7. Директор магазина обязан не допустить несанкционированного доступа к системе хранения данных видеонаблюдения (серверу системы), который (по возможности) следует поместить в специальный запирающийся ящик. Доступ к ключам от него должен иметь только директор магазина.
Обслуживание
1. В случае возникновения технических проблем при работе камер видео наблюдения, директора магазина в день обнаружения неисправности должен обратиться в службу технической поддержки Service Desk через портал регистрации обращений https://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/ с подробным описанием причин неисправности.
Просмотр записи
1. Только сотрудники администрации магазина или специалисты ИТО имеют право просматривать записи с камер видеонаблюдения.
2. Если сотрудники полиции запрашивают доступ к записям с камер видеонаблюдения, сотрудник администрации магазина обязан сопровождать их в ходе просмотра, предварительно согласовав с Региональным менеджером по управлению розничной сетью / Территориальным менеджером по управлению розничной сетью и ответственным сотрудником подразделения по безопастности и защите активов возможность просмотра камер сотрудниками полиции, посредствам электронной почты.
Гражданские права
1. Посетитель может запросить доступ к записям архива камер в магазине, при этом, каждый такой запрос должен быть оформлен в письменной форме - заявление. Директор магазина направляет в офис компании в день обращения покупателя данное заявление на имя ответственного сотрудника корпоративно-юридического отдела, который после рассмотрения заявление взаимодействует с директором магазина.
3. Процедура
1. При выполнении любых действий, связанных с системой видеонаблюдения, следуйте порядку действий, описанных в настоящем Руководстве.
4. Частота По требованию/Ежедневно/Ежемесячно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
| 5.2.1. Набор персонала |
1. Цель
Сделать набор персонала неотъемлемой частью схемы рабочей недели, обеспечить качественное закрытие нехватки персонала и регулярно обновлять актуальный список подходящих по компетенциям кандидатов на случай внепланового открытия вакансий в магазине.
Преимущества:
· Постоянная готовность к работе над плановыми и внеплановыми вакансиями.
· Оперативное закрытие нехватки качественными кандидатами.
· Формирование полной и квалифицированной команды сотрудников магазина, которые предоставляют превосходное обслуживание покупателей, поддерживают рост продуктивности, показателей конвертации, среднего чека, и в целом объем продаж.
2. Политика
- Директор магазина несет ответственность за:
o Активный внутренний (в магазине) и внешний (в городе/регионе) поиск кандидатов для закрытия текущих и потенциальных вакансий,
o Использование всех доступных рекрутинговых инструментов и процессов для обеспечения выбора лучшего кандидата на каждую позицию
o Документирование всей рекрутинговой активности и соблюдение трудового законодательства.
o Создание сильной команды и удержание ключевых игроков
3. Процедура
- Директор/менеджер магазина осуществляет анализ соответствия фактической численности персонала со штатным расписанием, используя отчет «Анализ штата и факта».
Отчет «Анализ штата и факта» доступен по ссылке и RusWeb-Retail_Operations-Отчеты-Retail_Support_information-Анализ штата и фактаи содержит рекомендации для каждого магазина:
Freeze – излишек персонала, набор сотрудник не осуществляетсяOutstaff freeze – набран штат сотрудников, не привлекается аутстафф
Outstaff – нехватка по штату <20%, привлекается аутстафф
Recruitment – нехватка по штату > 20%, осуществляется набор сотрудников
Recruitment critical – нехватка по штату >40%, критическое влияние нехватки на потерю продаж и снижение конвертации.
- Директор/менеджер магазина использует «Профиль кандидата», чтобы определить образ идеального кандидата для работы в своем бренде.
- Директор/менеджер магазина обязан организовать активный рекрутинговый процесс, используя памятку «10 шагов по закрытию нехватки». Памятка «10 шагов по закрытию» - брошюра, где перечислены основные мероприятия, которые реализует директор и его команда в случае нехватки персонала.
- Директор/менеджер магазина следит за тем, чтобы в магазине всегда были POS-материалы для закрытия нехватки. В случае отсутствия POS-материалов директор/менеджер осуществляет заказ материалов через Портал обучения и развития.
