2. Каждый оригинал чека изъятия должен быть подписан директором магазина/ответственным сотрудником магазина, осуществившим транзакцию в момент осуществления изъятия средств из кассы магазина. На чеках изъятий дополнительно должна присутствовать роспись ответственного за изъятия со всех касс магазина в данный день.
3. При каждом изъятии наличных средств из кассы необходимо переносить денежные средства в сейф скрытно, чтобы исключить визуальный контакт посетителей.
4. После доставки денежных средств в офис директора, и перед вложение денежных средств в сейф, директора магазина/ответственный сотрудник обязан провести повторный пересчёт и убедиться в отсутствии расхождений (для пересчёта денежных средств может быть использована специализированная счетная денежная машинка, при этом пересчитывать денежные средства необходимо не менее двух раз).
5. При пересчёте суммы изъятия в офисе директора дверь должна быть закрыта на ключ или кодовый замок.
6. Все денежные средства, изымаемые директором/ответственным сотрудником магазина из кассы/касс магазина, должны помещаться в сейф.
7. Закрытие кассовой смены в системе магазина должно выполняться ежедневно до 23:50 по местному времени работы магазина.
8. В течение рабочего дня каждая смена ответственных сотрудников на кассе/кассах магазина должна отражаться в Журнале кассира (Приложение №14. Тетрадь кассира).
4. Частота по требованию, по достижении лимита наличных средств в кассе
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов, Финансовый отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Закрытие кассовой смены
· SHINE
· Приложение№4. Акт инвентаризации денежных средств
· Приложение№14. Тетрадь кассира
| 5.3.2. Заказ разменных денег и запас наличных средств магазина |
1. Цель
Обеспечить ведение отчетности о движении денежных средств и наличие у магазина достаточного объема средств для размена в ходе кассовых операций с учетом лимита, определяемого Отделом финансов.
Преимущества:
· Высокое качество обслуживания покупателей посредством возможности непрерывного проведения торговых операций.
· Упрощение процесса обслуживания покупателей для сотрудников магазина, путем обеспечения достаточного количества разменных денежных средств.
· Установленный лимит наличности в кассе способствует соблюдению законодательства, минимизирует затраты на инкассацию и снижает риск кражи денежных средств из магазинов компании.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за поддержание размера разменных денежных средств в магазине на достаточном уровне для ежедневной торговли и установленного лимита наличности в кассе.
2. Расчет лимитов наличных денежных средств в магазинах производится Финансовым отделом и доводится до сведения магазинов компании отдельным Приказом.
3. Запросы на изменение кассового лимита и времени инкассации, а также вопросы по соблюдению минимального размера сдачи инкассации необходимо отправлять на электронный адрес cash_control@adidas-group.com. При этом, в запросе необходимо указывать SAP-номер магазина, и фактическое время заезда инкассации.
4. Директор магазина/ответственный сотрудник обо всех случаях превышения установленного лимита обязан по электронной почте отправлять письмо на почтовый ящик cash_control@adidas-group.com с указанием SAP-номер магазина, размера и причин превышения лимита до 12-00 дня, следующего за отчетным.
5. Заказ разменных денежных средств может выполняться только директором магазина/ответственным сотрудником магазина, и при получении разменных денежных средств их необходимо поместить в сейф.
Процедура
Доставка разменной монеты или купюр
- Доставка размена возможна только в тех магазинах, которые включены в договор на услугу размена. Список таких магазинов согласовывается с Финансовым отделом. Не включенным в список магазинам запрещается самостоятельно обращаться в банки с целью заказа доставки размена. В целях экономии расходов на доставку размена и в целях минимизации кассовых остатков заказ размена допускается производить один раз в месяц на сумму 50 000 рублей.
- Банк производит доставку монеты или купюры в обмен на банкноты по предварительным заявкам (Приложение 7) сотрудников магазина. Заявка отправляется по факсу до 17:00 часов рабочего дня, предшествующего дню доставки. В банке монеты или купюры, подготовленные по заявкам магазина, вкладываются в отдельные сумки, которые пломбируются заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим их. К сумке прикрепляется ярлык, на котором проставляются: наименование организации, дата, сумма вложенных монет или купюр с разбивкой по достоинствам, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина до приезда инкассаторов банка подготавливает сумку с заявленной суммой в заявке и заполняет препроводительные документы. Упаковка денежной наличности и заполнение документов происходит так же, как и при сдаче инкассации. Только в препроводительных документах в графе «Источник поступления» указывается не торговая выручка, а размен.
