пер. Некрасовский, 44, ГСП 17-А, г. Таганрог, 347928 Тел. (8634) 31 05 99 Fax (8634) 31 05 98
E-mail: rector@tsure.ru
______________№____________
На №_________от ____________
Рис.2.2. Оформление наименования организации-автора
с указанием вышестоящих (надведомственных) организаций
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если внормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке (рис.2.2).
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае допускается использовать бланк должностного лица (рис.2.3,2.4).
| МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Таганрогский государственный радиотехнический университет ПРОРЕКТОР ПО УЧЕБНОЙ РАБОТЕ _________________№_____________ На № ___________от______________ |
Рис.2.3. Угловой бланк должностного лица
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Таганрогский государственный радиотехнический университет
ПРОРЕКТОР ПО УЧЕБНОЙ РАБОТЕ
пер. Некрасовский, 44, ГСП 17-А, г. Таганрог, 347928 Тел. (8634) 31 05 99 Fax (8634) 31 05 98
E-mail: rector@tsure.ru
______________№____________
На №_________от ____________
Рис.2.4. Продольный бланк должностного лица
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги и располагать в соответствии с рангом: наименование нижестоящей организации – ниже наименования вышестоящей организации, а для организаций одного ранга – на одном уровне.
09 – Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО, ОГРН и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке в соответствии с правилами, установленными Банком России, адрес электронной почты и др.).
При проставлении почтового адреса его элементы указываются в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. На сегодняшний день составные части почтового адреса указываются в следующем порядке:
- название улицы, номер дома, номер квартиры,
- название населенного пункта,
- название области, края, автономного округа, республики,
- страна (для международных отправлений),
- почтовый индекс.
10 – Наименование вида документа,составленного и изданного организацией, регламентируется ее уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - должно соответствовать его содержанию и перечню применяемых на предприятии управленческих документов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.
Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.
11 – Дата документа является обязательным реквизитом любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ. При подготовке проектов документов, кроме протокола, решения и акта, печатается только обозначение месяца и года; число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа.
В протоколах, решениях, актах дата печатается на документе при его подготовке.
Для оформления даты используются цифровой и словесно-цифровой способы: 07.01.2010 - 07 января 2010 г. - 07 января 2010 года.
Словесно-цифровой способ оформления дат (19 февраля 2010 года), как правило, применяется в приказах, актах, протоколах, документах финансового характера.
При цифровом написании даты не допускается:
- указывать число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0),
- год двумя цифрами,
- указывать букву «г.» - сокращение слова «год».
Допускается проставлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.01.25 (25 января 2010 года). Такой способ оформления дат нашел применение в больших архивах в целях удобства поиска документов: даты на стеллажах, папках и в некоторых документах оформляются в указанной последовательности. Это удобно также при хранении массивов информации в электронном виде для упорядочения однотипных документов в хронологической последовательности.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64-90 (ИСО 8601-88) пример написания даты 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2008-09-01 (расширенный формат); 08-09-01 (сокращенный формат).
12 – Регистрационный номер документа. Регистрационный номер – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа, которое состоит из порядкового номера документа и ряда других элементов по усмотрению организации: индекса дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрации подлежат все документы, создаваемые в организации и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с перечнем документов, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия. Примерный перечень дан в Приложении 2.1).
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении этого номера непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы:
- для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) - это обычный порядковый номер документа;
- для писем регистрационный номер дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или личным кодом исполнителя, составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/890, где 1 - индекс структурного подразделения, 26 - номер дела по номенклатуре дел, 890 - порядковый номер отправляемого документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов вдокументе.
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос: как правио, это письмо, справка, докладная записка. Этот реквизит используется только в бланках для писем и состоит из постоянной части «На № ______ от ______ », которая заполняется номером и датой входящего документа, на который дается ответ. Эти сведения переносятся из поступившего документа.
По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.
14 – Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения: г. – город, пос. – поселок и т.д. При обозначении городов Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.
Этот реквизит оформляется в том случае, если затруднено определение местонахождения организации-автора документа по другим реквизитам, то есть если в названии организации-автора не звучит наименование населенного пункта, где эта организация находится,
например:
СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ,
ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
| 27.01.2010 | г. Ростов-на-Дону | №145 |
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации,
например:
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования