Введение
В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
· наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
· созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
· расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
· включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.
Цель данной работы – изучить теоретические и практические аспекты автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота.
Предметом исследования является автоматизация бизнес процессов.
Объект исследования системы документационного обеспечения.
Из поставленной цели вытекают следующие задачи:
1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации бизнес-процессов, и рассмотреть пути их преодоления;
2) изучить способы автоматизации бизнес-процессов;
Ознакомится с видами программного обеспечения.
бизнес электронный делопроизводство автоматизация
Глава 1. Бизнес-процесс
Понятие бизнес-процесс
Бизнес-процесс (БП) - совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для реализации БП, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя.
Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании.
Можно привести следующие определения бизнес-процесса.
Бизнес-процесс — это:
· процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;
· процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;
· совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;
· упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;
· набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.
Иерархически упорядоченная совокупность БП называется деревом бизнес-процессов (рис. 1). Это систематизированное отражение модели компании в рамках процессного управления. Древовидная структура процессов представляет собой простую модель их совокупности, хотя на самом деле компания имеет более сложную структуру и не всегда однозначные связи внутри нее.
Неотъемлемой частью БП является документооборот:
Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации бизнес-процессов, управленческого документооборота и делопроизводства.
Цели внедрения СЭД - это улучшение управляемости всей структуры, оптимизация документопотоков и, главное, снижение временных и денежных затрат.
Система в полной мере реализует концепцию поддержки единого жизненного цикла документа (ECM).
Основные автоматизируемые процессы и дополнительные возможности системы электронного документооборота.
Автоматизируемые процессы:
-обработка входящей и исходящей корреспонденции.
Обеспечивается возможность регистрации документов (писем, обращений, организационно-распорядительной документации), связывания документов, относящихся к одному вопросу, передачи документов для рассмотрения либо ознакомления, наложения резолюции (постановки документов на контроль);
-исполнение поручений.
СЭД позволяет отслеживать наступление сроков исполнения задания, а также получать полную информацию по текущим и просроченным поручениям. Предоставляется удобный интерфейс контроля исполнения;
-служебная переписка.
Реализована возможность отправки служебных писем. Предоставляется возможность предварительного согласования служебного письма. Документы содержат ссылки на связанные служебные письма. Сохраняется полная история служебной переписки;
-согласование.
СЭД предоставляет возможность согласования документа любого типа. При согласовании могут использоваться типовые маршруты. Согласование может содержать как последовательные, так и параллельные этапы. Сохраняется история согласования всех версий документа;
-списание в архив.
СЭД содержит настраиваемые механизмы формирования и хранения архива документов с возможностью их восстановления.
Дополнительные возможности:
-потоковое сканирование.
При регистрации документов имеется возможность прикрепления файлов полученных с помощью потокового сканирования.
-использование электронно-цифровой подписи (далее ЭЦП или как теперь более правильно ЭП).
СЭД предоставляет возможность использования ЭЦП на этапах постановки на контроль и согласования документов; При этом могут использоваться различные носители (eToken, ruToken), криптопровайдеры и удостоверяющие центры;
-доступ через WEB.
СЭД предоставляет возможность работы через интернет, без установки дополнительного программного обеспечения (далее ПО). Может использоваться как вариант для работы удаленных пользователей.
-система отчетности.
СЭД содержит модуль позволяющий получать различные отчетные и статистические данные.
-интеграция с сайтом, web-порталом.
Имеется возможность формирования документов в системе на основании запросов, поступающих с сайта (web-ресурса)организации, либо сторонних ресурсов.
Структура системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота (далее СЭД) строит из набора взаимосвязанных функциональных модулей – баз данных, предназначенных для работы с документами и выполнения служебных процедур. Каждый модуль соответствует определенному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе и обладает набором функций необходимых для управления соответствующим процессом. Пользователи непосредственно работают с системой, используя модуль-интерфейс «Кабинет сотрудника», в котором концентрируется информация необходимая сотруднику для осуществления должностных обязанностей. Информация представляется в распределенном, категоризированном виде, что позволяет быстро получить необходимые сведения. Дополнительно для обеспечения удобства ведения и контроля дел, пользователям предоставляется функционал «Календарь сотрудника», позволяющий отслеживать наступление событий (совещаний, мероприятий, выездов) и сроков их исполнения, распределять рабочую деятельность соответственно загруженности. Каждому сотруднику системы предоставляется почтовый ящик и электронный адрес для использования при обмене электронной почтой со сторонними организациями, адреса сотрудников фиксируются в общедоступном справочнике организации.
Основной структурной единицей модуля является документ. Документ содержит все необходимые атрибуты, соответствующие виду документа, а также информацию по всем связанным документам (например, имеется возможность просмотреть связанные поручения, результат их исполнения и маршрут согласования ответа). В документе имеется панель действий, реализующая функционал для работы с документом.
Модули системы оснащены полнотекстовым поиском, что позволяет найти необходимый документ, имея минимум информации о нем. Дополнительно, каждый модуль имеет различные представления, позволяющие категоризировать содержащиеся в нем документы по их атрибутам.
Система позволяет использовать функционал ЭЦП (ЭП), включая подписание документов (при постановке на контроль, наложении резолюции, согласовании), и поверке подписи.
Внесение доработок в систему электронного документооборота (СЭД).
Несмотря на общие принципы, документооборот в различных организациях, как правило, имеет свою специфику.
-Доработка системы в процессе подготовки к внедрению позволит:
-Точно реализовать использующиеся схемы прохождения документов.
-Учесть все особенности работы с документами в Вашей организации.
-Предусмотреть в системе весь необходимый для работы функционал.
-Интегрировать, при необходимости, систему с другими используемыми информационными системами (например, интернет-сайтом).
Рабочие модули СЭД будут доработаны после проведения предпроектного обследования, по результатам которого, станет возможным определиться с оптимальной формой реализации, отражающей все требования к СЭД.
Продолжительность доработки системы зависит от следующих факторов:
-Количество и сложность автоматизируемых процессов, а также их особенностей.
-Наличие дополнительных требований к системе (например, возможность работы через Web, интеграция с другими информационными системами и т.д.).
-Территориальная распределенность организации. В случае наличия у организации удаленных филиалов, должна обеспечиваться возможность их работы в системе.
Рис. 1. Пример детализации бизнес-процесса
| Бизнесс процесс | Набор упорядоченных операций по реализации продукта или взаимодействию структурных подразделений компании |
| Бизнесс-процесс верхнего уровня | Обобщенная, недетализированная схема процесса,дающая общее представление о нем.На схеме отражаются только основные\ключевые стадии процесса |
| Бизнесс процесс нижнего уровня | Подробная,детализированная схема процесса,раскрывающая все аспекты о нем |
Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 2). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.
Рис. 2. Типы документов и их взаимодействие.
Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.
Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:
· простотой внесения изменений;
· использованием заранее заготовленных форм документов;
· оперативностью при передаче документа по электронной почте;
· возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.
Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 3).
Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.
Возможна следующая классификация информационных технологий:
o по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров;
o технология подготовки презентаций на основе графических процессоров;
o технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);
o по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);
o по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).
История развития ИС в управлении
Таблица 1. История развития ИС в управлении
| Период времени | Концепция использования информации | Вид информационных систем | Цель использования |
| 1960-1970 | Подготовка отчетов | Управленческие информационные системы для производственной информации | Ускорение процесса подготовки отчетности |
| 1970-1980 | Управленческий контроль | Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления. | Выработка наиболее рационального решения |
| 1980-2010 | Стратегическая информация | Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы | Выживание и процветание организации |
Рис. 3. Процессы в информационной системе.
Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами – это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.
Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.
Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами.
Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System – EDMS), к другому – специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.
С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.
Корпоративные системы управления документами – это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.