Положительная характеристика сотрудника. Отмечается способность сотрудника хорошо работать не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам.
Отрицательная характеристика сотрудника. Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.
Состав личного дела:
1. внутренняя опись документов дела;
2. личный листок (анкета) по учету кадров;
3. дополнение к личному листку по учету кадров;
4. автобиография;
5. копии документов об образовании;
6. характеристики и рекомендательные письма;
7. личные заявления работника;
8. трудовой договор;
9. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
10. аттестационные листы;
11. отзывы должностных лиц о работнике;
12. справки о состоянии здоровья;
13. фотографии;
14. другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
15. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса РФ.
В фирме должен быть издан локальный нормативный акт (положение), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации (см. главу «Положение о защите персональных данных»).
Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета приема на работу (отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике), но составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу. Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником фирмы. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих двух документов. В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждая достоверность указанных сведений.
Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, нужно составить дополнение к личному листку по учету кадров.
В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел кадров сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.
Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.