Организационная структура – это состав функциональных подразделений, служб и аппарата управления.
Структуру администрации составляют:
1.Глава администрации;
2.Заместитель главы администрации;
.Помощник главы администрации;
.Заместитель по хозяйственной части;
.Специалист 1 категории юрисконсульт;
.Специалист 1 категории по вопросам земельных отношений;
.Специалист 1 категории по делам несовершеннолетних;
.Делопроизводитель налогового отдела;
.Общий отдел (2 человека);
.Отдел по бухгалтерскому учету, контролю и финансам, экономическому прогнозированию (3 человека);
.Военно-учетный стол (2 человека);
.Территориальные органы самоуправления (ТОС).
ГЛАВА 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАНОСТИ, ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Должностная инструкция делопроизводителя МУ «Администрации Сельского Поселения Гази-Юрт»:
1. Общие положения.
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает должностные
обязанности, права и ответственность делопроизводителя администрации
сельского поселения.
1.2.Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от
должности распоряжением Главы администрации сельского поселения в порядке, установленном Трудовым Законодательством.
1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется Главе администрации
сельского поселения.
1.4.В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
действующим законодательством РФ; нормативно-правовыми актами
Республики Ингушетия, Назрановского района, Главы администрации сельского поселения; Уставом администрации сельского поселения; правилами внутреннего трудового распорядка; Главы администрации сельского поселения; настоящей должностной инструкцией.
1.5. Квалификационные требования и навыки:
образование: высшее или среднее.
стаж (опыт) работы по специальности: без предъявления требований к
стажу.
Знание: руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения
делопроизводства; правил делового этикета; порядка работы со служебной
информацией; порядок контроля за прохождением служебных документов;
основ делопроизводства.
2. Обязанности делопроизводителя
2.1.Регистрация и учет документов, ведение справочно- информационной
работы.
- Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в администрации сельского поселения.
- Осуществляет прием и регистрацию входящих документов, учет, сохранность, сортировку документов и передачу их главе администрации сельского поселения, доводит документы до исполнителей.
- Ведет регистрацию и осуществляет рассылку исходящей корреспонденции;
- Контролирует прохождение документов и соблюдение сроков
исполнения документов, находящихся на контроле, писем и обращений
граждан, обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
- Готовит ответы на запросы органов государственной муниципальной
службы.
- Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует
и хранит документы текущего архива.
- Осуществляет справочно- информационное обслуживание по документам
(выдача различных справок населению: состав семьи, об иждивении, о
месте жительства, регистрации, архивные, социального характера, справки о запрашиваемых сведениях).
- Отправляет исполненную документацию и корреспонденцию по адресатам.
2.2. Осуществляет работу с похозяйственными книгами:
- ведение лицевого счета;
- учет поголовья скота;
- учет посевных культур;
- учет земельных участков;
- учет численности населения.
Производит выписки из похозяйственных книг, подготавливает справки по
установленной форме для выдачи их населению.
2.3.Осуществляет статистическую отчетность, касающиеся деятельности
администрации сельского поселения, взаимодействие со статистическими
службами.
2.4.Участвуетв совместной работе в обработке, оформлении, учете и хранении документов, подлежащих к сдаче в архив на архивное хранение.
Составляет номенклатуры дел администрации сельского поселения.
Формирует дела и подшивает документы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.5. Ведет прием граждан, книги регистрации устных и письменных обращений граждан, контролирует работу по своевременному рассмотрению обращений граждан, готовит ответы на обращения заявителей.
Составляет отчёты о характере обращений граждан в органы местного самоуправления.
2.6.Выполняет иные поручения и отдельные указания Главы администрации сельского поселения, главного специалиста по вопросам, отнесенным к ведению администрации.
2.7. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы администрации:
- Выполнение разовых поручений главы администрации сельского поселения.
- Ксерокопирует документы.
- Своевременно информировать главу администрации о проделанной работе в соответствии с планами работ, распоряжениями и поручениями.
2.8. Соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.
Соблюдение правил техники безопасности при выполнении работ на
оргтехнике и правил противопожарной безопасности.
3. Права.
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать информацию в пределах своей компетенции у специалистов
администрации поселения, в органах государственной власти и местного
самоуправления и учреждений и организаций независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности;
3.2. Получать доступ к любой информации, касающейся деятельности
администрации сельского поселения.
3.3. Вносить предложения по совершенствованию работы администрации
сельского поселения, ее взаимодействия с органами государственной власти,
хозяйствующими субъектами и гражданами.
3.4. Получать консультации у специалистов по вопросам, возникающим в
процессе работы, в пределах своей компетенции.
4. Ответственность.
Делопроизводитель несет ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ, РК и иных нормативно -правовых актов федерального, республиканского и местного значения.
4.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных
обязанностей, нарушение исполнительской и трудовой дисциплины.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Невыполнение поручений Главы администрации сельского поселения.
4.5. Разглашение конфиденциальной информации, поступающей в связи с
исполнением должностных обязанностей.
4.6. Неправомерное использование предоставляемых прав, а также
использование их в личных целях.
4.7. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники
безопасности, охраны труда.
5. Взаимосвязи
5.1.Со специалистами администрации сельского поселения в пределах выполнения своих должностных обязанностей;
5.2.С руководителями и специалистами других организаций и учреждений в
рамках своей компетенции.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, Устав сельского поселения является основным и определяющим нормативно-правовым актом в практической деятельности администрации поселения, так как Устав полно и исчерпывающе определяет весь спектр полномочий в решении вопросов местного значения.
В период прохождения учебной практики МУ «Администрации Сельского Поселения Газа-Юрт» Назрановского района РИ с 14 марта 2016г. по 27 марта 2016г я познакомился с организационной структурой учреждения, изучил должностные инструкции, методы и формы работы с документацией.
Научился применять полученные в процессе обучения знания, умения и навыки. Получил практический опыт работы в сфере делопроизводства, углубила навыки работы с нормативно-правовыми базами в процессе деятельности в учреждении.
Практическая деятельность помогла мне научиться составлять некоторые виды документов, анализировать их содержание и форму.
В процессе прохождения учебной практики возникала необходимость обращения к специальной литературе.
Результаты выполненной работы были занесены в дневник практики.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
· Конституция Российской федерации: М.: «ЮНВЕС», 2005;
· Устав МУ «Администрации Сельского Поселения Гази-Юрт»;
· Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3 - е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов [и др.]. - М.: Проспект, 2011.
· Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) Учебное пособие/М.И. Басаков. - 6 изд, 2007
· Документирование управленческой деятельности: практикум: учеб. пособие для студентов вузов / под ред. И.М. Филинова. – М.: Аспект пресс, 2009.