Прибыв в гостиницу, обращаются к администратору и, если есть свободные места или они
заранее забронированы, заполняют листок проживающего. Во многих зарубежных гостиницах записывают свое имя в книгу для гостей. Поведение при въезде в гостиницу.
Въезжая в гостиницу, вы, прежде всего, встречаетесь с сотрудником службы регистрации и размещения. Если вы зарезервировали номер заранее, то назовите свое имя и, по возможности, номер регистрации, который вам дали при бронировании. Как правило, вам предложат заполнить небольшую анкету проживающего, в которой необходимо указать свое имя, адрес, паспортные данные, а также сведения о том, как вы предполагаете расплачиваться за проживание (наличные, по перечислению или кредитной карточкой). Во многих случаях при оплате наличными вас могут попросить внести частичный или полный задаток за проживание, исходя из предполагаемого срока вашего пребывания.
При регистрации рекомендуется уточнить, что входит в стоимость номера (так например, в ряде гостиниц легкий завтрак включен в стоимость проживания), порядок парковки автомашины, порядок пользования телефоном, в том числе междугородным и международным, порядок и величину чаевых, принятые в отеле. Вполне уместно поинтересоваться, как и где организован в этом отеле завтрак, обед и ужин, как сделать фотокопию, отослать факс и т. д. Предупредите администрацию гостиницы, если вы ожидаете поступления почты или факса. Если у вас есть с собой ценные вещи, то поинтересуйтесь, есть ли в номере мини-сейф, или предоставляется ячейка в сейфе гостиницы — в таком случае вам могут дать отдельный ключ.
В большинстве гостиниц вам выдадут специальную регистрационную карточку постояльца – это пропуск на проход в гостиницу и на пользование некоторыми дополнительными услугами. Закончив регистрацию, попросите, если необходимо, выделить носильщика для доставки вещей в номер (в этом случае носильщик возьмет у регистратора ключ и откроет ваш номер). Носильщик, как правило, будет ожидать от вас чаевых.Осмотрев номер, сразу известите регистратора о возможных неисправностях в оборудовании. В этом случае их должны устранить или предоставить вам другой равноценный номер.
Гостям предлагается целый комплекс основных и дополнительных услуг. За
дополнительные услуги платят чаевые. О сумме чаевых можно поинтересоваться у
администратора. Чаевые за покупку газет – 10 – 20 % стоимости этих газет.
Питание в гостинице.
В большинстве гостиниц есть свой ресторан или кафе, а в некоторых отелях их может быть даже несколько. Как правило, один из них выделяется для организации утреннего завтрака постояльцев. В некоторых гостиницах стоимость завтрака включена в стоимость номера – это вы можете уточнить при регистрации. Если с вами проживают дети, за которых до определенного возраста деньги за проживание берутся по сниженному тарифу или же они живут бесплатно, то за их завтрак вам могут предложить заплатить отдельно.
В большинстве гостиниц постояльцы могут записывать стоимость питания на свой гостиничный счет. В этом случае необходимо только подписать ресторанный счет, указав номер комнаты.Некоторые гостиницы предлагают своим постояльцам заказы еды в номер (room service). Это может быть чай с бутербродами или же полный обед или ужин. Такое обслуживание несколько дороже, чем посещение ресторана или кафе.В кафе или ресторанах при гостинице места обычно не заказывают. Это, однако, не относится к дорогим эксклюзивным ресторанам при высококлассных гостиницах. Собираясь в такой ресторан, желательно заранее позвонить и проверить, что место для вас есть.В ряде гостиниц к услугам проживающих в номере предоставляется небольшой холодильник «мини-бар» с напитками (вода, соки, пиво, вино и крепкие спиртные напитки), который периодически пополняется, а счет за использованные напитки включается в ваш гостиничный счет.В некоторых случаях гостиничные номера оборудованы малогабаритной плитой и мойкой, а также небольшим набором посуды и кухонной утвари. В этом случае вы можете готовить в своем номере. Но иногда может быть предложен лишь небольшой электрочайник для подогрева воды. В любом другом случае пользование какими-либо приборами для приготовления пищи в номере (электроплитками, кипятильниками и т.п.) недопустимо.