- Директор/менеджер магазина обязан обеспечить оформление POS материалов по набору персонала согласно стандартам размещения.
- При заполнении анкет соискателями директор/менеджер проводит интервью в течение 2х дней. В результате должен быть сформирован пул потенциальных кандидатов, которым можно воспользоваться при возникновении открытых вакансий в магазине.
- Директор/менеджер магазина на регулярной основе в соответствие с графиком принимает участие в массовых отборах, проводимых в городе. При проведении Директор/менеджер магазина использует памятку «Массовое собеседование».
- Если в городе не проводят массовый отбор, директор проводит индивидуальное интервью в магазине, используя памятку «Индивидуальное интервью».
- При проведении интервью Директор/менеджер магазина используют Бланк Оценки кандидатов.
- При наличии критической нехватки Директор/менеджер магазина должен обратиться к Специалисту по подбору персонала розничной сети, чтобы совместно составить план по закрытию нехватки. Специалист по подбору персонала розничной сети в течение двух дней предоставит анкеты или кандидатов, успешно прошедших массовый подбор.
- Директор/менеджер магазина должен приглашать кандидатов из списка на собеседование. При проведении интервью в магазине Директор/менеджер магазина обязан провести экскурсию по магазину и предложить кандидату пройти обучение на Портале Кандидатов.
- Директор/менеджер магазина при предложении позиции наиболее подходящему кандидату обязан проверить документы соискателя (паспорт, трудовая книжка, ПФР, ИНН и т.д.).
- Если кандидат не принимает предложение (по тем или иным обстоятельствам), Директор/менеджер магазина делает предложение по трудоустройству следующему по предпочтительности кандидату.
- Директор/менеджер магазина после получения согласования на прием соискателя в штат компании необходимо:
· Сделать заявку на заведение табельного номера сотрудника по установленным правилам (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение), а затем получить от ответственного специалиста по персоналу комплект документов на прием, которые нужно подписать с соискателем в 2-х экземплярах и передать ответственному специалисту по персоналу.
· Составить на нового сотрудника график работы в автоматизированной системе учета рабочего времени Time Keeping (Приложение №43. Инструкция по работе с системой Time Keeping).
· Провести вводный инструктаж по охране труда (1.1.91. Здоровье и безопасность).
15. Директор/менеджер магазина каждый четверг анализирует ситуацию с персоналом на текущий момент сточки зрения потенциальных увольнений. В случае увольнения эффективного сотрудника Директору/менеджеру магазина необходимо понять причину увольнения и предпринять действия по удержанию сотрудника.
16. Директор/менеджер магазина после получения Отчета по оттокам ежемесячно формирует action plan по формированию сильной команды и сокращению оттоков, отправляет его на согласование Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Менеджеру по персоналу розничной сети.
4. Частота Каждый четверг (по требованию)
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор/менеджер магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор/менеджер магазина
· Контроль: Территориальный менеджер по управлению розничной сетьюРегиональный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· 5.2.2. Адаптация новых сотрудников
· 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)
· 1.1.91. Здоровье и безопасность
· Приложение №43. Инструкция по работе с системой Time Keeping
· SHINE - Интерактивная навигация (разделы “Поиск” и “Отбор”)
· Отчет Анализ штата и факта
· SHINE – 10 шагов по закрытию нехватки
· SHINE – Памятка для директора по проведению интервью
· SHINE – Профиль кандидата
· SHINE – Бланк оценки кандидата
| 5.2.2. Адаптация новых сотрудников |
1. Цель
Сделать адаптацию персонала неотъемлемой частью схемы рабочей недели, обеспечить качественное введение в должность нового сотрудника, позволяющее ему начать приносить коммерческую прибыль компании в кратчайшие сроки.
Преимущества:
· Стандартизированный и согласованный с Отделом по персоналу подход по введению в должность новых сотрудников.
· Прозрачность ожиданий от должности для новых сотрудников.
· Сокращение времени на оптимизацию эффективности новых сотрудников.
· Высокий уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников магазина.
