1. Цели, задачи и содержание закупочной логистики.
2. Планирование закупок.
3. Определение метода закупок.
4. Направления и способы выбора поставщика.
5. Ранжирование поставщиков.
Деятельность любой организации зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которыми ее обеспечивают другие предприятия (организации). Даже самой небольшой компании для выполнения своих функций необходимо помещение, тепло, электричество, средство связи и офисная техника, мебель и другие предметы.
Логистика закупок направлена на то, чтобы предприятие получало необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте от надежных поставщиков, своевременно отвечающим по своим обязательствам, с хорошим обслуживанием и по выгодной цене.
Европейская логистическая ассоциация дает следующие определение: «закупочная логистика – это функциональная деятельность, в процессе которой устанавливаются и развиваются источники снабжения, подготавливаются котировки, устанавливаются цены и условия, размещаются заказы на закупку и обеспечивается соответствующая доставка».
Ассоциация операционного управления дает следующее определение
«Закупочная логистика – это связанные бизнес-функции, включающие планирование, закупки, управление запасами, транспортировку, получение, входной контроль и управление отходами».
Закупочная логистика предусматривает следующие виды деятельности:
- планирование снабжения материальными ресурсами;
- закупки;
- доставка;
- управление поставщиками;
- приемка и контроль качества;
- хранение, отпуск на производство;
- распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
- утилизация отходов производства;
- оценка результатов функционирования материально-технического снабжения по уровню качества обслуживания, производительности и издержек.
Для того чтобы обеспечить четкое взаимодействие между производственными, а также и непроизводственными подразделениями, направить их усилия на конечные результаты работы предприятия, создается аппарат управления. В аппарате управления предприятием выделяются обособленные подразделения, которые специализируются на выполнении определенной функции.
Все подразделения аппарата управления можно разбить на шесть групп: технические, экономические, коммерческие, вспомогательные, административные и непроизводственной сферы.
Деятельность технических служб направлена на повышение технического уровня предприятия, разработку новых и совершенствование выпускаемых видов продукции, технологии производства.
Экономическая служба включает прогнозирование, планирование, регулирование, учет контроль и анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Вспомогательные службы занимаются техническим обслуживанием оборудования, его ремонтом, строительством и ремонтом зданий и сооружений.
Работа с кадрами возлагается на административные подразделения.
Деятельность непроизводственных подразделений направляется соответствующими службами аппарата управления.
Наибольший интерес для нас представляет деятельность коммерческих служб. Определяющее место среди них занимает отдел маркетинга, который на предприятиях, взявших на вооружение концепцию маркетинга, занимает ведущее место среди всехподразделений предприятия. Отдел маркетинга координирует деятельность не только коммерческих подразделений, но и всех других, стремясь подчинить их работу требованиям рынка. В тесном контакте с отделом маркетинга работает отдел сбыта, который занимается продажей продукции предприятия. Но планы маркетинга, производства и сбыта продукции успешно могут быть реализованы только в том случае, если предприятиебудет обеспечено необходимыми для реализации этих планом материальными ресурсами.
Причем в ряде случаев фактор материально-технического снабжения выдвигается на первое место. Например при производстве мебели качественные материалы в значительно степени влияют на реализацию продукции. Поэтому отделы маркетинга еще на стадии изучения рынка и разработки новых видов продукции пристальное внимание уделяют вопросам материально-технического обеспечения производства этой продукции. Таким образом, службе материально-технического снабжения отводится важное место в деятельности работы предприятия.
Функция материально-технического снабжения является неотъемлемой частью деятельности любого предприятия. Наиболее развита она на производственных предприятиях, так как процесс производства предполагает потребление широкого ассортимента материальных ресурсов в больших объемах. Но и непроизводственные предприятия (науки, образования, культуры и др.) также потребляют определенные материальные ресурсы. В связи с этим практически на каждом предприятии имеется определенная служба материально-технического снабжения, иногда ее называют службой закупок.
Планы материально-технического снабжения предприятия занимают особое место в системе планов, ибо от качества их разработки непосредственно зависит бесперебойность производного процесса.
План снабжения предприятия представляет собой совокупность планово-расчетных документов, в которых обосновывается потребность в средствах производства и определяются источники ее удовлетворения. Он состоит из двух частей — расчета потребности в отдельных видах материально-технических ресурсов и баланса материально-технического снабжения.
В зависимости от периода, на который они составляются, планы подразделяют на перспективные, текущие (годовые) и оперативные. Перспективные планы материально-технического снабжения обычно составляют в рамках проектов, рассчитанных на длительный срок и предусматривающих решение какой-то крупной проблемы для предприятия, освоение производства нового продукта и т.д. В них чаще всего предусматриваютважнейшие источники и условия поставки основных материальных ресурсов, необходимых для реализации данного проекта. Годовые планы включают всю основную номенклатуру потребляемых предприятием средств производства.
Эти планы тесно связаны со всеми разделами плана социально-экономического развития предприятия, определяющего производство и реализацию продукции, техническое развитие производства, капитальное строительство. Без показателей плана материально-технического снабжения невозможно составить смету затрат на производство, спланировать себестоимость продукции, рассчитать норматив оборотных средств и многие другие показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Оперативные планы составляются на квартал, месяц в специфицированной номенклатуре. Их основное назначение — планирование и организация завоза материально-технических ресурсов на предприятие.
Планы материально-технического снабжения разрабатывают как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Планы в натуральных единицах измерения определяют потребность предприятий в средствах производства, служат основой для планирования развития транспортно-складского хозяйства. Планы в стоимостном выражении позволяют увязать материально-техническое обеспечение с другими разделами плана социально-экономического развития и используют для планирования капиталовложений, себестоимости, прибыли и рентабельности производства, составления финансового плана. В частности, стоимостная оценка завозимых на предприятие материально-технических ресурсов позволяет рассчитать себестоимость выпускаемой продукции и определить величину прибыли и рентабельности. На большинстве предприятий расчеты в стоимостном выражении ведут планово-экономические службы.
В зависимости от нормативной базы различают планы снабжения в укрупненной и специфицированной номенклатурах. На первой стадии планирования в укрупненной номенклатуре определяется потребность предприятия в материальных ресурсах, составляется баланс. На второй устанавливается специфицированная потребность. Она является базой для формирования хозяйственных связей с поставщиками.
Все планы материально-технического снабжения предприятий тесно связаны между собой, ибо в основе их разработки лежит единый балансовый метод. Эта связь обусловлена и единством нормативной базы, так как сводные нормы расхода, по сути, являются обобщением специфицированных. Устанавливая потребность отдельных предприятий, планы материально-технического снабжения в то же время служат основой для определения потребности экономических районов, отраслей и народного хозяйства в целом.
Исходя из этого, они являются неразрывным звеном в общей системе планов материально-технического обеспечения различного уровня.
В условиях формирования рынка производство должно ориентироваться на подвижный спрос, поэтому постоянно происходят изменения как в структуре выпускаемой продукции, так и в структуре потребляемых материально-технических ресурсов. Следовательно, расчеты перспективной потребности предприятий в средствах производства не могут быть достаточно точными и окончательными. Наряду с расчетами на основе норм расхода и программы производства, используются различные методы прогнозирования производственных потребностей. При этом работники служб снабжения должны планировать к потреблению наиболее прогрессивные виды материально-технических ресурсов, ориентироваться на лучшие отечественные и зарубежные образцы, для чего необходимо постоянно следить за рекламной, технической информацией.
Процессе годового планирования материально-технического снабженияпроводится в следующей последовательности: подготовительный этап; определение потребности предприятия в материальных ресурсах; планирование источников покрытия потребности, разработка баланса материально-технического обеспечения, специфицирование потребности и установление хозяйственных связей.
На подготовительном этапе формируются данные, необходимые составления плана материально-технического обеспечения, уточняются нормы расхода сырья и материалов, остатки на складе, корректируются нормы запасов, изучается и анализируется фактический расход за предшествующие период и вносятся изменения в номенклатуру — ценник материалов.
Исходные данные готовят большинство подразделений предприятия. Планово-экономический отдел дает сведения о производственной программе, указывает объемы других работ, информирует об ожидаемом выполнении плановых заданий в текущемгоду; отдел главного технолога представляет нормы расходов сырья и материалов, запасных частей на ремонтно-эксплуатационные нужды, отдел главного энергетика рассчитывает потребности в топливе и т.д. Взаимодействие всех служб, своевременное представление необходимых данных имеют важное значение. Поэтому все подразделения предприятия при планировании материально-технического обеспечения должны руководствоваться действующими стандартами, в которых указывается, какое подразделение, к какому сроку и какие материалы представляют в отдел снабжения предприятия. При отсутствии такого стандарта на предприятиииздается приказ, определяющий исполнителей и сроки предоставления плановых материалов.
Имеется два основных критерия выбора поставщика:
1. Стоимость приобретения товаров и услуг включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость.
2. Качество обслуживания включает качество продукции и надежность обслуживания (гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течении заданного промежутка времени).
Прочие критерии выбора поставщика:
- удаленность поставщика от потребителя,
- сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
- наличие у поставщика резервных мощностей,
- организация управления качеством продукции у поставщика,
- психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
- риск забастовок у поставщика,
- способность поставщика обеспечить поставку запчастей в течении всего срока службы поставленного оборудования,
- кредитоспособность и финансовое положение поставщика.
Способы выбора поставщика:
Государственные закупки осуществляются б ез применения процедур закупок в случаях закупки:
- товаров (работ, услуг) ежемесячно на сумму, не превышающую 30 базовых величин. Для целей применения этого случая запрещается разделять на отдельные части закупки однородных товаров (работ, услуг), включенных в годовой план закупок;
- товаров (работ, услуг), осуществляемой за счет внешних государственных займов, если в условиях их предоставления предусматриваются специальные требования к порядку выбора;
- товаров на товарных биржах или аукционах;
- товаров (работ, услуг), поставляемых (выполняемых, оказываемых) только одним юридическим или физическим лицом, в том числе если только конкретное юридическое или физическое лицо обладает исключительными правами на поставку данных товаров (выполнение работ, оказание услуг);
- товаров (работ, услуг) происхождения Республики Беларусь, поставщики (подрядчики, исполнители), которых в целях оказания отечественным изготовителям (подрядчикам, исполнителям) государственной поддержки определены в решениях Президента Республики Беларусь и т.д.
Процедура оформления конкурентного листа. Осуществляется если происходит закупка на сумму 30-1000 базовых величин. Под процедурой оформления конкурентного листа понимается способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик (организатор, уполномоченная организация) осуществляет его выбор посредством сбора информации о цене за единицу товара (работы, услуги) не менее чем у трех поставщиков (подрядчиков, исполнителей), за исключением случая, если такого количества их нет, и предлагает заключить договор поставщику (подрядчику, исполнителю), цена за единицу товара (работы, услуги) которого будет наименьшей.
Процедура запроса ценовых предложений. Процедура запроса ценовых предложений проводится в случае, если ориентировочная стоимость закупки (исходя из годовой потребности) составляет от 1000 до 8000 базовых величин.
Под процедурой запроса ценовых предложений понимается способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором извещение о проведении этой процедуры размещается путем открытой публикации или направляется юридическим и физическим лицам индивидуально, а победителем признается поставщик (подрядчик, исполнитель), предложивший наименьшую цену ценового предложения.
Конкурс. При ориентировочной стоимости закупки от 8000 базовых величин и более проводится конкурс. Различают открытый, закрытый и двухэтапный конкурс.
Открытый конкурс – это способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик информирует о проводимом конкурсе путем открытой публикации извещения о проведении конкурса.
Закрытый конкурс проводится в случае, если информация о закупаемых товарах (работах, услугах) может повлечь распространение сведений, составляющих государственные секреты.Заказчик (организатор, уполномоченная организация) применяет закрытый конкурс с согласия вышестоящего органа. Алгоритм проведения данной процедуры закупки практически не отличается от алгоритма проведения открытого конкурса. Отличие является то, что информация о конкурсе не публикуется в открытой печати.
Под процедурой закупки из одного источника понимается способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик (организатор, уполномоченная организация) предлагает заключить договор только одному поставщику (подрядчику, исполнителю) на определенный период времени.
В мировой практике используются следующие способы выбора поставщика:
- Метод рейтинговых оценок;
- Метод оценки затрат;
- Метод доминирующих характеристик;
- Метод категорий предпочтений.
Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем.
Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. Но нужно учитывать, что при обращении к потенциальным поставщикам трудно, а иногда практически невозможно, получить объективные данные, необходимые для работы экспертов.
Из других методов выбора поставщиков можно отметить метод оценки затрат. Этот метод иногда называют затратно–коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).
По существу это – разновидность метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.
Метод доминирующих характеристик. Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода – в простоте, а недостаток – в игнорировании остальных факторов – критериев отбора.
Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов. Производственные отделы - о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственномпроцессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматриватькаждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.