В ресторан и в буфет выходят в соответствующей одежде. Не принято выходить из номера
в тапочках, пижаме или в халате. Спортивный костюм предназначен для занятий спортом в номере вдвоем, стараются не мешать друг другу работать с документами или отдыхать.
В случае приглашения в номер гостя следует предварительно предупредить об этом соседа по номеру.
Отсутствие дежурных на этажах, как правило, в зарубежных гостиницах говорит о том, что в коридоре, лифте установлены телекамеры.
Выезд из гостиницы.
В большинстве гостиниц существует «расчетный час» выбытия постояльцев из отеля.Как правило, это 10—11 часов утра. Если вы собираетесь выехать позже, то об этом необходимо предупредить администрацию. При большой задержке вам могут предложить частично или полностью оплатить еще один день пребывания (проживание в гостиницах обычно оплачивается по проведенным в ней ночам) или же вынести свои вещи из номера, оставив их на хранение у администратора.Как правило, при отъезде вы испытываете дефицит времени. Поэтому лучше все предварительные расчеты за проживание в гостинице провести накануне, воздержаться от пользования мини-баром, от международных или междугородних звонков непосредственно перед выездом. Прежде чем уехать, вы сможете ознакомиться с предварительным счетом и, проверив его, окончательно рассчитаться. Итак, можно сформулировать ряд правил, которые нужно учитывать при выезде из гостиницы:
1. В день, когда истекает срок Вашего пребывания в данном отеле, надо освободить номер до 12.00.
2. Перед Вашим отъездом из гостиницы необходимо отблагодарить чаевыми горничную за ежедневную уборку номера (1 - 2 доллара за каждый день Вашего проживания). Если не удаётся передать чаевые ей лично, оставьте в номере в конверте с надписью "Для горничной".
3. Также при выезде из гостиницы полагается оставить "на чай" 10 - 20 долларов портье.
4. Не забывайте вещи, уезжая из гостиницы.
Этика секретаря
В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Нужно ли посетителю стучаться в дверь кабинета руководителя?
Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет.
При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что могло бы скомпрометировать его. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешении войти.
В нерабочее время следует в дверь постучать; открыть ее можно только после того, как услышали приглашение. Если ответа нет, постучать еще раз (возможно чуть громче). При отсутствии реакции дверь открывать ни в коем случае нельзя! Ведь если хозяин на месте, но не дал разрешения, значит он не готов ни с кем видеться, а посетитель, невзирая на это, заходит к нему. Если же хозяин отсутствует, то он может появиться в момент, когда посетитель закрывает дверь, и подумает, что тот выходит из его кабинета. Мало кому понравится осознавать, что в его отсутствие в кабинете был посторонний.
Вам позвонил деловой человек более высокого или равного статуса. Именно ему предоставляется преимущественное право дать знак к окончанию разговора. Ведь только он знает, сколько у него вопросов и получил ли он ответы на них. Однако звонящий должен неукоснительно заботиться о краткости своего обращения. Существует единственный способ добиться этого - хорошо подготовиться к разговору, написать его план и ключевые фразы.
ТЕХНИКА ОБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕФОНУ
Снимайте трубку не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.
• Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.
• Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе, когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.
• Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.
• Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»
Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.
Обязательно надо записать:
• Дату и время звонка;
• Фамилию, имя, отчество и должность звонившего;
• Суть сообщения;
• По какому номеру перезвонить и когда.
Типичные ошибки при телефонном общении:
• Неготовность вести диалог;
• Недружелюбие, сухость в общении;
• Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;
• Нетерпение;
• Желание быстрее закончить разговор и положить трубку;
• Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;
• Недостаточное участие в проблемах собеседника;
• Долгие паузы, связанные с поиском документов.
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.
1. я не знаю
2. мы не сможем этого сделать
3. вы должны….
4. подождите секунду, я скоро вернусь
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены о разосланы за 24 часа до совещания.
В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание - требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы.