исполнения | Реализованное изменение | Реализация принята. |
| 9) Закрытие | Реализованное изменение. Корректность реализации | Снято с контроля. |
На рисунке 9 представлен пример сводной формы контроля изменения, которая содержит обобщенную информацию об изменении.
Существуют понятия «деформация содержания», «расползание содержания».
В данном случае речь идет о незначительных изменениях в содержании проекта.
Если масштабные изменения тщательно рассматриваются и анализируются, то на незначительные изменения часто не обращают серьезного внимания.
Рисунок 9 – Пример сводной формы контроля изменения
Со временем небольшие изменения накапливаются, что в итоге может приводить к срыву сроков и удорожанию проекта.
Частые незначительные изменения на проекте могут также вести к недовольству исполнителей.
Менеджер проекта должен настороженно относиться ко всем изменениям и избегать внесения изменений в проект без тщательного анализа и обоснования необходимости.