Программа PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint может быть запущен одним из нескольких способов.
При запуске появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию (рисунок 2.7).
При стандартных настройках окно Microsoft PowerPoint состоит из следующих элементов:
1. Заголовок окна – стандартный для окна Windows.
2. Строка меню - расположена под строкой заголовка.
3. Панели инструментов – по умолчанию отображаются панели Стандартная и Форматирование
 |
Рисунок 2.7 – Диалоговое окно
4. Рабочая область- поле, в котором отображается и редактируется документ. Справа рабочая область ограничена полосой прокрутки. Существенная разница, по сравнению с Word или Excel, в том, что бегунок позволяет переходить от слайда к слайду, а не по тексту в пределах одного слайда. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.
5. Строка состояния – информационная строка, в которой указываются режимы просмотра и различная информация о презентации: число слайдов, язык, параметры оформления слайда и т.п.
Основное отличие интерфейса PowerPoint от программ, входящих в состав Microsoft Office заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:
1. Обычный.
2. Структуры.
3. Слайдов.
4. Сортировщика слайдов.
В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.
В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.
В обычном режиме рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещённым текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд со всеми размещёнными объектами. Третья панель располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации.
В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.
В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера.
В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими всё рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстного меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на эскизе слайда.
При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши Esc.
Создать новую презентацию можно тремя разными способами:
1. При помощи мастера автосодержания;
2. На основе предлагаемых шаблонов;
3. Используя пустую презентацию, то есть, создавая документ “с нуля”.
Создание презентации при помощи мастера автосодержания. Создание презентации при помощи мастера автосодержания – это самый лёгкий, но зато самый стандартизированный способ. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Microsoft Office, задаёт определённые вопросы, собирая тем самым необходимую информацию и предлагает на её основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ видится самым простым и удобным, поскольку мастер грамотно ведёт его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые решения, практически не оставляя возможности для свободного творчества. При запуске PowerPoint щелчком мыши на значке Мастер автосодержания вызывается следующее диалоговое окно (рисунок 2.8)
Рисунок 2.8 – Мастер автосодержания
На первом этапе предлагается выбрать Вид презентации. При этом предлагается шесть блоков, раскрываемых нажатием соответствующих кнопок. Каждый из блоков содержит несколько стандартов презентаций, из которых выбирают наиболее тематически подходящую.
На заключительном этапе производится оформление титульного слайда, даётся название презентации, а также вводится текст для нижнего колонтитула всех слайдов. Щелчок мышью на кнопке Готово даёт мастеру команду о завершении работы, и он на основе собранной информации создаёт базовый набор слайдов. Теперь можно заниматься окончательным оформлением слайдов, вводя необходимые данные: текст, изображения, рисунки, - а также, при необходимости, меняя параметры форматирования.
Создание презентаций на основе шаблонов. PowerPoint предлагает два типа шаблонов:
1) шаблоны презентаций;
2) шаблоны оформления.
 |
Шаблоны презентаций более всего похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия План продаж, Бизнес-план, Обзор финансового состояния и др. Пользователь может принять к сведению предлагаемый шаблоном текст или полностью заменить его на авторский. На рисунке 2.9 приведён пример нескольких слайдов из набора, предлагаемого шаблоном презентации Диплом.
Рисунок 2.9 – Шаблон презентации диплом
Шаблоны оформления созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания всем слайдам презентации единообразного оформления. Каждый из шаблонов имеет определённую цветовую гамму, фон и свою стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, специальные эффекты. При работе с презентацией необходимо внимательно отнестись к выбору шаблона оформления, поскольку помимо того, что он может не сочетаться с темой презентации, на нём элементарно могут потеряться вводимый текст или вставляемые графические объекты.
Создание презентации без использования мастера. Разработка презентационных документов, как и любых других, выполняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию содержания этих этапов, мы должны обратить особое внимание на важность “нулевого этапа” – подготовки содержательной части презентации. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, заинтересованности и подготовленности аудитории.
Прежде всего, необходимо определить, на кого ориентирована презентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Сформулировать задачи презентации в следующей последовательности:
1. Что необходимо довести до аудитории;
2. В чём следует убедить слушателей;
3. Нужно ли чему-то научить аудиторию;
4. Как мотивировать свои тезисы.
На следующем этапе формируется структура презентации. Подготавливается эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Далее формируются главные идеи, с обоснованием их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Все идеи и тезисы должны быть неразрывно связаны с темой доклада. Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся, является важной частью успеха.