- Магазин передает сумку с наличностью инкассатору, а взамен получает сумку с разменными монетами и/или купюрами. Запрещается передавать/принимать банкноты/монеты в дефектных или поврежденных сумках.
- В подтверждение получения от инкассатора и передачи инкассатору пакетов с банкнотами (мешков с монетой), директор магазина/ответственный сотрудник магазина подписывает два экземпляра описи ф.271-С с указанием номера пакета с банкнотами, переданной инкассатору, общей суммы вложенных банкнот, количества порожних мешков, переданных инкассатору.
- Далее делает фотографию описи ф. 271-С и возвращает инкассатору оба экземпляра данной описи. Фотография описи ф. 271-С подлежит распечатыванию и подшитию в кассовый отчёт за дату осуществления размена.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина в присутствии второго сотрудника магазина пересчитывают доставленную в обмен наличность. В случае обнаружения расхождений сразу же сообщают ответственному сотруднику подразделения казначейства и в банк.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел финансов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· 1.3.2. Закрытие кассовой смены
· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции
· Приложение №7. Разные документы
· Приказ (кассовые лимиты)
| 5.3.3. Фальшивые деньги |
1. Цель
Обеспечить получение подлинных денежных знаков от покупателей.
Преимущества:
· Исключение ситуации по возникновению недостачи денежных средств.
2. Политика
1. Директор магазина обязан убедиться в том, что все сотрудники магазина, имеющие доступ к кассе и уполномоченные осуществлять кассовые операции в соответствии с должностной инструкцией, прошли обучение по работе со всеми доступными способами оплаты.
2. Каждая банкнота достоинством 1000 рублей и 5000 рублей подлежит обязательной проверке при получении от покупателей.
3. Если магазин оснащен детектором валют для проверки подлинности денежных знаков, его следует использовать при каждом получении банкнот вышеназванного достоинства. В этом случае директор магазина несет ответственность за надлежащее использование данного оборудования и обеспечение требуемых правил проверки купюр при получении денежных средств от покупателей.
4. Директор магазина несет ответственность за поддержание оборудования для проверки денежных знаков в исправном состоянии. Ремонт детектора валют должен выполняться в кратчайшие сроки.
- С целью предотвращения мошенничества (в том числе получения фальшивых банкнот) работникам магазина запрещено разменивать покупателям деньги.
3. Процедура
1. В ходе проверки банкноты необходимо выполнять проверку банкнот минимум на три признака подлинности.
2. Подробную информацию по проверке и способах защиты купюр Банка России можно получить в Приложении №40.
- К материальной ответственности за выявленную недостачу (при выявлении поддельных купюр) в том числе в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессах расчётно-кассовых операций и сдачи инкассации, и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости только на основании результатов расследования в соответствии Регламентом привлечения сотрудников ООО «АДИДАС» к дисциплинарной и материальной ответственности, а также в соответствии с законодательством РФ.
o В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан в день обнаружения недостачи проинформировать об этом по электронной почте ответственного сотрудника подразделения казначейства с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов для определения возможности списания за счет средств компании.
- Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.
- Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.
- В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 календарных дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, указанных в настоящем Руководстве выше.
- В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение 3 (трех) дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты, обеспечивает предоставление ответственному сотруднику подразделения казначейства и ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов:
o фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);
o талона-уведомления о заведении уголовного дела/иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;
o фотографии служебной записки о необходимости списания средств от Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
8. Ответственный сотрудник подразделения по безопасности и защите активов перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с ответственным сотрудником подразделения казначейства решение о списании суммы.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение №40.Описание признаков подлинности банкнот Банка России
· Приложение №16. К процедуре оформления взысканий
| 5.3.4. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчёт |
1. Цель
Обеспечить выполнение операций с денежными средствами, выданными под отчёт, а также обеспечить их надлежащий учет.
