31. Приложения к документам, кроме приложений в сопроводительных листах, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.
32. Приложения к документам могут быть таких видов:
приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и др.);
приложения, которые дополняют или поясняют текст основного документа;
приложения, которые посылаются с сопроводительным письмом.
33. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положениях, инструкциях, правилах, порядках и др.), проставляются гриф утверждения соответственно к пункту 24 этой Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: "что прилагается" или "(прилагается)."
На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:
Приложение 5
к Инструкции
34 Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и др.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:
Приложения
к решению исполкома
20.09.2014 N 295
В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: "что прилагается", "согласно с приложением", "(приложение 1)"; "согласно приложению 2" или "(см.приложение 3)".
35. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На другом и последующих листах приложения делается отметка: "Продолжение приложения", "Продолжение приложения 1".
В случае наличия нескольких приложений на них обозначаются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и др. Знак "N " перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором его создали.
Приложения нормативно-правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и др.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителем структурных подразделений исполкома на лицевой стороне последнего листа приложения.
36. В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме:
Приложение: на 7 лист. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с обозначением количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о выполнении плана подготовки к осенне-зимним работам за Ш квартал 2014 р. на 5 лист. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметку о наличии приложения оформляют по такой форме:
Приложение: письмо Управления соцзащиты населения г. Харцызска
20.09.2010 N 595/ 04-12 и приложения к нему,
всего на 20 лист. в 1экз.
В случае, когда документ вмещает более десяти приложений, составляется опись с обозначением в документе такой отметки:
Приложение: согласно с описью на 3 лист.
Если приложение посылается не всем обозначенным в документе адресатам, отметка о наличии документа оформляется по такой форме:
Приложение: на 5 лист. в 2 экз. только в первый адрес.
Подпись
37. Должностные лица подписывают документы в границах своих полномочий, указанных в положении (уставе) учреждения, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, распоряжениях о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и др. В указанных документах определен порядок подписания документов другими лицами, в случае отсутствия руководителя учреждения и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать.
Документы, которые посылаются органам республиканской власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению его заместителем.
Документы, которые посылаются предприятиям, учреждениям и организациям, гражданам, подписывает руководитель учреждения или его заместитель в соответствии с распределением обязанностей.
38. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициал имени) и фамилия, например:
Мэр г. Харцызска подпись инициалы (инициал имени),фамилия
или
Мэр подпись инициалы (инициал имени), фамилия
39. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня, руководитель подписывает все его экземпляры.
В случае направления документа одновременно нескольким подотчетным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле исполкома - автора, а на места рассылаются заверенные службой ДОУ его копии.
40. Документы подписываются, как правило, одним должностных лицом, а в случае, когда за содержание документа несет ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются одна под другой, в соответствии с подчиненностью.
Например:
Мэр г. Харцызска подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы (инициал имени), фамилия
В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений,
например:
Мэр п. Зуевка Мэр п. Троицко-Харцызска
подпись, инициалы (инициал имени) подпись, инициалы (инициал имени),
фамилия фамилия
оттиск гербовой печати оттиск гербовой печати
41. Документы коллегиальных органов подписывает голова коллегиального органа и секретарь,
например:
Председатель комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Секретарь комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
42. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. В таком случае обязательно указывается фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправления вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать).
43. Не допускается во время подписания документа ставить предлог "За" или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И. о." осуществляется в случае замещения руководителя по распоряжению.
44. Факсимильное отображение подписи должностными лицами на организационно -распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.