2. Политика
- Директор магазина несет ответственность за:
o Проведение всей необходимой подготовки документов до наступления первого рабочего дня нового сотрудника,
o Качественное проведение программы адаптации Fast Track
o Подписание всех необходимых документов новым сотрудником магазина перед вступлением в исполнение трудовых обязанностей:
- Трудового договора,
- Должностной инструкции,
- Договора коллективной материальной ответственности,
- Договора полной индивидуальной материальной ответственности (в случае наличия допуска к ответственности за материальное имущество компании),
- Листы ознакомления с действующими политиками компании, в том числе с настоящим Руководством,
- Журналы инструктажей по охране труда, пожарной безопасности и вводному инструктажу по охране труда.
- Другие документы, указанные в разделе 5.2.10.
3. Процедура
- Директор/менеджер магазина выход нового сотрудника таким образом, чтобы первый рабочий день не приходился на субботу, воскресенье, праздничные дни или выходные дни директора/менеджера. Предпочтительно спланировать первый рабочий день нового сотрудника на четверг.
- За 1 рабочий день до даты выхода сотрудника на работу, направьте данные для оформления сотрудника в отдел по персоналу (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение).
- Директор/менеджер магазина составляет график проведения программы адаптации нового сотрудника Fast Track, учитывая следующие принципы:
- 1ий и 3ий дни обучения проводит исключительно Директор/менеджер магазина;
- последующие дни обучения должны строиться согласно рабочему графику сотрудника;
- совмещать несколько дней обучения в один запрещено.
- График обучения нового сотрудника необходимо разместить на доску персонала, чтобы новый сотрудник сам понимал, в какие дни он будет обучаться, и какая тема будет следующая.
- В день выхода на работу ознакомьте нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами Компании и подпишите необходимые документы (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)).
- Трехдневная программа обучения Fast Track включает в себя: знакомство с магазином, введение в должность, знакомство с мотивационной схемой, объяснение принципов карьерного роста.
- В первые 2-3 недели новый сотрудник проходит обязательную программу обучения на дистанционном портале обучения, включающую прохождение продуктовых и функциональных курсов.
- По итогам первых 14 рабочих дней директор/менеджер магазина оценивает качество процесса адаптации нового сотрудника, проводя устный экзамен. Директор/менеджер магазина может воспользоваться базой вопросов на портале обучения, которая поможет провести оценку знаний нового сотрудника, дать обратную связь и рекомендации к дальнейшему обучению.
- С первого дня работы Директор/менеджер магазина или ответственный сотрудник проводит для нового сотрудника Фокус дня (ежедневное обучение на рабочем месте).
- До окончания срока ученичества Директор/менеджер магазина обязан проконтролировать прохождение Учеником функционального тестирования. Тест необходимо выбирать в соответствии с будущей должностью. Тест считается пройденным, если набрано 80% и более.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор/менеджер магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· SHINE – Fast Track
· SHINE – Фокус Дня
· SHINE – Книга розничных мотиваций
· SHINE – Обязательная программа обучения и развития
· SHINE - Тестирование при переходе на должность 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)
· 1.1.91. Здоровье и безопасность
· Приложение №43. Инструкция по работе с системой Time Keeping
| 5.2.3. Мотивация сотрудников магазина |
1. Цель
Обеспечить поощрение индивидуальных и коллективных достижений в материальной (например, премия, подарочные сертификаты и др.), нематериальной (например, почетные грамоты, запись в трудовую книжку и др.) и иной форме, помимо денежного вознаграждения.
Преимущества:
· Высокий уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников магазина.
· Сохранение сотрудников в компании и, как следствие, снижение затрат, связанных с текучестью кадров.
· Увеличение продуктивности сотрудников.
2. Политика
- Все сотрудники компании должны дополнительно поощряться за выдающиеся достижения в работе.
- Директор магазина должен использовать инструменты поощрения в рамках своей ответственности.
- Директор магазина должен внедрять и воспитывать культуру поощрения среди своих сотрудников и непрерывно мотивировать их.
- Директор магазина должен поощрять и выделять сотрудников магазина.