Преимущества:
1. Снижение риска внутренних недостач денежных средств.
2. Политика
- Денежные средства под отчет (далее по тексту – аванс) могут быть выданы сотруднику (далее по тексту – подотчетное лицо) только банковским переводом на расчетный счет сотрудника. По умолчанию денежные средства под отчет перечисляются на банковскую карточку сотрудника, на которую он ежемесячно получает заработную плату.
- Если у работника по какой-либо причине отсутствует возможность использования его банковской карточки (к примеру, утеря), допускается перечисление денежных средств на другой расчетный счет, оформленный на имя сотрудника. В этом случае сотрудник самостоятельно связывается с бухгалтером центрального офиса и согласовывает порядок действий для организации перечисления средств.
- Если у подотчетного сотрудника остаются неизрасходованные денежные средства, ранее получение на расчетный счет, данный сотрудник обязан внести оставшиеся средства в кассу любого магазина. Денежные средства вносятся посредством создания в системе магазина кассового ордера с типом «Возврат денег из под отчета», в комментариях к данному ордеру указывается табельный номер и ФИО сотрудника.
- Если сотрудник не отчитался за неиспользованные денежные средства, взятые под отчёт, сумма задолженности удерживается из заработной платы сотрудника, в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
- Сотрудники, имеющие корпоративную карту, обязаны использовать её и отчитываться за совершенные операции согласно данной процедуре.
- В случае выдачи денежных средств под отчет из кассы магазина лицо, выдавшее денежные средств, и лицо, получившее денежные средства, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
3. Процедура
- Выдача денежных средств под отчет осуществляется только на следующие цели:
o командировочные расходы,
o административно-хозяйственные расходы, вызванные наступлением форс-мажорных обстоятельств (устранение аварийных ситуаций, связанных электричеств, водопроводом, канализацией),
o печать POS-материалов,
o экспертиза товаров,
o оплата штрафов,
o мелкие ремонты в магазинах,
o мелкие ремонты автомашин, приобретение ГСМ в регионах, где невозможно использование топливных карточек,
o покупка скотча и термоэтикеток,
o приобретение кондитерских изделий (в случае рекордов продаж).
- Расходование полученных под отчет денежных средств запрещается на покупку хозяйственных материалов, не связанную с устранением последствий форс-мажорных обстоятельств, выплату заработной платы сотрудникам, другие цели, не определенные в настоящему Руководству.
- Денежные средства на командировочные расходы могут быть выданы под отчет сотрудникам любых должностей магазина, направляемым в связи с производственной необходимостью в другой регион. Денежные средства на иные расходы могут получать только директор магазина/ответственный сотрудник магазина.
- В случае возникновения у Территориального менеджера по управлению розничной сетью служебной необходимости в получении наличных денежных средств, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан использовать свою персональную корпоративную кредитную карточку. Снятие наличных допускается в любом банкомате.
- Денежные средства под отчет выдаются на следующие сроки:
o хозяйственные расходы - на две недели с момента поступления на банковскую карту денежных средств под отчет,
o служебные командировки - на срок, равный продолжительности такой командировки.
- Минимальный размер денежных средств, которые могут быть выданы под отчет – 100 (сто) рублей.
- Для получения денежных средств подотчетное лицо обязано заполнить заявление по форме, определенной в Приложении №7. Данное заявление предоставляется в центральный офис ответственному бухгалтеру с целью согласования выдачи денежных средств. Для совершения операции по корпоративной карте подотчетное лицо обязано предоставить бухгалтеру согласование Территориального менеджера.
- Перечисление денежных средств под отчет на карту ответственного материального лица происходит в следующие сроки:
В случае если заявка поступила до 18:00 по Мск. времени, деньги поступят на карту на следующий день.
В случае если заявка поступила после 18:00 по Мск. времени, деньги поступят на карту через 1 рабочий день.
Исключение составляют перечисления через ВТБ банк, которые приходят с задержкой на 1 день.
- Порядок предоставления заявления отличается в зависимости от суммы, которую планируется взять под отчет.
- Если заявленная сумма составляет от 100 до 3000 рублей:
o Директор магазина/ответственный сотрудник магазина отправляет ответственному Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью фотографию/сканированную копию подписанного заявления по электронной почте,
o в письме дополнительно указывается сумма, которую предполагается взять под отчет, и цель расхода,
o Территориальный менеджер по управлению розничной сетью должен согласовать возможность взятия денежных средств под отчет,
o Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен переслать письмо с подтверждением от Территориального менеджера по управлению розничной сетью вместе с фотографией/скан.копией подписанного заявления ответственному бухгалтеру,
o ответственный бухгалтер проверяет корректность заявления и информирует сотрудника о точной дате перечисления требуемой суммы,
o Директор магазина/ответственный сотрудник магазина отправляет оригинал заявления в центральный офис компании с ближайшей службой курьерской доставки.
11. Если заявленная сумма превышает 3000 рублей:
o Директор магазина/ответственный сотрудник магазина отправляет ответственному Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью фотографию/сканированную копию подписанного заявления по электронной почте,
o в письме дополнительно указывается сумма, которую предполагается взять под отчет, и цель расхода,
o Территориальный менеджер по управлению розничной сетью должен согласовать возможность взятия денежных средств под отчет,
o В случае взятия денежных средств под отчет на печать POS-материалов, допускается в качестве согласования прикрепить письмо с рассылкой (от Retail) о проведении акции, в котором есть указание на печать POS-материалов.
o Директор магазина/ответственный сотрудник магазина распечатывает письмо с подтверждением возможности взятия денежных средств под отчёт от Территориального менеджера по управлению розничной сетью, после чего скрепляет его с оригиналом подписанного заявления, и отправляет документы в центральный офис компании с ближайшей службой курьерской доставки на имя ответственного бухгалтера.
12. Если у сотрудника имеется задолженность по ранее полученной сумме денежных средств под отчёт, по которой не были предоставлены отчётные документы в сроки, установленные настоящим Руководством, бухгалтер вправе отказать в выдаче денежных средств под отчет.
13. Выдача денежных средств под отчет осуществляется только самому подотчетному лицу.
14. Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 (трех) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию центрального офиса компании авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если сотруднику в региональном городе (т.е. кроме Москвы и Санкт-Петербурга) после его возврата из командировки не удается отправить отчет в указанный период, допускается увеличение данного срока до даты ближайшей отправки почты службой курьерской доставки.
15. В случае, если сотрудник нарушил порядок процедуры (потратил личные средства в интересах компании, не согласовав заранее с ТОМом и бухгалтером и не получив денежные средства под отчет), компенсация потраченных денежных средств производится только по факту поступления бухгалтеру на руки корректно оформленного комплекта документов.
16. В комплект отчетной документации за полученные под отчет денежные средства должны входить:
o авансовый отчет;
o кассовые чеки или бланки строгой отчетности за произведенные расходы;
o служебная записка с перечислением всех наличных расходов.
17. Дополнительно в случае отчета по командировке:
o погашенные проездные билеты,
o приказ о направлении работника в командировку,
o служебное задание.
o командировочное удостоверение с проставленными отметками о выбытии и прибытии под отчётного лица.
4. Частота По требованию
5. Ответственность:
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел финансов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· 1.3.2. Закрытие кассовой смены
· Приложение№7. Разные документы
| 5.4.1. Скидка для сотрудников |
1. Цель
Обеспечить корректное применение скидок сотрудников в магазинах компании.
Преимущества:
· Уменьшение количества ошибок и снижение уровня махинаций.
· Единый стандарт процессов, связанных с предоставлением скидок для сотрудников, в рамках компании.
· Удобная процедура приобретения товаров сотрудниками магазина.
2. Политика
1. Каждому сотруднику розничного магазина, отработавшему в штате более 30 дней, и для сотрудников московского и региональных офисов, Центра Дистрибуции более 3 месяцев изготавливается личная дисконтная карта сотрудника компании (в данный период не включается срок изготовления карты, срок доставки в магазин и прочие незапланированные сроки). В случае если сотруднику карта не была выдана по истечении двух месяцев с даты принятия данного сотрудника в штат Компании, то данный сотрудник обязан незамедлительно проинформировать о данном факте ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов и своего Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
2. Каждому сотруднику выдается пластиковая дисконтная карта с установленным лимитом покупки по состоянию на текущий период. Если сотрудник был принят на работу не с начала года, он не имеет право на установление полного годового лимита.
