Купить валюту для загранкомандировок можно теперь как в безналичном порядке - через валютный счет, так и в обменном пункте.
В Федеральном законе от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" снятие сумм иностранной валюты на командировочные расходы не выделяется в качестве отдельной валютной операции. Тем не менее российским организациям-резидентам разрешено без ограничений осуществлять приобретение у других резидентов, а также отчуждение нерезидентам валютных ценностей на законных основаниях, к которым относится и направление сотрудника организации в служебную командировку за рубеж (пп. 9 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ).
В связи с вступлением в силу Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (с 18.06.2004) утратило силу Положение ЦБ РФ от 25.06.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" (Указание ЦБ РФ от 15.06.2004 N 1450-У), п. 2.1 которого запрещал организациям покупать наличную валюту в обменных пунктах. Поэтому теперь организация вправе выдать своему сотруднику рубли и отправить его в обменный пункт как представителя организации для покупки наличной иностранной валюты на командировочные расходы при поездках за рубеж. При направлении сотрудника в "обменник" необходимо помнить о том, что покупка наличной валюты в обменном пункте для зарубежной командировки должна быть документально подтверждена.
Поскольку в общем случае Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (п. 2 ст. 11) не допускается установление требования об идентификации личности физического лица при совершении операции купли-продажи валюты, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, то согласно последнему абзацу п. 2 ст. 11 этого Закона сведения, идентифицирующие личность, могут быть внесены в документы, оформляемые при купле-продаже, по просьбе самого физического лица. Это означает, что сотрудник организации, направленный в обменный пункт для покупки валюты на командировочные расходы, должен принести бухгалтеру организации документ (по-прежнему это справка по форме N 0406007), содержащий сведения, идентифицирующие его личность как покупателя валюты.
Многие бухгалтеры задают вопрос, возможна ли отправка сотрудника в командировку без выдачи ему денежных средств на командировочные расходы, учитывая, что понесенные сотрудником расходы будут компенсированы в валюте или рублях после сдачи авансового отчета?
Примечание: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов (ст. 167 ТК РФ).
Перед отправлением в командировку рассчитываются предполагаемые расходы работника и выдается аванс в пределах рассчитанных сумм (п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"). Соответственно, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Причем выдача аванса на командировочные расходы обязательна как при командировках внутри страны, так и за рубеж.
Ранее предусматривалась обязанность организаций, направляющих работников в служебные командировки за границу, обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, "обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения" (п. 71 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365). Однако указанный документ признан недействующим на территории РФ (Постановление Минтруда России от 17.01.2003 N 3).
Иного документа, регламентирующего командировки за рубеж, до настоящего времени не издано, поэтому, по мнению автора, организациям следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ и п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" в части выдачи аванса на командировочные расходы. В соответствии с ними денежные средства под отчет на командировочные расходы должны выдаваться заранее.
Однако, как показывает аудиторская практика, командированные работники в ряде случаев оплачивают расходы за счет своих личных средств с последующим возмещением работодателем понесенных расходов. И бухгалтеры при этом такие взаимоотношения ошибочно отражают как расчеты с подотчетными лицами, хотя фактически они таковыми не являются. Это означает, что понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
В противном случае это приведет к взысканию штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в части неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств согласно ст. 120 НК РФ. Кроме того, если командированному за рубеж работнику не выдали аванс, имеет место нарушение трудового законодательства, что влечет наложение на должностных лиц организации штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Если командируемый сотрудник не получает денег под отчет, а производит расходы за счет собственных средств, а потом получает от организации компенсацию, то налоговые органы расценивают такую ситуацию следующим образом: командируемый сотрудник приобрел валюту для себя лично (договор купли-продажи в устной форме), а затем решил продать ее организации, в результате чего получил доход, являющийся объектом налогообложения по НДФЛ.
Налог с доходов от продажи имущества сотрудник должен уплачивать самостоятельно (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ), а организация должна отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ. Сотруднику же по окончании года придется подавать налоговую декларацию уже в свою налоговую инспекцию.