3. Процедура
1. Ежемесячно директор магазина вместе с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут устанавливать специальные задачи для сотрудников, с получением в качестве вознаграждения сертификатов, позволяющих получить товар adidas, Reebok и Rockport, в соответствии с Приложением №15 настоящим Руководством. Данные сертификаты разрешается реализовывать на получение товара для личного использования сотрудников, которым были вручены сертификаты. Не допускается использование данных сертификатов для погашения недостач. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан обеспечить списание и выдачу товара на основании премиального сертификата, в точном соответствии с Приложением №15 настоящего Руководства.
2. Один раз в квартал с целью дополнительного поощрения сотрудников офиса за выдающиеся достижения в работе, ответственным сотрудником отдела по персоналу инициируется выдача сертификатов в качестве вознаграждения, позволяющих получить товар adidas, Reebok и Rockport, в соответствии с Приложением №38 настоящего Руководства, при этом, директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан обеспечить списание и выдачу товара на основании премиального сертификата сотруднику офиса, в точном соответствии с Приложением №38 настоящего Руководства.
3. Ежемесячно (до 15 числа каждого месяца), ответственным сотрудником подразделения по безопасности и защите активов проводится сопоставление согласованных сумм по выданным Сертификатам и сумм фактических списаний за предыдущий месяц. Все превышения установленных сумм списаний расцениваются как нарушение настоящего Руководства со стороны директора магазина/ответственного сотрудника.
4. Ежедневно администрация магазина использует различные инструменты нематериального стимулирования персонала (почетные грамоты, общественное признание, предоставление гибкого графика работы и т.д.)
5. Администрация магазина имеет право представить на рассмотрение внесение записи в трудовую книжку о награждении (поощрении) сотрудника за трудовые заслуги в случаях:
· награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
· награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;
· другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и иными локальными нормативными актами.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу, подразделение по безопасности и защите активов, Отдел розничной сети
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· SHINE - Мотивирование
· SHINE - Инструменты для индивидуального и коллективного поощрения
· Приложение№15. Процедура по выдаче сертификатов
· Приложение№38. Процедура по выдаче сертификатов _только для магазинов, уполномоченных отоваривать сертификаты офисных сотрудников
· 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)
· 1.1.91. Здоровье и безопасность
· Приложение №43. Инструкция по работе с системой Time Keeping
7.
| 5.2.5. Дисциплина труда |
1. Цель
Обеспечить стандартизированный подход директора/менеджера магазина к принятию дисциплинарных мер в отношении сотрудников магазина, допустивших нарушения действующего трудового законодательства/настоящего Руководства и иных локальных актов компании.
Преимущества:
· Последовательность и надлежащее наложение дисциплинарных санкций.
· Соблюдение прав сотрудников магазина.
· Соблюдения норм законодательства в области труда.
2. Политика
1. Основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности является совершение дисциплинарного проступка. Факт совершения дисциплинарного проступка может быть подтвержден следующими документами:
o акт о выявленном нарушении должностных обязанностей работником (Приложение №16),
o объяснительная записка виновного работника (Приложение №16),
o докладная записка (Приложение №16) от работника, выявившего проступок.
2. Общая схема проведения служебного расследования приведена в Приложении №16 настоящего Руководства.
3. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в случае доказанного нарушения пунктов настоящего Руководства, должностной инструкции и других локальных актов компании.
4. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске.
5. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
6. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
7. Неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он уже имеет дисциплинарное взыскание, может служить основанием для увольнения данного работника по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ – неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей.
3. Процедура
1. При выявлении проступка сотрудника необходимо убедиться в своевременном ознакомлении работника с должностной инструкцией, настоящим Руководством и иными локальными актами компании, а также должен удостовериться, что фактически выполняемые работником трудовые функции соответствуют должности, указанной в трудовом договоре работника. Данную информацию можно получить в отделе по персоналу.
2. Работник, инициирующий оформление взыскания, в день обнаружения проступка составляет Акт о выявленном нарушении и письменно запрашивает объяснительную записку от работника, допустившего нарушение (по форме Запроса см. Приложение №16).
