В социальном выражении информационное взаимодействие прошло четыре основных этапа: от знака к языку, от языка к тексту, от текста к письму, затем от письма к документу. В этом процессе можно выделить две господствующие тенденции: повышение информационной емкости коммуникационного взаимодействия и усиление формализации смысловой субстанции. Наряду с ними действовала тенденция снижения значимости чувственной компоненты информационного взаимодействия за счет повышения ее рациональной составляющей.
2.2.4.1. Определение документа. Появление документа – явление жестко социально обусловленное и государственно детерминированное. Документ потребовался обществу для придания информации новых свойств, не свойственных догосударственным сообществам. Документ либо фиксирует социально значимую информацию за временными и территориальными рамками непосредственного создания сообщения, либо выступает в роли некоего социального арбитра-гаранта (законодательство) к которому обращаются при решении спорных или неизвестных ситуаций и проблем.
Благодаря созданию документа информация из посредника между субъектами коммуникации превратилась в квазисубъекта. Документ не способен воспринять информацию после его подготовки и самостоятельно корректировать ее, но он зачастую способен обеспечить преимущество в споре одной из сторон. Для этого документ должен область качеством «признания подлинности», признаваемым участниками информационного взаимодействия.
Письменность- коммуникационное средство, открывшее новую эру в истории человечества. Произведения письменности и печати, изображения, символические предметы, аудио-, видео-продукция, машиночитаемые носители и т.д., представляющие собой материализованные (документированные) сообщения, смысл которых выражен знаками естественного или искусственного языка называются документами.
Документ - это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации в качестве завершенного сообщения. В социальной памяти современной "бумажной" цивилизации господствует документальная коммуникация.
Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". В России термин документ (начиная с эпохи Петра I) - трактовался как письменное свидетельство, важные деловые бумаги.
Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Это происходит потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".
Таким образом, в качестве носителя документальной информации признавались лишь письменные акты. Это было характерно не только для бытовой лексики, но и для юридической деятельности вплоть до начала 50-х годов XX века. Так, в Большой советской энциклопедии 1952 года термином "документ" (в праве) обозначался "облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения".
Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый П. Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
К середине ХХ века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".
В первой половине ХХ столетия было пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине ХХ в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация".
В 1950-1990-е гг. слово «документ» трактовалось в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае. В российском ГОСТе документ определен, как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Таким образом, в основу понятия "документ" положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения.
Документ используется в различных областях деятельности, отраслях знаний, средах жизни и является объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ служит способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалист в области управления считает его средством фиксации и передачи управленческих решений. По мнению специалистов-документоведов он представляет собой результат отображения факторов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
При определении документа используются различные подходы. Так, в соответствии с одним из них, документом признается материальный объект с зафиксированной на нём информацией. Этот подход использован, например, в ст. 1 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». Такой подход П.Зайцев считает неправильным. В случае если первичен носитель, к таким документам нельзя будет отнести документы, в которых материальный носитель не будет неразрывно связан с записанной на нем информацией и в силу этой связи информация не может существовать отдельно от материального носителя. Это с неизбежностью влечет за собой исключение из числа документов, например, любых документов, передаваемых и получаемых с использованием электронных средств связи. Такие документы (например, электронные сообщения) сами по себе уже являются материальным объектами, независимо от того, на каком носителе они записаны после получения с использованием электронных средств связи: дискете или жестком диске. Для того чтобы их можно было квалифицировать как документы, материальный носитель не имеет какого-либо существенного значения».
По мнению Зайцева, следует согласиться с другим подходом к определению документа, согласно которому основным и единственным элементом в содержании понятия документ является информация, зафиксированная на материальном носителе. Такой подход уже нашел отражение при определении документа в действующем российском законодательстве.
2.2.4.2. Функции документа. Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документах. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Как по внутреннему составу капли воды можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.
Социальная природа документа тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункцио-нальна, постольку и документ также полифункционален.
Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.
Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые. При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. К примеру, человек, умываясь водой, не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.
Возникновение документа, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается "остановить мгновение". В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы "Интерспутник", "Интернет", электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.
Исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Ею обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распоря-дительные, плановые, отчётные, инструктивные и т.д.
С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.
Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.
Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, эту функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, и находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.
Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (XVI век) или во время раскола Русской православной церкви в России (XVII век). Порой документы играли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой "холодной войны" двух мировых систем во второй половине XX столетия.
По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. В последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности:
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
· функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
· функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
С течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.
2.2.4.3. Классификация документов. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:
· двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);
· многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);
· документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);
· документы, ориентированные снизу вверх - от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).
