Анализ кадрового состава организации (предприятия) предполагает периодическое и целенаправленное изучение работников по характеристикам пола, возраста, образования, квалификации, стажу работы и другим социально-демографическим признакам.
Предусматривает:
1. определение качественного и количественного состава персонала с высшим и средним специальным образованием;
2. определение качественного уровня расстановки работников по должностям;
3. определение степени рационального использования специалистов с высшим и средним специальным образованием и др.
Структурная укомплектованность кадрового состава - показатель, оцениваемый путем сопоставления кадровой структуры с установленным для организации классификатором работников управления.
Качественная укомплектованность кадрового состава - показатель, соответствия профессионально-квалификационного уровня, профиля образования, практического опыта работников требованиям занимаемых рабочих мест (должностей).
Количественная укомплектованность кадрового состава - показатель, оцениваемый путем сопоставления фактической численности работников с требуемой (расчетной) величиной по трудоемкости операций.
При анализе численности и состава следует распределять всех работников организации по категориям. Отнесение работников к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание их труда.
В статистике выделяются следующие категории персонала: рабочие, руководители, специалисты, служащие. К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и др.
К руководителям относят работников, занимающих должности руководителей организаций, структурных подразделений, и их заместителей.
К специалистам относят работников, занятых инженерно-техническими, экономическими и другими работами.
Категорию служащих (технических исполнителей) составляют работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание.
На промышленных предприятиях персонал распределяется на промышленно-производственный и непромышленных организаций, состоящих на балансе промышленного предприятия.
Действующее законодательство, касающееся управленческой деятельности организации любой формы собственности, требует документирования управленческих процедур. Среди все совокупности управленческих документов важную роль играет организационно-распорядительная документация (ОРД). Она образуется при оформлении распорядительной деятельности аппарата управления организации, включая ее кадровую службу.
4. Какие нормативно-правовые акты регулируют документационное обеспечение деятельности социальных служб?
Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.
Определения ключевых понятий в сфере информации - "информация", "информатизация", "документированная информация (документ)", "владелец информации", "пользователь информации" закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (Приложение № 1).
В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Так же, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, собственности муниципальных образований, юридических и физических лиц.
Федеральный закон от 04 июля 1996 года № 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" регулирует:
создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства;
защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене;
защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.
Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. Закон определяет, что объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного объекта, а субъектами - Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Также закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства при информационном обмене.
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне" регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.
Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" и от 24 января 1998 года № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне".
В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации
Закон Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5341-1 "Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах" определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.
С целью внедрения "Основ законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах" был принят Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 "Об утверждении положения об архивном фонде Российской Федерации". Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации.
Согласно "Положению о Федеральной архивной службе России" (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (Приложение № 25)
Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации на пример: Закон Тюменской Области "О гербе и флаге Тюменской области" от 24.05.95 № 4 устанавливает описание символов Тюменской области и порядок их официального использования (Приложение № 26), Закон Ханты -Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-ОЗ "О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа" устанавливает описание символов ХМАО (Приложение № 27), Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 декабря 1999 года № 59-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа" устанавливает (Приложение № 28)
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" регламентирует использование государственного языка в официальных документах. (Приложение № 29)
Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" устанавливает - понятие "товарный знак и знак обслуживания", виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках. (Приложение № 30).
Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"
"Правила оказания услуг почтовой связи" утверждены постановлением правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе.
(Приложение № 31).
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются Закон Российской федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", а также государственные стандарты системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1 10 - 95).
В соответствии с Законом Российской Федерации "О стандартизации" к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:
" государственные стандарты Российской Федерации (государственные стандарты);
" международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;
" общероссийские классификаторы технико-экономической информации;
" стандарты отраслей;
" стандарты предприятий;
" стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России. Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Госстандарт России и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
В государственных стандартах системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1.10 - 95) закреплены следующие нормы:
" определения, задачи и основные принципы в области стандартизации;
" положения о порядке разработки государственных стандартов;
" о построении, изложении и оформлении стандартов;
" их утверждения;
" регистрации;
" введение в действие;
" о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов.
Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).
5. Какой объем и содержание имеют понятия «информация» и «документ»?
Понятие "документ" в наше время является наиболее распространенным в науках, изучающих разные способы хранения и передачи в обществе знания (или информации). Существует множество определений документа, которые зафиксировали представления о нем.
Значения понятия "документ"
Анализ множества разнообразной литературы, касающейся толкования значения понятия "документ", позволяет сделать вывод о том, что для разных ученых, в разных контекстах, разных науках понятие "документ" имеет разный объем. Объем понятия — это класс обобщенных в понятии предметов. Объем понятия взаимосвязан с содержанием понятия, то есть совокупностью (обычно существенных) признаков, по которым проведено обобщение и выделение предметов в данном понятии.
Разные значения понятия "документ" имеют общее основание: самое
широкое значение поглощает, охватывает все другие, менее широкие. Иначе
говоря, соотношения между разными значениями понятия "документ"
строятся по "принципу матрешки": каждое более широкое значение
поглощает менее широкое (рис. 1.1).
Документ I — любой материальный (субстанциальный) объект используемый для передачи информации в обществе
Документ II — предмет материальной культуры человечества (любой материальный объект "второй природы")
Документ III — созданный человеком материальный
объект, специально предназначенный для передачи
зафиксированной в нем информации в обществе
Документ IV — любая запись информации
Документ V — запись, являющаяся
непосредственным результатом определенной
деятельности и свидетельствующая о ней
Документ VI — запись, содержащая сведения о юридическом факте
Документ VII — запись о юридическом факте, имеющая необходимый набор элементов засвидетельствования
Документ VIII — запись о юридическом факте, удостоверяющая личность
Документ I — наиболее широкое значение, охватывающее все остальные. Это любой материальный (субстанциальный) объект, как искусственный, так и природный, который может быть использован для передачи информации в обществе. Для этого он должен быть включен в определенное собрание или коллекцию. К таким документам относятся не только произведения письменности или другие документы, в которых информация "записана" тем или иным способом, но и любые вещи, предметы, которые могут быть представлены в музеях, на выставках и т. п. В объем понятия Документ I включают даже представителей живой природы — в том случае, если они используются для передачи знаний (информации) о них. Дефиницию Документа I сформулировала, например, Сюзанна Брие, бывшая вице-президентом Международной федерации по документации: это — "всякое свидетельство — конкретное или символичное, закрепленное или зарегистрированное, служащее для представления, воспроизведения или доказывания определенного физического или интеллектуального явления". Она дала также широко известный комментарий к этой дефиниции: "Является ли документом звезда? Или камень, обточенный струями воды? Нет. Но документами являются фотографии и каталоги звезд, камни в минералогическом музее, животные, описанные в каталоге и выставленные в зоологическом парке"1.
Второе по объему понятия значение — Документ II — охватывает также разнообразные материальные объекты, за исключением объектов естественного происхождения. Документ II — это предмет материальной культуры человечества или любой материальный объект так называемой второй природы, созданной человеком. Это — вещи, свидетельствующие об уме человека, об уровне развития человеческой цивилизации. В таком значении понятие "документ" использовал, например, немецкий пропагандист идей документации Отто Франк2.
Документ III — это материальный объект, созданный человеком специально для передачи информации в обществе. Из разнообразных произведений человеческих рук и мышления к объему понятия Документ III принадлежат лишь такие, которые создавались именно для передачи определенных знаний, чувств, представлений человека. Это, кроме разнообразных форм "записи информации", еще и трехмерные произведения изобразительного искусства (скульптуры, архитектуры), а также модели, макеты, муляжи, наглядные пособия и другие подобные объекты.
