Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне. Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов:
· внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций;
· внутренних – протоколов, приказов, распоряжений.
Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа.
Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов". Учет номерных документов, формирование отчетности.
Распределенная обработка, отправка документов по почте.
Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит:
· служебная и личная переписка;
· автоматическая рассылка сообщений и уведомлений.
Система позволяет формировать списки рассылки.Работа через сеть Интернет.
Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся:
o пользователи,
o подразделения,
o организации,
o граждане,
o тематические рубрикаторы документов,
o стандартные тексты,
o номенклатуры дел,
o грифы доступа,
o списки рассылки.
В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело.
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.
Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе
Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:
· Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.
· Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
· Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
· Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.
За рубежом проекты типа "электронного правительства" связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.
В традиционной практике документы в подразделения организации направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся.
Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест. Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.
Вывод
В данной главе были рассмотрены основные понятия бизнес-процессов, основные принципы и функции автоматизации документооборота, а так же вопросы практического применения автоматизации документооборота.
Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.
Основными плюсами автоматизации документооборота является ускоренное прохождение документов по организации и снижение трудоемкости делопроизводственных операций.