Работа с изображением. В презентации часто используется большое количество иллюстраций, во многом они играют ключевую роль. Под иллюстрацией понимается графическое изображение, созданное во внешних по отношению к PowerPoint приложениях. Выразительные, правильно подобранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность презентации любого стиля. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов, входящих в состав Microsoft Office. Вы можете воспользоваться библиотеками изображений самой разной тематики, распространяемых на CD-ROM или публикуемых в Интернете.
Допустимо использовать графические файлы следующих форматов:
.BMP – формат хранения растровых изображений, ориентированный на операционную систему Windows.
.GIF – средство хранения сжатых изображений с фиксированным (256) количеством цветов.
.JPG – средство хранения растровых изображений с возможностью управления степенью сжатия. Чем выше степень сжатия, тем ниже качество рисунка.
Работа со звуком. Если презентация предназначена для представления в Интернете, автономного просмотра на компьютере и других видов электронной публикации, её можно сопровождать звуковым оформлением. Это могут быть музыка, речь, звуковые эффекты. Обычно звуковые эффекты используют как элементы для привлечения внимания к отдельным слайдам, а музыка часто выступает самостоятельным элементом доклада при представлении творческой темы.
Речь обычно используют для комментирования презентации, ориентированной на автономный просмотр. Вместе с тем, запись речи можно применять и для подготовки аудиторного доклада. Звуковые эффекты вставляют для привлечения внимания аудитории либо к слайду в целом, либо к его объектам. Надо иметь в виду, что передача звука в Интернете связана с определёнными трудностями, так как объёмы звуковых файлов могут быть весьма велики. Рекомендуется применять специальные форматы звуковых файлов, обеспечивающие высокую степень сжатия с возможностью управления качеством, например формат МР3.
Для того чтобы вставить звуковой файл в текущий слайд, нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать пункт меню Вставка / Фильмы и звук / Звук из файла
2. В окне Вставка звука указать путь к одному из звуковых файлов, которые хранятся на компьютере (рисунок 2.10)
Рисунок 2.10 – Путь к звуковому файлу
Принципы планирования показов слайдов. В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.
Если аудитория слушателей небольшая, то показ можно осуществлять с экрана компьютера. Для больших аудиторий применяются либо большие экраны, либо проекторы, причем, готовя презентацию, надо учитывать возможности устройств (разрешающую способность, яркость, контрастность), на которых она будет показана.
Существует три способа проведения показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем и автоматический.
Показ слайдов, управляемый докладчиком. В этом случае слайды отображаются во весь экран (наиболее типичная ситуация), а презентацию обычно ведет докладчик. Этот способ показа слайдов наиболее приемлем для доклада.
Ведущий получает полный контроль над презентацией: он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, а также вести запись звука во время презентации. Режим удобен для показа презентации на большом экране или для проведения презентационной конференции.
Показ слайдов, управляемый пользователем. В этом случае презентация показывается на малом экране, например при просмотре одним пользователем по корпоративной сети.
Слайды отображаются в небольшом окне; имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме для перехода к другому слайду используется полоса прокрутки, причем одновременно может работать другое приложение. Можно отобразить панель инструменте Web, помогающую просматривать другие презентации и документы Office.
Автоматический показ слайдов. Данный переключатель позволяет провести автоматическую презентацию, например на выставке.
Для проведения автоматического показа слайдов на выставочном стенде или в другом подобном месте можно подготовить ее с расчетом недоступности большинства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле.
Автоматические презентации представляют собой удобный способ распространения информации в виде показа слайдов, осуществляемый без ведущего. Большинство средств управления можно сделать недоступными (за исключением инициирования некоторых элементов щелчком мыши) для защиты от изменений, вносимых пользователями. После завершения автоматическая презентация запускается повторно; то же самое происходит при замене слайдов вручную, когда какой-либо слайд остается на экране более 5 мин.
Для подготовки автоматического показа слайдов необходимо открыть презентацию, выбрать в меню Показ слайдов команду Настройка презентации, затем установите переключатель Автоматический..
Проводя показ слайдов, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные средства (анимация, переходы и др.) используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты.
Подобных правил следует придерживаться и в отношении звука. Музыка, которая зазвучит во время перехода или анимации, сконцентрирует внимание зрителей на показываемых слайдах. Однако злоупотребление звуковыми эффектами может отвлечь внимание от важных моментов.