Экспертиза ценности документов




240. Проведение экспертизы ценности документов заключается во всестороннем их изучении с целью внесения в Республиканский архивный фонд или изъятие из него и установление сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Республиканский архивный фонд.

241. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении (в случае необходимости в структурных подразделениях) создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

242. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, отвечающими за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с экспертной комиссией под методическим руководством лица, ответственного делопроизводство и архив учреждения.

243. Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделения к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых завершены.

Выделение документов к уничтожению без проведения предыдущей экспертизы их ценности запрещается.

244. Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел учреждения путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дела в описи или номенклатуре дела.

245. По результатам экспертизы ценности документов в учреждении складываются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд (приложение 20).

246. Сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд, рассматриваются экспертной комиссией учреждения одновременно. Такие акты вместе с описями дел постоянного хранения и по кадровым вопросам (личному составу) подаются в установленном порядке на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Согласованные акты утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожать документы.

247. Акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд, составляются как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.

Составление описей дел

248. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для учёта и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в границах архивного фонда.

249. Описи дел складываются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не складываются. В случае ликвидации или реорганизации учреждения такие описи складываются обязательно.

250. Описи дел структурного подразделения учреждения составляются ежегодно по установленной форме (приложение 21) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении при методической помощи архива учреждения.

251. Номер описи дел структурного подразделения учреждения должны состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной литеры названий категорий документов, которые включаются в опись, и четырёх цифр года, в которых начато дело, включенное в опись.

Например, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личного составу) структурного подразделение N5, что учитываются по номенклатуре дел и начата в 2015 году, имеют такие номера: 5П - 2015; 5Т - 2015; 5ОС - 2015.

252. Во время составления описей дел следует соблюдать такие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером); графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела; в случае внесения в опись количества дел подряд с одинаковыми заголовками указывается полностью только заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами "то же ", при этом другие ведомости о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок отображается полностью); графа опись "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов в деле.

253. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.

254. В конце описи делается итоговая запись с обозначением количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются по описи, первый и последний номера дел по описям, а также обуславливаются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого последующего года, на протяжении которого дела продолжались в делопроизводстве, указывается: "Документы по этому вопросу смотри также в разделе за ______ год, N _____".

255. Опись дел структурного подразделения учреждения подписывается составителем описи с обозначением его должности, согласовывается с лицом, ответственным за делопроизводство и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до её утверждения рассматривается и одобряется экспертной комиссией структурного подразделения .

256. Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

257. На основе описей дел структурных подразделений архив учреждения готовит сводные описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу).

258. Сводную опись дел постоянного хранения (приложение 22) составляют в четырёх экземплярах, которые после одобрения экспертной комиссией учреждения в установленном порядке подаются для согласования экспертной комиссией архивного отдела исполкома г. Харцызска, экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Донецкой Народной Республики, после чего утверждаются руководителем. Один экземпляр утвержденной описи подаётся архивному отделу исполкома г .Харцызска.

259. Сводные описи дел длительного хранения (свыше 10 лет) хранения складываются в двух экземплярах, одобряются экспертной комиссией учреждения и утверждаются его руководителем.

260. Сводные описи дел по кадровым вопросам (личному составу) составляются в трёх экземплярах, подписываются составителем, одобряется экспертной комиссией учреждения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного отдела исполкома г. Харцызска, после чего утверждаются руководителем учреждения, один экземпляр сводной описи подаётся в архивный отдел исполкома г. Харцызска.

261. Учреждение обязано описывать документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через два года после завершения в делопроизводстве, а также передавать документы постоянного хранения в соответствии с утвержденными описями дел в архивный отдел исполкома г. Харцызска в установленные законодательством сроки.

Оформление дел

 

262. Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в делах, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела, наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивку или оправу дела, оформление обложки (титульного листа) дела.

263. Документы временного хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнения элементов оформления обложек не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.

264. Дела с грифом "Для служебного пользования", личные или отдельные группы дел постоянного хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, которые вмещают в себя постановления, распоряжения, приказы, решения и др.), должны иметь размещенную в начале дела внутреннюю опись документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией учреждения.

265. После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости в заголовки дел дополнительные ведомости (проставляется номер приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и др.).

266. Дата на обложке дел должна отвечать году начала и окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранние годы, чем год создания дела, под датой делается надпись: "имеются документы за ... годы".

267. На обложке дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляется дата первого и последнего документа каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год указываются арабскими цифрами, месяц пишется словом.

268. На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию с архивом учреждения - номер описи и фонда.

269. В случае изменения наименования учреждения (его структурного подразделения) на протяжении периода, который охватывает документы дел, или во время передачи дел в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берётся в скобки.

270. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делается четко черным светоустойчивым чернилом или пастой. Запрещается наклеивать титульный лист на обложку дел.

 





©2015-2017 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Обратная связь

ТОП 5 активных страниц!