Документ IV — это материальный объект, в котором зафиксирована любая запись информации, выполненная любым разработанным человеком способом. Записью называют, прежде всего, письменную фиксацию слов (естественных языков) любыми знаками. Но записью является и любая фиксация информации графическими знаками, в том числе и музыкальными — нотами, и знаками, изображающими предметы (изобразительными), и знаками, условно обозначающими определенную территорию (картографическими). С развитием техники разнообразие записей увеличилось благодаря возможностям не "ручных", а опосредованных техническими средствами записей звука (в том числе устной речи, музыки, шумов и т. п.); фотографических "записей" изображений; кинематографических записей движущихся изображений и звука и т. п. Записью информации является также ее фиксация электронно-вычислительной машиной на разнообразных носителях и разными способами, обусловленными техническими характеристиками применяемой для записи электронно-вычислительной техники.
Понятие "запись информации" является достаточно широким и охватывает разные способы записи. Вместе с тем, оно еще не определено достаточно четко. Например, не ясно, можно ли считать "записанными" произведения живописи в оригинале.
Некоторые авторы распростаняют понятие "записанная информация" на все материальные объекты, которые могут использоваться для передачи информации в обществе. Например, Наталья Николаевна Кушнаренко считает, что определение документа как записанной информации "позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.)"1. На наш взгляд, такая трактовка понятия "документ" возможна только в том случае, когда в его определении нет указания на способ фиксации информации (то есть на "запись"); тогда объем понятия "документ" равняется значению Документа I.
Краткая дефиниция Документа IV звучит так: "Записанная информация". Нет необходимости доказывать, что запись информации может быть осуществлена лишь человеком, разработанным человеком (точнее, обществом) способом. Именно это значение понятия "документ" принято как главное во многих трудах, посвященных информационной деятельности. Оно было закреплено в международном стандарте "ИСО 5127-83. Документация и информация. Словарь": это "записанная информация, которая может использоваться как единица в документационном процессе". Такое определение не означает, что документ перестал быть "материальным объектом". Оно только подчеркивает, что информация в таком документе существует в виде записи. Этот вывод подтверждается и следующей редакцией международного стандарта ИСО 5127, где документ определяется как "записанная информация или материальный объект, который может рассматриваться как единица в документационном процессе"2.
В объем понятия Документ IV не включаются трехмерные произведения искусства (скульптуры) и трехмерные наглядные пособия, а также другие произведения материальной культуры человечества и природные объекты.
Именно Документ IV является тем значением понятия "документ", которое используется в библиотечном деле, в библиографической и научно-информационной деятельности, в архивном деле.
Документ V — это такая запись информации, которая является "остатком" (или непосредственным результатом) определенной человеческой деятельности и свидетельствует о ней. К объему понятия Документ V относят, прежде всего, материалы деятельности государственных учреждений, общественных организаций, должностных лиц, а также другие документы, создаваемые в процессе административной или производственной деятельности. За пределами понятия документа в этом значении остаются материалы, описывающие ту деятельность, которая изучается историком, но создаваемые вне ее. Такое понимание документа является относительным, характерным именно для исторической науки.
Объем понятия Документ V может изменяться в зависимости от того, какой вид деятельности изучается историком. Например, при изучении деятельности государственного учреждения документами считаются его планы, отчеты, протоколы заседаний и т. п., а недокументальными материалами — научные исследования об этом учреждении, публицистические статьи, учебные пособия, воспоминания, описывающие эту деятельность. Но при изучении деятельности ученого, автора научных трудов, учебных пособий именно они (научные исследования, учебные пособия и т. п.) будут рассматриваться как документальные материалы, если они являются произведениями этого лица; при изучении деятельности писателя такими будут его произведения, принадлежащие к художественной, публицистической, научно-популярной или другой литературе.
Документ VI — это такая запись, которая не только создается в процессе определенной деятельности, но и обязательно содержит сведения о юридических фактах. Юридическими фактами считают предусмотренные законом обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения (или видоизменения, прекращения) конкретных правоотношений. Правоотношения — это отношения между отдельными личностями (или лицами и учреждениями), которые определяют их права и обязанности, правила поведения в обществе. Правоотношения закрепляются в договорах, соглашениях, административных актах и других официальных письменных документах, направленных на регулирование общественных отношений. Документом в значении Документа VI уже нельзя называть научные труды или художественные произведения.
