3. Процедура
Снятие магазина с охраны
- Ответственный сотрудник должен произвести снятие магазина с охраны, следуя утвержденной процедуре (правило, может отличаться в зависимости от того, с какой компанией заключен договор охраны).
- После открытия входной двери необходимо сразу провести процедуру снятия магазина с охраны. В противном случае активизируется сигнализация охранного комплекса, и приедет наряд вневедомственной охраны.
- Во избежание ложной активизации сигнализации в момент снятия магазина с охраны, никто, кроме ответственного сотрудника, не должен входить в магазин.
- Необходимо проверить, активизировалась ли сигнализация в период времени, когда магазин был закрыт. Эта информация высвечивается на дисплее охранной системы.
- Если сигнализация активизировалась, необходимо определить время, зону и сектор активизации сигнализации, связавшись с оператором охранного комплекса (представителем службы технической поддержки). В целях обнаружения причины срабатывания сигнализации, необходимо осуществить внешний осмотр зоны срабатывания в присутствии 2-х свидетелей. В случае обнаружения явных следов взлома, любого другого противоправного проникновения, хищений, необходимо сохраняя первоначальную обстановку внутри Помещения, не передвигая предметов/вещей, не прикасаясь к предметам/вещам в целях обеспечения сохранности видимых/невидимых следов хищения/противоправного проникновения и обеспечив при этом по возможность фото-видеосъемки места происшествия, немедленно сообщить об этом в охранную фирму, а также Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью/ Региональному менеджеру по управлению розничной сетью /Директору по розничной торговле и Специалисту по работе с претензиями, по согласованию с ними, в полицию.
- В случае активизации охранной сигнализации директор магазина обязан уведомить Территориального менеджера по управлению розничной сетью по электронной почте или телефону, в день обнаружения факта тревоги с указанием ее возможных причин.
Постановка магазина на охрану
- Независимо от количества зон (зал, склад) процедура закрытия магазина начинается с закрытия всех окон, дверей, а также люков зон, имеющих датчики первого уровня охраны (защита от проникновения извне).
- Все сотрудники покидают зоны (помещения магазина) для того, чтобы датчики второго уровня охраны (датчики объема) включились в режим ожидания. В момент постановки магазина на охрану входная дверь должна быть закрыта.
- Ответственный сотрудник должен совершить постановку магазина на охрану, следуя утвержденному правилу (данное правило может отличаться в зависимости от того, с какой компанией заключен договор охраны), и запереть входную дверь. В случае возникновения технических проблем следует связаться с оператором охранного комплекса (представителем службы технической поддержки). Об отсутствии технических проблем при постановке магазина на охрану свидетельствует начало отсчёта таймера постановки на охрану.
- В случае невозможности постановки магазина на охрану по техническим причинам директор магазина обязан назначить ответственного (-ых) сотрудника (-ов) магазина для осуществления ночного дежурства. Директор магазина должен указать в табеле учета рабочего времени количество часов, затраченных назначенным (-ми) сотрудником (-ами) на дежурство, в графе, предусматривающей повышенную ставку почасовой оплаты.
- При активизации сигнализации охранного комплекса магазина оператор охранного комплекса связывается с ответственным сотрудником магазина.
- Оператор охранного комплекса информирует о времени, зоне и секторе срабатывания сигнализации, а также сообщает о приезде наряда вневедомственной охраны.
- Если в период постановки магазина на охрану были активизированы датчики первого уровня охраны (защита от проникновения из вне), требуется выезд ответственного сотрудника в магазин. В таком случае ответственному сотруднику необходимо иметь при себе документы, удостоверяющие личность, а также ключи от магазина.
- Обо всех случаях обнаружения явных следов взлома, хищений, любого другого противоправного проникновения следует немедленно сообщить об этом в охранную фирму, Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью/ Региональному менеджеру по управлению розничной сетью /Директору по розничной торговле и Специалисту по работе с претензиями, по согласованию с ними, в полицию.
9. При ложно сработавшей охранной сигнализации, в случае прибытия ответственного сотрудника в магазин и последующего открытия магазина, сотрудник должен провести открытие магазина в соответствии с настоящим Руководством, заполнить чек-лист открытия магазина, а в случае последующего закрытия, - провести закрытие магазина в соответствии с данным Руководством.
Тревожная кнопка
1. Тревожная кнопка должна размещаться на кассе и в офисе директора, в котором находится сейф.
2. Тревожная кнопка должна всегда находиться в доступном месте для сотрудников (если используется брелок), и сотрудники магазина должны в любой момент времени знать о ее месте размещения.
