ДОНЕЦКАЯ НАРОДНАЯ РЕСПУБЛИКА
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ Г. ХАРЦЫЗСК
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _________________№____________
г. Харцызск
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в исполнительном
комитете г. Харцызска
В соответствии с Конституцией Донецкой Народной Республики, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти, учитывая рекомендации вышестоящего архива
Утвердить Инструкцию по делопроизводству в исполнительного комитета г. Харцызска (прилагается).
И.о. мэра В.А.Ткачук
УТВЕРЖДЕНО
Решение исполнительного комитета
____________ № ________
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в исполнительном комитете г. Харцызска
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству устанавливает общие положения по функционированию делопроизводства в исполнительном комитете г. Харцызска (исполни-тельных комитетах городов Зугрэса и Иловайска, поселков Зуевка и Троицко-Харцызск, отделах, управлениях и службах исполкома) ( далее именуются - учреждения), требования по документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях, независимо от способа фиксации и отображения информации, которая вмещается в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением.
2. Порядок организации делопроизводства относительно документов, которые вмещают в себя информацию с ограниченным доступом, осуществления делопроизводства по обращениям граждан определяются отдельными нормативно-правовыми актами.
Ответственность за организацию делопроизводства в учреждении несёт руководитель.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительной власти, осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа исполнительной власти или лицо, ответственное за делопроизводство.
Служба ДОУ несет ответственность за содержание, качество подготовки и оформления на необходимом уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранения документов в учреждении.
3. Основным заданием службы ДОУ являются установление в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами по использованию современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка роботы с документами в учреждении.
Служба ДОУ или лицо, ответственное за делопроизводство в соответствии с возложенными на них заданиями:
разрабатывает инструкцию исполкома по делопроизводству, номенклатуру дел исполкома и согласовывает их с экспертной комиссией архивного отдела исполкома г. Харцызска;
осуществляет регистрацию и ведёт учёт документов;
организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива исполкома;
обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями исполкома требований инструкции учреждения, регламентов и национальных стандартов;
проводит регулярную проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях учреждениях, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, что принадлежит сфере её управления;
осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении;
обеспечивает соблюдением единых требований по подготовке документов и организации работы с ними;
проводит анализ информации по документообороту, необходимой для принятия управленческих решений;
организует хранение документационного фонда учреждения и пользования ним;
инициирует и берёт участие в организации повышения квалификации работников исполкома по вопросам делопроизводства;
заверяет гербовой печатью учреждения документы, подписанные руководством.
II. Правила подготовки и оформления документов
Общие требования к созданию документов
4. Документирование управленческой информации лежит в создании документов, в которых фиксируется при соблюдении установленных правил информация по управленческим действиям.
5. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства республики, положениями (уставами) исполкома, должностными инструкциями.
6.В учреждении определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.
По вопросам, которые составляют взаимный интерес и принадлежит к компетенции разных учреждений, могут создаваться совместные документы.
7. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, решение, протоколы и др.), обуславливаются правовым статусом учреждения, компетенцией должностных лиц и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
8. Документ должен вмещать в себя обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название виду документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
9. Учреждение осуществляет делопроизводство на русском языке.
Документы, которые посылаются иностранным адресатам, оформляются также на русском языке.
10. Оформление документов, которые готовятся с помощью печатных способов, осуществляется в соответствии с требованиями, определенными (приложение 1).
Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и др.), авторами которых есть должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
Бланки документов
11. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются согласно с требованиями Инструкции.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров). Разрешено использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) - для резолюций (поручений).
Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее и нижнее.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или центрованного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центровым (начало и конец каждого рядка реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.
12. В исполкоме используется такие бланки документов:
общий бланк для создания разных видов документов (без обозначения в бланке названий видов документа), (приложение 2);
бланки для писем (приложение 3 и 4);
бланк конкретного вида документа (с обозначением на бланке названия вида документа) (приложение 5).
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.
13. Если учреждение ведется переписка с постоянными иностранными корреспондентами, можно изготавливать бланки, реквизиты которых определяются двумя языками: слева - русским, справа - иностранным.
Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки, на которых порядковые номера проставляются ручным способом на нижнем поле оборотного бока бланка.