3. В объяснительной записке, составленной на имя Руководителя подразделения кадрового администрирования должны быть:
o указаны должность, ФИО составителя объяснительной записки, адрес места совершения (магазина) проступка,
o представлены подробные объяснения работника, допустившего нарушение, в отношении конкретных фактов с указанием дат, времени (если возможно), каких-либо релевантных идентифицирующих признаков: номеров накладных, номеров возвратов, заявлений, фамилий лиц, в присутствии или с участием которых были совершены описываемые действия и т.д.
o указано на факт признания или отрицания работником нарушения своих должностных обязанностей и конкретных пунктов должностной инструкции и настоящего Руководства
o указана дата составления объяснительной записки.
4. Если по истечении двух рабочих дней (по графику работы сотрудника) указанное объяснение не предоставлено, то работником, инициировавшим предоставление объяснительной, составляется Акт о не предоставлении объяснений (Приложение №16). Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
5. Работник, инициирующий оформление взыскания, обеспечивает своевременную (в течение 3 дней с момента составления последнего документа, но не позднее чем через 10 дней с момента выявления дисциплинарного проступка) пересылку Специалисту по персоналу оригинал Акта с документальными доказательствами допущенного нарушения, объяснительной записки работника и собственной докладной – для принятия решения о привлечении к дисциплинарной ответственности и подготовки соответствующего Приказа. При необходимости в зависимости от проступка, могут запрашиваться дополнительные документы, являющиеся доказательством степени вины сотрудника, например, объяснительные записки свидетели и т.д.
6. В случае если работником, инициирующим оформление взыскание, выступает ответственный сотрудник подразделения по безопасности и защите активов, то
a. Приказ оформляется по месту проведения проверки при согласовании со Специалистом по персоналу.
b. Виновный работник должен быть обязательно ознакомлен с приказом, что подтверждается его подписью на приказе.
c. Если работник отказывается подписывать приказ, составляется соответствующий Акт об отказе ознакомления.
7. После этого все документы передаются в отдел по персоналу.
8. Если инициатором привлечения к дисциплинарной ответственности является не сотрудник подразделения по безопасности и защите активов, то Приказ о наложении дисциплинарного взыскания подготавливает Специалист по персоналу (при наличии к тому достаточных оснований) с соблюдением установленных сроков наложения дисциплинарных взысканий.
9. Специалист по персоналу отправляет Приказ в магазин по электронной почте для ознакомления виновного работника с приказом о дисциплинарном взыскании. В копию электронного письма ставит работника, инициировавшего оформление взыскания, Менеджера по безопасности и защите активов, Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
10. Работник, инициировавший оформление взыскания, ознакамливает виновного работника с Приказом под роспись (по форме Приложения №16). При этом Приказ объявляется работнику в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий Акт об отказе (по форме Приложения 16). Приказ и Акт об отказе в ознакомлении (при наличии), хранятся в личном деле работника. Отсутствие подписи виновного работника на Приказе при условии наличия Акта об отказе, не является препятствием для вступления составленного приказа в силу. Ст. 84.1. ТК РФ.
11. Работник, инициирующий оформление взыскания, обязан передать Специалисту по персоналу подписанные виновным работником оригиналы Приказа о наложении дисциплинарного взыскания и Акта об отказе в течение 7 (семи) календарных дней, а приказа об увольнении – немедленно. Для контроля за доставкой указанных документов в отдел по персоналу инициатор обязан узнать номер накладной у почтового курьера (КСЭ), дату отправки и имя получателя.
12. О получении Приказа с подписью об ознакомлении и Акта об отказе в ознакомлении (при наличии) Специалист по персоналу информирует по электронной почте Работника, инициирующего оформление взыскания, Менеджера по безопасности и защите активов.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор/менеджер магазина
· Контроль: Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Региональный менеджер по управлению розничной сетью, отдел по персоналу, подразделение по безопасности и защите активов, корпоративно-юридический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
- SHINE
- Приложение№16. К процедуре оформления взысканий
| 5.2.6. Обучение и профессиональное развитие сотрудников магазина |
1. Цель
Качественное обучение и профессиональное развитие сотрудников наших магазинов имеет важнейшее значение для обеспечения высокого уровня обслуживания покупателей и поддержания имиджа компании как привлекательного работодателя.