3. Все сотрудники магазина, имеющие доступ к осуществлению кассовых операций на ККМ должны пройти инструктаж и расписаться в листе ознакомления к инструкции по использованию кнопки вызова полиции/охраны. Инструктаж проводит Директор магазина по согласованию с охранной фирмой.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Источники более подробной информации:
· Приложение №7. Разные документы
· Приложение №11. Действия при возникновении чрезвычайных ситуаций
· 1.1.1. Открытие/закрытие магазина
| 5.1.22. Противокражные ворота |
1. Цель
Обеспечить предотвращение и профилактику внешнего воровства товара.
Преимущества:
· Четкое понимание процедуры и определение ответственных сотрудников.
· Снижение нагрузки на персонал магазина за счет использования противокражного оборудования.
· Предотвращение (снижение) внешних краж товара. Соответствие международным и локальным требованиям и стандартам.
2. Политика
1. Использование противокражных систем осуществляется в порядке, предусмотренном Политикой по оснащению и использованию противокражных систем в магазинах розничной сети.
3. Процедура
1. Директор магазина обязан ежедневно проводить проверку всех противокражных ворот и металлодетекторов (в том случае если предусмотрено моделью противокражных ворот), в том числе предупреждающих сигналов (пейджеры и стробоскопы).
2. В случае выхода из строя противокражных ворот директор магазина обязан уведомить службу поддержки розничной сети (RetailSupport.CIS@adidas-Group.com) и описать проблему.
3. Ежедневно директор магазина назначает ответственного за визуальный контроль зоны входа и своевременное реагирование на срабатывание сигнала противокражной системы или металлодетектора.
4. Обязанности ответственного за визуальный контроль и реагирование приводятся в разделе 5.0.4. Действия при магазинной краже.
5. Ответственный за визуальный контроль также обязан следить за техническим состоянием пейджера и сигнального устройства противокражных ворот. Подзарядка пейджеров должна осуществляться ежедневно.
6. Необходимо хранить приспособления для снятия сенсоров (сенсоросъемники) в труднодоступных для посторонних лиц местах. Сенсоросъемники должны быть прикреплены к кассовому столу и к столу кладовщика и не должны быть доступны посторонним лицам, а также сотрудникам магазина, в чьи должностные обязанности не входит работа с использованием указанных приспособлений. Если в магазине имеется только один сенсоросьемник, он размещается на кассе магазина и крепится к кассовому столу. Если в магазине имеются неиспользуемые сенсоросъемники, необходимо организовать их хранение в сейфе магазина.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Источники более подробной информации:
· 5.0.4. Правила поведения в случае кражи
· Политикой по оснащению и использованию противокражных систем в магазинах розничной сети.
| 5.1.23. Счетчики посетителей |
1. Цель
Установить контроль за трафиком покупателей и уровнем конвертации. Предоставить инструкцию по использованию счетчиков посетителей сотрудникам магазина.
Преимущества:
· Учет количества посетителей.
· Сравнение пиковых периодов продаж в разных регионах и разных магазинах.
· Получение данных по конвертации.
· Оценка эффективности маркетинговых активностей.
· Повышение качества обслуживания покупателей благодаря наличию точных данных о количестве персонала.
2. Политика
1. Установка оборудования должна осуществляться на основе инструкций по установке, предоставляемых Информационно-техническим отделом.
2. Счетчики посетителей должны находиться в исправном состоянии в течение всего времени работы магазина.
3. Процедура
1. Директор магазина, в котором установлены счетчики посетителей, обязан обеспечить ежедневную проверку счетчиков на исправность.
2. В случае поломки счетчиков посетителей директор магазина обязан подать заявку через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/ с подробным описанием неисправности.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов, Информационно-технический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Руководство пользователя устройства от поставщика
| 5.1.24. Информационная система для осуществления продажи товара |
1. Цель
Обеспечить корректную работу программного обеспечения в магазине, фиксирующего каждую операцию и позволяющую поддерживать актуальность товарных остатков и других операций.
Преимущества:
· Корректный учет продаж и товарных остатков.
· Высокие стандарты обслуживания покупателей.
2. Политика
1. Все магазины компании должны быть оборудованы информационными системами, установка и использование которых одобрена Информационно-техническим отделом (по тексту настоящего Руководства также «система магазина»).
2. После установки необходимо обеспечить надлежащее обслуживание информационной системы магазина, для поддержания ее в исправном состоянии.
3. Процедура
1. О всех неисправностях и сбоях в работе информационных систем магазина необходимо обращаться в службу поддержки в службу технической поддержки Service Desk через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/, согласно стандартам обращения в группу поддержки.