3. Магазины, в которых действует дисконтная карта сотрудника, определяются по совместному решению Финансового директора/Директора по розничной торговле/Регионального менеджера по управлению розничной сетью. Актуальный список магазинов, в которых действует дисконтная карта сотрудника компании, отражен в Приложении №28 данной Политики, а так же обновляется не реже одного раза в месяц на внутреннем портале компании Rusweb по ссылке: https://rusweb/Адреса магазинов.
4. Состав магазинов может быть изменен отдельным Приказом компании или совместным решением Директора розничной сети/Директора по маркетингу и Финансового директора.
5. При изменении состава магазинов, уполномоченных предоставлять скидку по дисконтной карте сотрудника, информирование о произошедших изменениях осуществляется Службой поддержки розничных магазинов (RetailSupport.RU@adidas-group.com).
6. Каждый сотрудник несет ответственность за соблюдение своего персонального лимита на дисконтной карте сотрудника, при этом, сотрудники должны учитывать, что возможно несвоевременное обновление информации об актуальных лимитах по картам в системе магазина/других информационных системах.
7. Устанавливается разный годовой совокупный лимит покупки для следующих групп сотрудников (в рублевом эквиваленте, в розничных ценах):
o лимит $10 000:
- Сотрудники компании, занимающие грейды М2 и М3 и директора магазинов.
o лимит $8 000:
- Сотрудники офиса и Центра Дистрибуции, занимающие грейд М4,
- Сотрудники офиса занимающие грейды P1 и Р2.
o лимит $5 000:
- Сотрудники офиса, занимающие грейды P3 и Р4,
- Сотрудники Центра Дистрибуции грейдов P1, P2, P3 и Р4,
- Все административные сотрудники магазина (Заместители директоров, Администраторы), за исключением указанных выше.
o лимит $3 000:
- Все линейные сотрудники магазинов.
o лимит $500:
- Сотрудники магазинов, работающие по совместительству или по режиму сокращенного рабочего времени.
8. В случае проведения акций, когда процент скидки по дисконтным картам сотрудников увеличивается до 45%, а лимит покупки увеличивается, держатели дисконтных карт обязаны самостоятельно отслеживать динамику расходования лимитов их карт, в том числе с учетом того, что информация в системе магазина может обновляться несвоевременно.
9. Если по итогам акции увеличения корпоративной скидки на собственную продукцию компании до 45% держатель дисконтной карты превышает лимит покупок по установленному лимиту, к такому сотруднику применяются следующие санкции:
o при превышении лимита на сумму менее 100$, сумма лимита следующего начисления уменьшается на сумму превышения;
o при превышении лимита на сумму более 100$, сотрудник на один год лишается права пользоваться дисконтной картой.
Процедура назначения/изменения лимита покупки по дисконтной карте сотрудника
- Приобретение продукции компании со скидкой допустимо в рамках лимита. Если сотрудник был принят на работу не с начала года, он не имеет право на установление полного годового лимита. В таком случае лимит рассчитывается пропорционально времени работы. Для учета используется календарный год.
- Для сотрудников, являющихся работниками компании с начала года:
o Лимит $10000 начисляется три раза в год нарастающим итогом, начиная с 1 января - $5000, начиная с 1 июля - $7500, начиная с 1 октября – 10000$
o Лимит $8000 начисляется три раза в год нарастающим итогом, начиная с 1 января - $4000, начиная с 1 июля - $6000, начиная с 1 октября – 8000$
o Лимит $5000 начисляется три раза в год нарастающим итогом, начиная с 1 января - $2500, начиная с 1 июля - $3750, начиная с 1 октября – 5000$
o Лимит $3000 начисляется три раза в год нарастающим итогом, начиная с 1 января - $1500, начиная с 1 июля - $2250, начиная с 1 октября – 3000$
o Лимит $500 начисляется два раза в год равными долями нарастающим итогом, начиная с 1 января - $250 - и, начиная с 1 июля - $500.