113. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводятся с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах.
114. Заседания коллегиальных органов проводится в соответствии с утвержденными планами их работы и в случае необходимости.
В планах работы коллегиального органа обозначаются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, инициалы (инициал имени) докладчика и наименования структурного подразделения аппарата коллегиального органа, который готовит документы для рассмотрения вопросов коллегиальным органом, срок подачи документов.
Проект плана работы коллегиального органа складывается секретарём этого органа или другим должностным лицом, которое отвечает согласно своих полномочий обеспечивает организацию работы этого органа с учетом предложений структурных подразделений.
Руководители коллегиальных органов своевременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню подаются справки с обоснованием внесения вопросов на рассмотрение коллегиального органа.
Утвержденный коллегиальным органом план работы доводится до ведома членов коллегиального органа. Дополнительные вопросы до утвержденного плана работы коллегиального органа могут быть включены по решению его головы. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое отвечает согласно своих полномочий обеспечивает организацию работы такого органа, информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесении к плану изменений.
115. Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позднее чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания - не позднее чем за один день. Указанные документы вмещают:
докладные записки, адресованные коллегиальному органу (в случае необходимости), в котором обоснованно изложены вопросы с выводами и предложениями;
проект решения (распоряжения, постановления) коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений его аппарату, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и др.), завизированные их руководителями, а в случае необходимости - проект приказа;
справка о согласовании проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями исполкома и другими учреждениями;
список лиц, которые приглашаются на заседание коллегиального органа;
другие документы, необходимые для рассмотрения вопросов.
116. Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиальными органами, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа или другого должностного лица, которое согласно своих полномочий обеспечивает организацию работы такого органа отдельно по каждому заседанию.
117. В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка документов осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, которые вмещают информацию с ограниченным доступом.
118. За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегиального органа отвечают работники заинтересованных структурных подразделений аппарата коллегиального органа.
119. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое согласно своих полномочий обеспечивает организацию работы такого органа, осуществляет контроль за своевременной подачей документов на рассмотрение и проверяет их на наличие в полном объеме и правильностью оформления.
Документы, поданные с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются.
120. Протокол каждого заседания коллегиального органа составляется с учётом требований данной Инструкции.
121. Решение коллегиального органа учреждения реализуются путём издания распоряжений руководителя учреждения, которым они вводятся в действие. В случае необходимости исполнителям и учреждениям могут рассылаться копии протоколов или выписки из них. Выписки из протоколов оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью для справок.