ПРИКАЗ
| 27.09.2009 | №1234 |
Если документ был составлен не по месту нахождения организации (на выездных заседаниях и т.д.), то место издания указывается.
15 – Адресат представляет собойточную полную информацию, на основе которой документ может быть доставлен в нужную инстанцию точно и без неоправданных затрат труда.
Реквизит «адресат» является обязательным элементом таких документов, как служебные письма, служебные, объяснительные, докладные записки, заявления. В качестве адресатов документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
При написании адресата указываются:
- наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже,
- должность и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже,
- почтовый адрес. Последние два элемента указываются при необходимости, если их наличие облегчит и ускорит доставку документа,
например:
| Министерство образования Российской Федерации Управление дополнительного образования |
| ТРТУ Факультет информационной безопасности Зав.кафедрой БИТ О.Б. Макаревичу пер. Некрасовский, 44, ГСП 17-А, г.Таганрог, 347915 |
При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности адресата:
| Ректору Таганрогского государственного радиотехнического университета В.Г. Захаревичу |
Инициалы должностного или физического лица указываются перед его фамилией и при печатании отделяются от нее одним пробелом.
При адресовании документа в несколько адресов (но не более четырех) после первого адресата и его почтового адреса печатаются следующие адресаты и их почтовые адреса, причем слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно:
Директорам филиалов
ТРТУ
Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы приводятся после фамилии);
- почтовый адрес.
Состав реквизита «адресат» выбирается в зависимости от адресата и вида документа:
- должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом,
- для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность и инициалы и фамилия его руководителя.
- документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, адресуются без указаний должностей и фамилий, а также почтового адреса.
Почтовый адрес указывается для удобства отправки служебных писем, он переписывается на конверт. Составные части почтового адреса указываются в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 Сентября 2000 г. № 725, в следующем порядке:
- название улицы, номер дома, номер квартиры,
- название населенного пункта,
- название области, края, автономного округа, республики,
- страна (для международных отправлений),
- почтовый индекс,
причем такой порядок указания адреса обязателен и при оформлении справочных данных об организации, а также при написании адреса на конвертах и упаковках почтовых отправлений.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается перед указанием инициалов и фамилии получателя:
| ул. Ленина, д.12, кв.4, с.Покровское, Неклиновского р-на Ростовской обл., 364090 И.Т. Калинину |
Адресат размещаются в верхней правой части листа в пределах ограничительных уголков, а при их отсутствии – отступив 122 мм от левого края листа и не нарушая правого поля.
Все элементы реквизита «адресат» печатаются через 1 межстрочный интервал строчными буквами от одной вертикали («флаговый» метод). Составные части реквизита печатаются с прописной буквы и отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, знаки препинания в их конце не проставляются.
16 – Гриф утверждения документа проставляется на документах, имеющих нормативный или правовой характер (их перечень приведен в Приложении 2.2). Документы утверждаются руководителем предприятия, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
Гриф утверждения состоит:
- для документа, утверждаемого должностным лицом, - из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения,
например:
| УТВЕРЖДАЮ Ректор ТРТУ (Личная подпись) В.Г. Захаревич 12.12.2002 |
- для документа, утверждаемого другим документом (решением, постановлением, приказом, протоколом), - из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
| УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора ТРТУ от 12.12.2002 № 234 |
Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с наименованием вида документа: правила УТВЕРЖДЕНЫ, инструкция УТВЕРЖДЕНА и т.д.
Гриф утверждения проставляется на документе в том случае, когда он используется отдельно от утвердившего его распорядительного документа.
Если документ не рассылается отдельно от утверждающего его распорядительного документа, то он оформляется как приложение и гриф утверждения на нем не проставляется; при этом утверждающий распорядительный документ должен иметь ссылку на утвержденный документ.
17 – Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др., и она содержит фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату,
например:
А.В.Зайцевой, П.С.Никитину
Прошу подготовить проект генерального
соглашения с фирмой «Гермес» к 21.11.2009
(личная подпись)
05.11.2009
Если в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.
Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа в верхней свободной от текста части документа. Если на документе нет свободного места, допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
На документе не должно быть более четырех резолюций.
18 – Заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержания документа и отвечает на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?,
например:
ПРИКАЗ (о чем?) об организации приема студентов в 2009 году
СВОДКА (чего?) успеваемости на факультете
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (кому?) секретарю-референту
А К Т (чего?) приемки-сдачи работ.
Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким.
Его печатают над текстом от левого поля документа через 1 межстрочный интервал, допускается не более 5 строк, и каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Для документов, оформленных на продольных бланках (приказах, распоряжениях и др.) и имеющих заголовок, превышающий 150 знаков, допускается продлевать его до границы правого поля центрировать в пределах полей.
Заголовок печатают без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.
Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, телеграмм, извещений, а также в документах формата А5 или содержащих не более 5 строк текста.
Заголовок составляется исполнителем документа и экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Он переносится в регистрационные формы, базы данных.
19 – Отметка о контроле являетсяотметкой о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу документа.
20 – Текст документа является основным реквизитом делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.
Текст документа печатается ниже реквизита «Заголовок к тексту», через 2-3 межстрочных интервала после него. Для многостраничных документов вторая и последующие страницы текста нумеруются. Если срок хранения документов установлен до трех лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.
Более подробно составление и оформление текста документов будет обсуждено в специальной теме.