Документы делятся на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
По видам:
· организационно-распорядительные;
· справочно-информационные;
· по личному составу.
По форме:
· индивидуальные;
· типовые;
· трафаретные.
По содержанию:
· простые;
· сложные.
По происхождению:
· официальные;
· личные.
По месту происхождения:
· внутренние:
· внешние.
По срокам хранения:
· постоянно;
· свыше 10 лет;
· до 10 лет.
По гласности:
· секретные (ДСП, конфиденциально);
· несекретные.
По стадиям:
· оригиналы (подлинники);
· черновики;
· копии;
· выписки;
· отпуск.
По средствам фиксации:
· рукописные;
· машинописные;
· графические;
· звуковые;
· фото- и кинодокументы;
По срочности:
· срочные;
· несрочные.
Наибольшее распространение и социальную значимость имеют документы, обязательные для всех членов социума. К ним относятся:
· Официальные - исходящие от государственных органов, предприятий, организаций, учреждений, должностных или специально уполномоченных лиц в связи с реализацией ими своей компетенции. Для таких документов характерно наличие определенной формы, порядка их издания, составления, выдачи, необходимых реквизитов. Для удостоверения официальных документов употребляются подписи и печати. Таким образом, для официального внутригосударственного делопроизводства характерно национальное правовое регулирование и национальные требования к форме и содержанию; международный документооборот, напротив, должен отвечать унифицированным международным требованиям. Коллизии формы и содержания оформляются международно-правовыми средствами.
· Личные - удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и содержащие другие сведения биографического характера с толчки зрения государственных органов.
· Частные - документы личного характера (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности) и документы, исходящие от иных лиц частного права, а именно граждан (гражданско-правовые договоры, подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов о регистрации актов гражданского состояния, образовании, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и повышении квалификации, регистрации транспортных и других технических средств и праве управления ими, трудовом стаже, прохождении воинской службы, наследстве и другие документы, касающиеся обеспечения прав и законных интересов граждан), индивидуальных предпринимателей, юридических лиц. Большинство документов этой группы связаны с взаимодействием граждан внутри общества и определяют их социальный статус.
Документы, содержащие юридически значимую информацию, подразделяются на:
· государственно-правовые (например, указы Президента, законы, постановления правительства РФ и др.);
· судебно-правовые (исполнительный лист, протоколы следственных действий и т.п.);
· гражданско-правовые (договор купли-продажи, завещание и т.п.);
· земельно-правовые (акт на пользование землей);
· финансово-правовые (платежные поручения, страховой полис и т.п.)
· и иные.
2.2.4.4. Материальные носители документа. Очевидно, что информационные свойства (форма, информационная емкость и др.) у документов различны, что определяет не только их познавательное значение, но и влияет на процедуру придания им статуса документов. Определяющими факторами здесь являются способ выражения и фиксации информации и ее материальный носитель. Рассмотрим основные виды документов.
Письменные или текстовые документы - самый древний и до последнего времени наиболее широко используемый вид документа. Средством выражения и фиксации информации здесь являются письменные знаки (любого алфавита), цифры и условные символы. В рамках этого вида документов выделяют рукописные документы и документы, изготовленные с помощью технических средств (механических и электрических пишущих машин, телетайпных автоматов, ЭВМ и др.). Материальным носителем таких документов, как правило, является бумага.
Письменные документы, используемые в официальной деятельности, обычно снабжаются реквизитами (наименованием документа, подписью исполнившего его лица, штампами и печатями и др.). Некоторые из таких документов изготавливаются на специальных бланках и специальной бумаге (например, с водяными знаками). Если письменный документ лишен реквизитов, но по условиям решаемой задачи он должен быть использован, его автор и исполнитель могут быть установлены с помощью специальных процедур.
Способ хранения информации в бумажном виде - самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Основным преимуществом является "наглядность и привычность". Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Для "корректировки" бумаги достаточно карандаша или ручки.
Недостатки данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага выцветает, протирается от многократных прикосновений, рвется. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек довольно громоздок, не говоря о поиске необходимого документа. Процесс извлечения наконец-то найденного со стеллажей и полок трудоемок. Тиражировать информацию бумажных носителей неудобно.
С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном виде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками).
Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копировальные аппараты. При копировании "с бумаги на бумагу" объем "бумажных масс" растет. При этом отметим: если качество подлинника низкое и часть информации уже потеряна, то на копии это повторится. Улучшение качества таких копий без использования информационных технологий невозможно.