Документ VII — это запись о юридических фактах, имеющая необходимый набор засвидетельствований. Например, протокол заседания, в котором нет подписей председателя и секретаря, уже не считается документом в таком понимании. Для разных видов документов (в этом значении) нужны разные формы засвидетельствования: подписи должностных лиц, печати, специальные бланки документов и т. д. Даже внутренняя форма записи, наличие и последовательность тех или иных сведений имеет определенное значение при установлении степени "документальности" таких материалов. Особенности подготовки и оформления таких документов изучают в курсах делопроизводства.
Наконец, в значении Документа VIII документом считается только такая запись о юридическом факте, которая удостоверяет личность. Документы, принадлежащие к этому значению, неоднородны. Это могут быть личные документы официального происхождения, удостоверяющие факты жизни гражданина (свидетельства о рождении, браке, смерти), его общественное состояние, партийную принадлежность (а также членство в разных общественных организациях), награды, права (имущественные, водителя) и т. п. Другой класс документов в значении Документа VIII — служебные документы, удостоверяющие личность: служебные удостоверения, свидетельства (на командировку), доверенности (на ведение дел, представительство в суде), другие мандаты. Именно в значении Документа VIII употребляют термин "документ", когда просят, например, "предъявить документы".
Это значение понятия "документ" самое распространенное в быту. Оно известно каждому человеку. На первый взгляд, оно не имеет ничего общего с Документом I или с Документом IV, но оказывается, что определенные общие черты у них есть. Безусловно, за пределами понятия Документ VIII остается множество таких материальных объектов, которые в других значениях тоже считаются документами.
С точки зрения любого значения понятия "документ" все, что не входит в объем этого понятия, не может считаться документом. Так, исходя из объема понятия Документ I, документами нельзя считать: 1) невещественные (точнее, незакрепленные на вещественном материале) объекты (например, представление на сцене, радиопередачу, телерепортаж в прямом эфире и т. п.); 2) материальные объекты, невключенные в собрание или коллекцию с целью их экспонирования и использования для передачи некоторого знания (например, камни в горах, а не в музее); 3) материальные объекты, не имеющие вербального (словесного) сопровождения, хотя бы в виде этикетки, которая должна зафиксировать название объекта и другие сведения о нем.
Взаимосвязь между разными значениями понятия "документ" можно показать как дихотомическое деление объема понятия, то есть деление на две части: класс предметов, имеющих определенный признак, выбранный как основание деления, и класс предметов, не имеющих этого признака.
Все, что не входит в понятие "документ" на той или иной ступени деления, считается недокументом (или не считается документом).
Выводы
Термин "документ" происходит от древнего индоевропейского языка и имеет общий корень со словами "десять", "учу", "обучаю", "учение", "ученый". Это свидетельствует о первоначальном широком значении понятия "документ" и подтверждает правомерность возвращения к нему в XX в. в трудах Поля Отле и основанной им Международной федерации по документации.
Понятие "документ" отражает эмпирические представления о документе как определенной вещи (материальном объекте), которая содержит в себе информацию и может передавать ее человеку.
Существуют разные значения понятия "документ", отличающиеся друг от друга объемом и содержанием понятия. Самое широкое значение — Документ I — это любой материальный (субстанциальный, вещественный) объект, который может быть использован для передачи информации в обществе. Это значение поглощает все другие, более узкие по объему понятия (по "принципу матрешки").
Соотношение между самым широким значением понятия "документ" и более узкими можно показать как дихотомическое деление объема понятия "документ".
Понятие "информация" используется во многих бытовых высказываниях и теоретических концепциях с разными значениями. Самые простые толкования "информации" таковы: "1) Сообщение о чем-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи..."1. В некоторых определениях информации речь идет о ее содержании: "сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами"2. Существуют и другие значения понятия "информация", связанные с тем или иным конкретным случаем словоупотребления, с традицией определенной отрасли знаний и человеческой деятельности, например: "Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь"3.