2. Самостоятельные настройки и внесение изменений в работу информационных систем магазина сотрудниками магазина допускается только в рамках инструкций, размещенных для самостоятельного ознакомления на портале(https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/)_ или по требованию специалиста ИТО.
3. Директор магазина обязан обеспечить передачу по смене информации по неисправностям оборудования магазина и номера обращений, зарегистрированных в электронной системе регистрации обращений через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/.
- Ежедневно после выполнения операции «Закрытие смены», директор магазина обязан обеспечить проведение проверки наличия резервной копии базы данных системы магазина в папке по адресу: «D:\backup\» на рабочем компьютере директора.
- Директор магазина обязан обеспечить наличие резервных копий системы магазина в папке «D:\backup\» не менее чем за 5 (пять) дней до текущей даты. По истечению указанного периода, не актуальные файлы резервных копий подлежат удалению.
- Директору магазина необходимо ежедневно осуществлять загрузку всех файлов с обновлениями (inventor, disccard, cupon, employee, FP и др.) в систему магазина с внутреннего портала компании (ftp://iftp.adidas-group.com/PRODUCTION/inventor/). Загрузка соответствующих файлов производится с внутреннего интернет портала компании, а также из входящей электронной почты, в случае наличия в ней таковых файлов. Запрещено самостоятельно корректировать информационные файлы без согласования со специалистом информационно-технического отдела.
- Директор магазина обязан ежедневно выполнять выгрузку данных в офис компании. Выгрузка проводится автоматически при закрытии смены. Закрывать смену следует не позже 23:50 по местному времени работы магазина. В случае отсутствия в магазине интернета или неисправностей в его работе, директор обязан выполнить выгрузку данных в папку M:\dat\XXXXX\ToOffice, затем извлечь файлы из папки ToOffice и сохранив их на электронном носителе, до 11:00 по московскому времени следующего дня обеспечить отправку данных на электронный адрес: 1c-sap_RU@adidas-group.com из другого магазина компании или с помощью любого места доступа к интернет.
8. Директор магазина обязан загружать в Информационную систему все электронные накладные (ЭН), появляющиеся в случае поставки товара из Центра Дистрибуции компании, Аутсорсингового склада (СВХ) компании, из другого магазина - на внутреннем Интернет портале (ftp://1C:GWDPRR4DdGt4p@iftp.adidas-group.com/PRODUCTION/inventor/).
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
| 5.1.26. Музыкальное и видеооборудование |
1. Цель
Обеспечить надлежащую установку, работу и обслуживание музыкального и транслирующего видео оборудования в магазинах компании.
Преимущества:
· Приятная атмосфера для покупателей.
· Использование музыкального оборудования в соответствии со стандартами компании.
2. Политика
1. Установка оборудования должна осуществляться на основе инструкций, предоставляемых Информационно-техническим отделом.
2. Самостоятельные настройки и внесение изменений в работу информационных систем магазина сотрудниками магазина не допускается.
3. Допускается воспроизведение только музыкальных и видеоматериалов в соответствии с пунктом 1.1.8. Воспроизведение музыки и видео настоящего Руководства.
3. Процедура
1. Для получения технической поддержки необходимо обращаться в службу поддержки Retail, Support (CIS) (RetailSupport.CIS@adidas-Group.com).
2. Запрещается отключение оборудования от сети Интернет и питания.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
| 5.1.27. Переносной Терминал для Сбора Данных (ТСД) |
1. Цель
Обеспечить надлежащее использование ТСД для учета товарных остатков.
Преимущества:
· Использование данного оборудования для пересчёта товарных остатках.
· Соответствующее использование и обслуживание ТСД.
2. Политика
1. К использованию ТСД допускаются только сотрудники магазина, которым проведен инструктаж по работе с ТСД. Инструктаж проводит директор магазина.
2. При наличии запасного аккумулятора его хранение должно осуществляться только в заряженном состоянии.
3. Использовать ТСД возможно только в магазинах розничной сети компании.
4. Для работы с моделями ТСД, на которых установлен сенсорный экран, необходимо использовать стилус.
5. Необходимо хранить ТСД в труднодоступном для третьих лиц месте (во внутренних помещениях магазина, в которых двери закрываются на кодовый замок/ключ).
3. Процедура
1. Для получения технической поддержки необходимо обращаться в службу технической поддержки Service Desk через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Руководство пользователя ТСД
| 5.1.28. Офисные компьютеры |
1. Цель
Обеспечить надлежащую установку, работу и обслуживание персональных компьютеров в магазинах компании.
Преимущества:
· Соответствующее оснащение магазинов персональными компьютерами.