В фото- и кинодокументах средством выражения информации является воспроизведенное изображение объекта познания, а ее закрепления - фотохимические процессы. С точки зрения движения сигнала-переносчика информации - это многоступенчатый (в отличие от процесса изготовления письменного документа) процесс. Важнейшими его элементами в традиционном процессе являются формирование оптического изображения; преобразование его в негативное, а затем и позитивное изображение. Конечно, эти процессы влияют на точность и полноту информации о запечатленном объекте или явлении. Именно поэтому для придания таким документам юридического значения необходимо знать условия их получения, что достигается их соответствующим техническим и процессуальным оформлением. В таких случаях они как бы наделяются специфическими для них реквизитами, которые и предопределяют возможность их использования для решения определенных правовых задач.
Важной особенностью фото- и кинодокументов как источников и носителей информации является их способность на небольшом формате носителя аккумулировать большие по объему информационные сообщения. Это достигается с помощью микрофильмирования, в результате которого появляются микрофильмы и микрофиши. Так на одной микрофише размером 9x12 см можно уместить порядка 10 тыс. страниц текста. Это свойство микрофиш широко используется при построении хранилищ исходной информации, представленной на текстовых документах, переведенных на микрофиши.
Основным преимуществом микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдрома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала.
Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумажного" архива. Предпринимались и предпринимаются попытки "борьбы" с этими недостатками. Все они ведут, опять же, к использованию информационных технологий и к созданию систем электронного архива. При этом можно осуществлять восстановление информации. Появляется возможность разграничения по правам пользователей, внесения изменений в создаваемые версии документов и их быстрого тиражирования.
2.2.4.5. Особенности электронного документа. С внедрением компьютеров в человеческую деятельность появились машинные документы (электронные документы). Использование компьютера для обработки информации, содержащейся в первичных документах как ее источниках, предполагает ее перенос на промежуточные носители (дискеты, диски). Подходы к обозначению электронного документа различны. Большинство исследователей выделяют технологические особенности его создания, и определяют его как форму подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
В частности, С.И. Семилетов считает, что основное функциональное назначение документа связано с процессом закрепления информации, т.е. технологическим процессом ее фиксации на материальном носителе с целью ее долговременного хранения для последующего употребления и использования в общественных отношениях посредством предъявления, обозрения или передачи документа во времени и пространстве.
При этом, как материальные носители, так и способы фиксации могут быть самыми разнообразными, важно лишь то, чтобы документы и зафиксированная на них информация могли сохраняться во времени неограниченно долго, а сама фиксация производилась с соблюдением порядка соответствующего функциональному назначению каждого отдельного документа. Такие требования обеспечивают известную степень защиты документа от возможных подделок и фальсификаций, выявляемых в ходе визуального осмотра и оценки всех имеющихся реквизитов документа.
Следует согласиться и с А. Вершининым в том, что по информации, которая может составлять содержание электронного документа, он не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов, например «бумажных». Однако для проведения различия между электронным документом и иными документами необходимо в содержании понятия указать на специфическую форму существования такой информации в качестве записи на электронном носителе. Именно форма электронного документа и является его отличительным признаком по сравнению с другими видами документов.
Вместе с тем, следует помнить, что главное отличие электронного документа от традиционного, по мнению С.И. Семилетова, заключается в том, что нет жесткой привязки документа к материальному носителю. Это отличие определяется особенностями организации электронных документов и технологией фиксации их содержательной информации.
Еще одно отличие электронного документа от бумажного заключается в том, что зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами в электронно-цифровой форме, а также ее наличие и местоположение на носителе невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и, тем более, ее собственноручно подписать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств.
Таким образом, по мнению С.И. Семилетова, документ представляет собой материальный носитель с зафиксированными на нём знаками, передающими мысль. Данные, находящиеся в доступном для компьютера виде, имеют материальный носитель (нп., дискета). Данные нанесены в виде специальных знаков (двоичного кода), расположенных в соответствии со специальным алгоритмом (то есть упорядоченно, системно). Эти данные могут быть считаны с помощью специального устройства (компа) и представлены в понятном для человеческого восприятия виде (изображение на мониторе, распечатка на бумаге)».
Эту же точку зрения разделяет в работе «Возможность использования «Электронного Документа» как средства доказывания в гражданском процессе» С.А. Грунюшкина, считающая, что под электронным документом следует понимать любую информацию, записанную на перфокарту, перфоленту, магнитный, магнитооптический накопитель, карту флэш-памяти и иной подобный носитель, которую можно аутентифицировать и/ или идентифицировать.
Чтобы являться документом в общепризнанном смысле это термина, электронный документ должен у