Современная философская трактовка понятия "информация" свидетельствует о том, что оно является категорией, то есть таким понятием, которое отражает наиболее общие и существенные свойства, стороны, отношения явлений действительности и объектов познания. Применение категории "информация" означает, что в познании определенного явления используется так называемая теория информации, или теория информационной коммуникации, или, что тоже самое, информационно-коммуникационный подход. Это означает, что те или иные явления действительности рассматриваются человеком (субъектом познания) как составляющие определенного информационно-коммуникационного процесса или "коммуникационной системы".
Теория коммуникации, более известная как "теория информации", возникла в конце 40-х годов XX в. при изучении процессов передачи информации в технических системах, таких как телеграф, радио, телевидение или электронно-вычислительная машина. У истоков этой теории стояли Клод Шеннон и Норберт Винер — основатели кибернетики. В этой теории было предложено рассматривать коммуникацию как систему, которая состоит из пяти элементов, находящихся друг с другом в определенных отношениях (рис. 2.1).
Главные элементы информационно-коммуникационной системы таковы:
1. Источник информации, производящий "сырую" информацию или сообщение, которое должно быть передано.
2. Передатчик, который кодирует или модулирует эту информацию (изменяет определенные параметры) в форму, подходящую для канала передачи.
3. Канал, по которому закодированная информация, или "сигнал", передается в пункт получения информации. Во время передачи сигнал может быть изменен "шумом", поступающим от источника "шума".
4. Получатель (приемник), декодирующий или перемодулирующий получаемый сигнал для того, чтобы открыть первоначальное сообщение.
5. Назначение, или конечная цель, информации.
Безусловно, теория коммуникации (или теория информации), разрабатываемая основателями кибернетики и их последователями, касалась только технических систем и имела чисто инженерное толкование. Однако впоследствии предложенная схема коммуникации стала основой для всех исследований информационного процесса, где бы он ни происходил: в социальной сфере, то есть в обществе, в процессе коммуникации между людьми; или в биологической, между живыми существами, не владеющими сознанием; в неживой природе или в физических и химических процессах. В зависимости от того, кто (или что) выступает в качестве передатчиков и приемников, различают коммуникации: технические (когда сигналами обмениваются технические средства, то есть изучается только передача сигнала от одного технического средства к другому), биологические (обмен сигналами между животными) и социальные, или общественные (обмен сообщениями в человеческом обществе).
Социальные коммуникации рассматриваются как условие возникновения и существования человеческого общества. Отличие их состоит в том, что создателем сообщения (источником информации или передатчиком) является человек (группа людей) и получателем (приемником или конечной целью передачи сообщения) — тоже человек (группа людей).
Информация при этом рассматривается как "то, что передается в процессе коммуникации": сигналы, изменения в механическом, физическом или химическом состоянии получателя информации; изменения в объеме и характере знаний человека, получающего информацию в результате коммуникационного процесса. "Информация" здесь не имеет никакого конкретного наполнения, потому что она является разной в разных коммуникационных системах. Это — понятие, применяемое для обозначения содержания сообщений, которые передаются в процессе коммуникации. Высказывание "передача информации" — это метафора, переносное употребление выражения на основе аналогии, сходства.
Следовательно, понятие "информация" свидетельствует только о том, что определенный процесс рассматривается исследователем как информационно-коммуникационный.
Коммуникация, происходящая между людьми, то есть в обществе,называется социальной. В процессе социальной коммуникации передается социальная информация. Иначе говоря, социальная информация — это такая информация, которая функционирует в обществе, когда коммуникаторами, то есть лицами, находящимися в коммуникационном взаимодействии, являются люди.
"Нооинформация" — это информация, которая создается, передается и принимается человеческим разумом. То есть в случае передачи (приема) нооинформации речь идет о коммуникации между людьми. Следовательно, "нооинформация" — это синоним понятия "социальная информация".
Источник информации
Передатчик информации
Канал
коммуникации
Получатель информации
Назначение (конечная цель)
Источник шума
6. Какую роль играет информация в обеспечении эффективного управления?
Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение) — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций3, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников. Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" — одна из важнейших задач отдела информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно- техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления. Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать: кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами". Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться в устной форме или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных. Информационные сообщения могут быть директивными4 (рис. 1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные — произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Кроме того, существует смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.
Обеспечение управления
До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми