Создавая компьютерную БД, пользователь вводит свои данные в ее поля. При этом он должен прежде всего описать эти поля согласно требованиям Access:присвоить имена полям, указать их тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки, восклицательного знака, апострофа, квадратных скобок и управляющих символов с кодами от 0 до 31.В поля БД можно вводить данные следующих типов:
Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.
Поле МЕМО. Длинный текст (до 65535) символов.
Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей-1,2,4,8,12 байтов. Дата/время. Значения даты и время. Даты из диапазона от 100 по 9999год. Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков от десятичной запятой и 4 знака справа от нее. Счетчик. Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД. Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. Поле объекта ОLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу. Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки-путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети интернет или интранет. Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут хранится в поле: Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения: байт- целые числа от 0 до 255; целое- целые числа от 32768 до 32767; длинное целое -целые числа от 2147483648 до 2147483647. Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное. Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати. Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков. Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах. Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы. Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения. Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк. Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице. Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.
Выражения используются при выполнении многих операций(например, при определении условий в запросах).Выражение-комбинация значений и операторов, дающая определенный результат. В качестве значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы. Литерал-фактическое значение в виде числа, текстовой строки, даты. Константа-не изменяющееся значение(Yes,No,Null,True,0,1,2). Функция-небольшая программа, которая всегда возвращает значение, являющееся результатом расчетов или выполнения других операций. К функции обращаются по имени, за которым в круглых скобках указывают ее аргументы. Имеются и безаргументные функции, например Date(). Определено множество типов функций: статистические, математические, даты/время, текстовые, финансовые и др. Идентификатор-ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Например Forms![]![].DefaultValue. Символ «!» предопределяет ссылку на открытую форму, на открытый отчет или их элемент управления, а символ «.»-на свойства форм, отчетов и элементов управления. Оператор-операция над значениями. В выражениях можно встретить следующие виды: арифметические (+,-,*,/,^(возведение в степень),%); операторы сравнения (=, >, <, >=(больше или равно), <=(меньше или равно), <>(не равно); логические операторы AND(логическое умножение), OR(логическое сложение), NOT(логическое отрицание); текстовый оператор: & (слияние строковых значений). Пользователь имеет возможность создавать выражения с помощью построителя выражений или путем набора на клавиатуре. Процесс создания выражения сводится к последовательному выбору в разделе необходимых значений-констант, функций, идентификаторов,- и вставке их в поле выражения. Литералы набираются на клавиатуре.