· Эффективное использование персональных компьютеров.
2. Политика
1. К установке персональных компьютеров в магазинах компании допускаются только сотрудники Информационно-технического отдела и сотрудники подрядных организаций, с которым подписан соответствующий договор на техническое обслуживание и при предъявлении удостоверения личности, выданного подрядной организацией.
2. Использовать персональных компьютеров возможно только в магазинах розничной сети компании.
3. Устанавливать любое программное обеспечение на персональные компьютеры в магазине запрещено сотрудникам магазина.
4. Передача персональных данных пользователей персональных компьютеров сотрудниками магазина третьим лицам запрещена.
5. Самостоятельные настройки и внесение изменений в работу персональных компьютеров магазина сотрудниками магазина не допускается.
3. Процедура
1. Необходимо выполнять выход из системы каждый раз по завершении работы на персональном компьютере директора магазина, который использует для авторизации в информационной системе магазина с расширенными правами доступа.
2. Для получения технической поддержки необходимо обращаться в службу технической поддержки Service Desk через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
| 5.1.29. Офисные принтеры |
1. Цель
Обеспечить надлежащую установку, работу и обслуживание принтеров в магазинах компании.
Преимущества:
· Соответствующее оснащение магазинов компании принтерами.
· Эффективное использование расходных материалов.
2. Политика
1. К установке принтеров в магазинах компании допускаются только сотрудники Информационно-технического отдела и сотрудники подрядных организаций, с которым подписан соответствующий договор на техническое обслуживание.
3. Процедура
1. Использование принтера допускается только в служебных целях.
- При печати документов запрещается использовать листы бумаги, скрепленные скобами или скрепками, недопустимо попадание влаги в принтер, использование мятых листов бумаги или листов форматов отличных от формата А4.
3. Самостоятельные настройки и внесение изменений в работу принтера сотрудниками магазина не допускается.
4. Обслуживание принтеров осуществляют только сотрудники Информационно-технического отдела и сотрудники подрядных организаций, с которым подписан соответствующий договор на техническое обслуживание.
5. Для получения технической поддержки необходимо обращаться в службу технической поддержки Service Desk через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
| 5.1.30. Бытовые электроприборы |
1. Цель
Обеспечить надлежащую установку, работу, обслуживание и правильное использование электроприборов в магазинах компании.
Преимущества:
· Безопасность для сотрудников и покупателей.
2. Политика
1. Установка всех бытовых электроприборов, находящихся в магазинах, должна быть согласована с Директором по розничной торговле.
2. Директор магазина несет ответственность за использование бытовых электроприборов исключительно по назначению.
3. Все бытовые электроприборы должны проходить регулярное техническое обслуживание только сотрудниками подрядных организаций, с которым подписан соответствующий договор на техническое обслуживание.
3. Процедура
1. Для согласования ремонта и/или замены оборудование необходимо обращаться к Региональному менеджеру по управлению розничной сетью, Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью.
2. Поддерживайте оборудование в чистоте в соответствии с руководством пользователя.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, отдел по персоналу
6. Приложение
| 5.1.31. Видеонаблюдение |
1. Цель
Обеспечить видео фиксацию всех противоправных действий в магазинах компании. Ограничить доступ к системе видеонаблюдения и обеспечить ежедневную проверку исправности системы и надлежащее обращение с видеоматериалами.
Преимущества:
· Дополнительная мера защиты от внутренних/внешних краж и вандализма.
· Создание безопасной среды для сотрудников магазина и покупателей.
2. Политика
1. Все системы видеонаблюдения, установленные в магазинах компании, должны быть оснащены функцией записи.
2. Продолжительность записи архива камер видеонаблюдения должна составлять не менее 35 дней.
3. Директор магазина должен регулярно (при открытии/закрытии магазина на ежедневной основе) проверять исправность видеоконтрольного оборудования, качество ведения видеозаписи, соответствие времени работы видеосистемы остальным компьютерам, фискальным регистраторам, терминалам ВТБ/Сбербанк и реальному времени.
4. Размещение камер в местах, где они могут нарушить право частной жизни (в туалетах, примерочных) запрещено.
- Директор магазина обеспечивает наличие и работоспособность системы видеонаблюдения в кабинете директора магазина, на каждой кассе магазина, на запасных входах/выходах должны быть расположены таблички с информацией о том, что в магазине ведется видеонаблюдение.
6. Директор магазина обязан проводить регулярную проверку состояния оборудования, качества видеозаписи, соответствия индикации даты и времени дате и времени на компьютерах, кассовых аппаратах, терминалах и реальному времени (погрешность не должна превышать 10 минут).